O controle de bilhetes não voados em uma empresa é extremamente importante para o gerenciamento dos custos. Dependendo da quantidade de viagens, a gestão desses bilhetes acaba ganhando ainda mais notoriedade, pois pode ser uma grande perda caso não tenha o devido acompanhamento.

As viagens corporativas são fundamentais em um negócio, afinal, ocorrem para atender algumas necessidades, podendo ser treinamentos, reuniões etc. De todo modo, são vistas sempre como investimento, por isso, precisam garantir um bom retorno com os gastos. Mas acontece que os imprevistos que podem aparecer acabam comprometendo o objetivo da viagem, impactando, assim, os custos do empreendimento.

O que acha de falarmos um pouco mais sobre a relevância de controlar os bilhetes não voados? Se você ficou curioso, continue acompanhando e aproveite! Boa leitura!

O que são os bilhetes não voados?

As viagens feitas em uma empresa podem apresentar eventualidades como acontece em qualquer outra. O voo pode ser cancelado ou pode atrasar, o hotel pode ter feito a reserva errada, e, claro, o evento pode ser adiado.

Pode ser, ainda, que a viagem seja cancelada pelo motivo de não haver mais a necessidade de gastar com o deslocamento, enfim, várias dessas situações podem levar ao cancelamento da passagem. Estamos falando aqui sobre os bilhetes não voados, ou seja, aqueles que não foram utilizados devido a várias razões sobre as quais falamos agora. 

Quando uma pessoa não usa uma passagem aérea, a companhia realiza as deduções monetárias que estão predeterminadas, disponibilizando um crédito geralmente durante um ano para o passageiro, sendo que tal valor pode ser utilizado para reembolso ou para novas passagens.

É um problema que nenhuma corporação deseja ter. Cancelar uma passagem pode não dar um trabalho muito grande, mas certamente vai trazer prejuízos para a empresa. Isso também ocorre em situações em que a organização precisa fazer a troca do voo ou emitir novamente a passagem. Para lidar com esses casos, a empresa deve ter um bom planejamento e uma boa administração.

Por que é tão importante fazer a gestão de bilhetes não voados?

A gestão de viagens é, sem dúvidas, cheia de imprevistos e de problemas, principalmente quando é realizada de forma interna, por um time da própria organização que também divide o seu tempo com outras tarefas.

É fundamental ter uma preocupação com a pesquisa de melhores preços, cruzar as possibilidades de voo com o check-in e com os horários dos compromissos dos colaboradores para que seja possível encontrar opções mais em conta. Mas o que normalmente acaba passando despercebido é o gerenciamento dos bilhetes não voados.

Apesar de ser algo bem complicado de gerenciar, não se pode deixar de lado. O cancelamento de voos é um problema que traz vários prejuízos para a parte financeira da empresa, podendo comprometer muito o resultado financeiro das viagens agendadas.

Logo, é necessário ter políticas de viagens e processos bem óbvios sobre as ações que devem ser tomadas, como a remissão da passagem e troca de voo. Isso vai ajudar a ter um controle melhor sobre o que precisa ser corrigido. A empresa, fazendo isso, acaba reduzindo as perdas com esses bilhetes que não foram utilizados.

Além disso, é importante mencionar que ter uma sistemática bem elaborada vai ser de grande ajuda na construção de uma gestão transparente, que é vantajosa tanto para os colaboradores quanto para o empreendimento.

Quais são os motivos para controlar os bilhetes não voados?

Há várias razões para fazer o controle de bilhetes não voados. Veja as principais a seguir:

  • redução de custos: ao fazer o controle desses bilhetes, você consegue analisar a opção mais econômica, a fim de minimizar as perdas com reservas não usadas e todas as inúmeras consequências de um voo que não foi feito;
  • controle de agenda: se você não fizer a gestão desses bilhetes, você pode perder o controle em relação à agenda de compromissos, principalmente dos gestores. Você só precisa de um voo cancelado para perder um bom negócio ou uma reunião importante;
  • risco de erros com as prestações de contas: ao ter o controle de uma viagem que não foi realizada, você consegue evitar complicações na prestação de contas do profissional, principalmente dos que fazem viagens frequentemente;
  • segurança repassada ao colaborador: se o funcionário sabe que a empresa tem o controle dos voos não realizados, ele sabe que ela está sempre por dentro do que acontece, e que vai ter um suporte durante as viagens.

Quais são as melhores ações a serem tomadas?

Algumas práticas são bastante eficientes para facilitar a gestão desse tipo de bilhete, assim como as viagens empresariais como um todo, e reduzir, assim, a quantidade deles na empresa. Conheça as mais relevantes!

Determine uma política transparente de viagens

A política de viagens empresariais auxilia na definição de quem é a responsabilidade, se é do colaborador ou da empresa, a respeito de um bilhete não voado. Um exemplo: se a perda do voo ocorrer devido a um atraso do funcionário, é fundamental ressaltar que ele é o responsável pelas consequências ligadas ao financeiro.

Além disso, pode-se acrescentar algumas regras de precaução, como deixar avisado com antecedência sobre a impossibilidade de realizar uma viagem que já estava decidida. Com regras bem claras, o funcionário ficará bem seguro em relação ao que precisa ser feito perante algumas mudanças. E, claro, ao saber o que é sua responsabilidade, certamente ele terá mais cautela para que evite problemas maiores.

Conte com um calendário de voos

O que acha de contar com uma ferramenta que permita que você tenha um controle total dos voos agendados? Não estamos falando de uma agenda de papel, mas de um parceiro contratado ou até mesmo de uma plataforma para realizar tal acompanhamento. Dessa forma, o responsável pode:

  • analisar os bilhetes que não foram voados para que possa tomar as devidas precauções e providências;
  • confirmar sucessos nas viagens feitas;
  • conhecer os voos previstos para cada data;
  • fazer a emissão de lembretes aos funcionários sobre o local, data e horário do voo.

Mantenha-se informado a respeito das regras das companhias aéreas

Para que você saiba qual é o caminho mais econômico para solucionar os casos de bilhetes que não voaram, é necessário, antes de tudo, conhecer as regras das agências. É importante saber que cada uma tem a sua própria política para reembolsar e para reemitir os bilhetes.

Em algumas situações, pode ser bem mais vantajoso financeiramente adquirir passagem que tenham tarifas mais caras, que garantam maior flexibilidade na hora da troca. Essa é uma alternativa que deve ficar para os colaboradores que têm agendas mais dinâmicas que solicitam modificações nos voos com maior frequência. Conheça cada opção e o que fazer para evitar gastos desnecessários!

Reembolso de passagens

Quando o evento for cancelado, nenhum funcionário da empresa vai para aquele lugar naquele dia e naquele horário, concorda? Em casos assim, o cancelamento do ticket é solicitado e, claro, pede-se o reembolso do valor que foi pago. Aqui, geralmente é cobrada uma multa, e o resto é devolvido para quem adquiriu a passagem ou então convertido em crédito para demais viagens.

Reemissões de bilhetes

Quando um bilhete é cancelado antes de fazer a viagem, é preciso fazer o pagamento de uma multa de reemissão, caso deseje marcar para uma data diferente. Se um evento for alterado, por exemplo, é necessário pedir a reemissão do bilhete.

Agora, caso o cancelamento ocorra após a data da viagem, é preciso pagar uma multa e a taxa de reemissão. Isso ocorre quando o colaborador não comparece a uma viagem ou quando as mudanças no calendário de eventos não são acompanhadas efetivamente.

Gerencie o uso de créditos com o uso da tecnologia

É importante fazer o controle dos créditos dos bilhetes não voados com o uso de um bom sistema de gestão de viagens. De modo automático, você consegue gerenciar tais créditos e usá-los na próxima emissão sem precisar manter um controle manual a partir de anotações em papéis que acabam dificultando a identificação e o gerenciamento dos valores. Ao usar a tecnologia, você pode otimizar a reutilização dos valores ao máximo, evitando custos desnecessários.

Atente-se para os prazos dos bilhetes não voados

Lembre-se de que os créditos desses bilhetes que não foram usados apresentam prazos de validade de, normalmente, um ano após serem emitidos. É fundamental saber que, caso você deixe o prazo acabar, a empresa vai ter sérios prejuízos.

No momento de pensar no prazo da agência é preciso, ainda, considerar o modo como o pagamento foi feito. Ao pedir o reembolso de um bilhete que foi pago com o cartão de crédito, é preciso levar em conta os prazos da administradora do seu cartão, que tem até dois meses para disponibilizar o crédito na fatura.

Também é essencial que a empresa aérea trabalhe com transparência, no caso de emissões com outras formas de pagamento, o crédito vai retornar para ela, ou seja, existe um controle que precisa ser bem rigoroso para que os créditos sejam reembolsados para a empresa.

Conte com o auxílio de uma agência especializada

A sua organização está adaptada para poder gerir os bilhetes não voados apesar da rotina corrida de trabalho? Além de conhecer as políticas de cada agência e de ter um ótimo planejamento, é preciso se manter bem organizado para evitar desperdício de recursos e para melhorar os processos de recuperação desses bilhetes.

É fundamental contar com uma empresa especialista em viagens empresariais que vai cuidar de cada passo para assegurar uma viagem de sucesso, evitando problemas e facilitando o processo para a empresa. Conte com uma empresa que ofereça serviços de controle de orçamento, rastreabilidade, controle de bilhetes não voados, relatórios integrados ao ERP do negócio, gestão da política de viagens e muito mais.

Quais são os riscos de realizar uma gestão manual?

Os investimentos em viagens empresariais fazem parte do orçamento da empresa, impactando os resultados. Considerando que o investimento é bem alto, é fundamental que a prestação de contas seja feito de forma adequada e que o gestor consiga trabalhar com os melhores orçamentos ao comprar as passagens e hospedagens.

Para tanto, controlar o processo e os dados gerados de forma mais eficiente é imprescindível para organizar e fazer a gestão dos custos, orçamentos e oportunidades de viagens corporativas. Lembrando que qualquer erro no processo pode aumentar significativamente os gastos com essas viagens na empresa.

Os riscos de uma gestão manual, aquela realizada em planilhas e sem nenhuma tecnologia, acabam aumentando quando os relatórios são gerados a fim de justificar os gastos. É preciso pedir várias informações às agências e até mesmo ao contas a pagar, sendo que tal processo pode comprometer seriamente a qualidade das informações. Além disso, problemas com o setor financeiro também são bem comuns.

O recebimento, lançamento e envio de notas fiscais para pagamento, quando são realizados manualmente, acabam gerando uma grande perda de tempo, aumentando, ainda, a possibilidade de erros de digitação, afinal, estamos falando de uma grande quantidade de documentos. Além disso, é necessário deslocar funcionários para cobrir essa tarefa. Não seria ótimo excluir toda essa atividade para que os profissionais pudessem ser utilizados em outras demandas mais relevantes da empresa?

Você não quer ter a quantidade exata das viagens feitas, dos custos, dos bilhetes que não foram voados e das remarcações para poder gerenciar melhor e fazer os envios de relatórios mensais? Já imaginou se todos esses dados fossem unificados em apenas um lugar, de modo integrado e totalmente automático? Assim você poderia otimizar tempo de colaboradores e ser bem mais estratégico? Seria maravilhoso, não é mesmo?

Pois então, é possível contar a ajuda de um sistema de gestão de viagens empresariais que permite a otimização do seu processo de agendamento de hospedagem e de passagens, que pode ser feito pelo próprio funcionário, respeitando a política de viagens do negócio, e a otimização do controle de prestação de contas.

Ao automatizar o processo de gestão das viagens na sua empresa, você ganha em economia e produtividade, além de contar com a segurança de que todas as informações relacionadas às despesas de viagem serão contabilizadas nos projetos e nos centros de custo adequados. Enfim, agora que você já sabe da importância de fazer o controle dos bilhetes não voados, aproveite as nossas dicas para garantir resultados melhores no seu negócio!

Gostou deste texto? Quer aprender mais sobre esse assunto? Que tal saber mais sobre o relatório de despesas sobre o qual falamos tanto aqui? Gostou da ideia? Então leia o texto “Relatório de despesas em viagens corporativas: como fazer?” agora mesmo!