Por mais que tentemos controlar, o futuro é sempre imprevisível. Por vezes, algo bom acontece inesperadamente e muda totalmente a nossa vida para melhor. Entretanto, o oposto também é verdadeiro. Não importa o quanto você tente regular, em algum momento, as coisas vão sair do planejamento, em qualquer esfera da vida.

Por isso, é sempre importante estar preparado contra esses imprevistos que a vida nos proporciona, não é mesmo? Principalmente quanto o assunto diz respeito a viagens corporativas. Afinal de contas, você não quer que um simples percalço fora do planejamento cause consequências para você e para a sua empresa, não é mesmo?

Então, para evitar tais problemas, é fundamental fazer a gestão de riscos para essas situações. Quer saber mais sobre o assunto? Então, acompanhe a leitura do artigo e aprenda já a contornar todos as possíveis adversidades que podem surgir durante viagens corporativas!

Quais imprevistos podem surgir durante uma viagem corporativa?

A última coisa que você pensa quando é escolhido para uma viagem corporativa é que algo errado pode acontecer durante o seu compromisso. Entretanto, mesmo com todas as precauções tomadas por você e pela sua empresa, por vezes o planejamento pode sair dos trilhos.

A seguir, você vai conferir alguns dos imprevistos mais recorrentes que acontecem durante viagens corporativas, acompanhe!

Roubos

Infelizmente, o Brasil está longe de ser um lugar seguro. Mesmo assim, o problema da violência não é uma exclusividade brasileira, e ainda que você esteja de passagem em algum país do exterior, é importante estar atento quanto a essa questão.

Afinal de contas, é bem provável que você esteja carregando equipamentos e documentos da sua empresa no período da sua viagem. Perder esse tipo de coisa é um tremendo imprevisto e ninguém quer passar por isso.

Acidentes de carro

O trânsito é sempre um lugar perigoso. Se você está indo para algum dos grandes centros financeiros então, a coisa fica pior ainda. Milhares de carros, pessoas com pressa de chegar ao seu destino, engarrafamentos, hora do rush.

Esse quadro caótico é comum em cidades que movimentam a economia, como São Paulo e Nova York. Dito isso, todos os viajantes que utilizam carros para se locomoverem do hotel de negócios até o local dos eventos corporativos estão sujeitos aos problemas inerentes desse cenário confuso e desordenado.

Um imprevisto extremamente comum de acontecer é o acidente de carro. Pequenas colisões podem causar grandes dores de cabeça aos viajantes que estão a trabalho em uma cidade desconhecida.

Bagagens extraviadas

O extravio de bagagens é um problema que tira qualquer um do sério, não é mesmo? Ainda mais se todo o material necessário para os dias que você vai passar fora estejam dentro da mala perdida.

Se esse já é um imprevisto estressante em viagens com a família, imagina só em uma viagem a trabalho? Um incidente inesperado desses pode comprometer todo o planejamento feito pela empresa para o seu compromisso fora da sede.

Voo cancelado

De tanto acontecer, o cancelamento de voos já não é novidade para ninguém. Entretanto, pode levar toda a programação da viagem corporativa por água abaixo. Imagine só se você tem uma reunião marcada logo depois do desembarque e, de repente, o seu voo é cancelado?

Infelizmente, esses episódios envolvem circunstâncias maiores, que pouco podem ser controladas. Às vezes o embarque foi cancelado pelas condições climáticas, pelo excesso de tráfego aéreo ou pela manutenção não programada do avião.

Independentemente dos motivos, o mais certo a se fazer nesses casos é alertar todos os envolvidos do acontecido e aguardar pacientemente até que tudo esteja em ordem para decolagem.

Como realizar a gestão de riscos em uma viagem corporativa?

Qualquer empresa está sujeita ao acontecimento de imprevistos quando coloca seus colaboradores em viagens. Entretanto, a principal diferença entre uma companhia bem-sucedida e outra que tem desempenho ruim é que a primeira sabe se programar melhor para acontecimentos indesejados.

Então, por que não fazer a gestão de riscos? Porque dessa forma você e sua empresa vão estar 100% preparados para lidar com qualquer tipo de situação. A seguir, você confere as melhores formas para contornar os seus problemas em viagens corporativas. Confira!

Política de viagens

A gestão de riscos de uma viagem corporativa invariavelmente deve começar a partir da política de viagens. Esse instrumento é um conjunto de normas e diretrizes que servirão como guia para todos os colaboradores que vão embarcar para algum compromisso corporativo fora das dependências da companhia.

O estabelecimento de parâmetros e procedimentos é de extrema importância antes de uma viagem de negócios. Afinal, já pensou a bagunça que seria se a cada viagem da empresa os colaboradores se portassem de uma forma diferente?

Então, a solução adotada por companhias organizadas é a produção de um documento que sirva como orientação a todos os membros da empresa, desde os cargos maiores e altos executivos, até os convidados corporativos.

Existem alguns pontos fundamentais que devem ser observados quando uma empresa quer estabelecer uma política de viagens para fazer a gestão de riscos. A seguir, você vai descobrir quais são as considerações mais comuns a serem feitas.

Entender as demandas da empresa

Cada empresa funciona de uma forma específica e particular. Por isso, política de viagens que funciona em uma determinada instituição, nem sempre vai funcionar na sua. Como as necessidades não são as mesmas, é natural que as soluções também não sejam.

Por isso, é importante sempre ter em mente o perfil da sua própria companhia antes de elaborar uma política de viagens. É totalmente indicado que a sua empresa busque conhecimento com outras instituições que já utilizam essa prática para a gestão de riscos. Entretanto, jamais deixe de lado as demandas da sua própria organização.

Além disso, é importante dialogar de forma clara e direta com todos os setores e colaboradores envolvidos. Só assim será possível definir as condutas adequadas à sua realidade.

Analisar as dimensões da companhia

Um dos pilares para a elaboração de uma política de viagens corporativas sólidas para a gestão de riscos é considerar as dimensões da organização antes de determinar todas as regras. Tudo deve ser analisado, desde as dimensões da companhia até as perspectivas de crescimento e benefícios trazidos por essas viagens.

A gestão de riscos parte do princípio da transparência. Dessa forma, a política de viagens deve ser clara, abrangente e direta, além de considerar todos as limitações logísticas, econômicas e de pessoal.

A imagem que a empresa quer transmitir

O colaborador em viagem é a personificação da empresa em um território desconhecido. Por isso, é inadmissível que um funcionário apareça nos eventos corporativos ou reuniões com aparência cansada, frustrada ou estressada pela atual carga de trabalho. Afinal, a imagem que a empresa quer que você passe nos seus compromissos é exatamente oposta a essa, não é verdade?

Então, a política de viagens deve sempre levar em consideração o bem-estar dos seus funcionários em viagem, pois são eles que vão representar a companhia em ocasiões importantes.

A flexibilidade e adequação ao perfil da empresa

Diferentemente de uma viagem de férias, que pode (e deve) ser programada com uma certa antecedência, as viagens corporativas nem sempre tem essa disponibilidade, ainda que isso seja o ideal.

Dessa forma, é preciso definir a política de viagens da sua empresa considerando a flexibilidade para as autorizações de embarques com antecedência. Assim, caso surja alguma necessidade de viagem de última hora, tudo já estará bem estabelecido e com regras predefinidas.

Um orçamento realista

A parte mais importante da política de viagens é o orçamento já que, caso seja mal estipulado, pode acabar por se tornar fonte de prejuízos, em vez de trazer economia.

Sendo assim, é imprescindível estabelecer limites claros para todas as despesas. Além disso, a metodologia utilizada para possíveis reembolsos também deve ser pauta na política de viagens. Dessa forma, a empresa evita desgastes com seus colaboradores.

Planejamento adequado

Facilidade, comodidade, rapidez e bons preços são pontos procurados por qualquer pessoa que pretende fazer uma viagem, seja ela de férias ou a trabalho. Entretanto, o planejamento de viagens corporativas vai muito além dessas quatro exigências buscadas por quem está embarcando a passeio com a família.

Sendo assim, as empresas que querem ser eficientes na gestão de riscos de viagens corporativas devem investir em produtividade e precisão durante a preparação desse tipo de compromisso. Para isso, é necessário analisar diversos fatores, tais como:

A necessidade

Tomando como base a política de viagens que a essa altura já deve estar estabelecida, chegou a hora de estudar a real necessidade do deslocamento até outra cidade. Por qual razão esse local específico é um destino que interessa à empresa? Os benefícios que essa viagem vai trazer compensará os custos gerados por ela?

Após isso, é necessário observar quais são os objetivos da viagem. Esse é um compromisso para captação de clientes? Sua empresa está em iminência de fechar um contrato importante em outra cidade? Haverá um evento corporativo que sua instituição não pode deixar de ir?

Todas essas questões devem ser observadas durante o planejamento. Dependendo das circunstâncias, a viagem pode ser dispensável, caso os objetivos possam ser alcançados sem a necessidade de colocar os colaboradores em deslocamento.

A antecedência

Especialmente em casos de viagens internacionais, fazer o planejamento com antecedência é muito importante para que a gestão de riscos se torne eficiente. Além de ser benéfico para os cofres da companhia, a antecedência faz com que erros simples sejam evitados, mas que se cometidos podem comprometer todo a organização da viagem.

Os documentos

Colocar a documentação em dia é uma etapa crucial do planejamento antecipado e merece todo o cuidado. Para viagens ao exterior, por exemplo, a grande maioria dos países necessita de passaporte no momento do embarque. Alguns, inclusive, exigem também um visto, como é o caso dos Estados Unidos.

Além disso, há lugares em que não é possível entrar no avião sem que o cartão de vacinação seja apresentado. Por isso, é fundamental que você analise toda a documentação necessária antecipadamente e coloque tudo em ordem antes do embarque. Afinal de contas, você não quer perder uma viagem e se queimar na sua empresa por desorganização com os seus documentos, não é mesmo?

Contratação de seguro de viagens

O serviço de seguro de viagens é indispensável para quem quer fazer uma gestão de riscos em viagens corporativas. Esse tipo de proteção não é obrigatório para viagens realizadas dentro do Brasil. Entretanto, é uma exigência para viagens ao exterior.

Mas, independentemente da obrigação, o mais recomendado é que a sua empresa sempre contrate o seguro para seus colaboradores, seja qual for o destino. Inclusive, é uma excelente ideia sugerir à sua companhia para incluir tal item na política de viagens da instituição.

O valor dessa despesa é variável, mas, mesmo que seja um valor considerado caro, é um investimento mais do que necessário. Imagine só, ter sua bagagem extraviada ou, pior ainda, sofrer um acidente em algum lugar distante da sua cidade natal?

Esse tipo de imprevisto pode acontecer com qualquer pessoa. Por isso, se você quer ter sucesso na gestão de riscos, é bem melhor gastar com as despesas do seguro do que ter que arcar com a bagagem perdida ou com as contas médicas caso algum problema surja durante a viagem.

Ao longo deste artigo, você pôde perceber que algumas coisas nem sempre saem como o planejado em uma viagem corporativa. Dessa forma, é importante estar sempre preparado para contornar os possíveis imprevistos que possam surgir durante o seu compromisso fora da sede da empresa.

Para isso, não existe outra opção, uma gestão de riscos bem elaborada é a melhor maneira de evitar as dores de cabeça que esses problemas podem trazer. Sendo assim, jamais deixe tudo para última hora. Se programe junto à sua companhia para desenvolver uma gestão de riscos e viaje 100% focado em seus compromissos corporativos. Afinal de contas, a sua empresa espera bons resultados de você, não é mesmo?

O que você achou do nosso artigo sobre a gestão de riscos? Acha que ele vai ajudar a contornar os imprevistos durante suas viagens corporativas? Deixe o seu comentário no post nos dizendo a sua opinião, ela é muito importante para nós!