Viagens fazem parte da rotina das grandes empresas. Afinal, muitas vezes os funcionários precisam se deslocar para participar de eventos, ir a congressos ou seminários, ou até para fazer cursos, visitar projetos de campo e se reunir com clientes ou investidores.

Assim como qualquer outra ação realizada por uma empresa, os deslocamentos também devem garantir um retorno financeiro para o gasto que foi feito.

No caso das viagens, isso pode ocorrer por meio da conquista de um novo investimento, do fechamento de um contrato ou do aumento da produtividade e do faturamento, por exemplo.

No entanto, para saber exatamente qual foi o retorno financeiro, é necessário saber calcular o retorno sobre o investimento, ou seja, o ROI de viagens corporativas.

Neste post, vamos explicar o que é o ROI, mostrar como ele é calculado e ainda apresentar 7 ideias para otimizar o processo de viagens e aumentar o retorno sobre o investimento. Vamos lá?

O que é o retorno sobre o investimento?

A sigla ROI vem da abreviação do termo em inglês Return On Investment, traduzido para o português como retorno sobre o investimento.

Como o próprio nome indica, de forma geral, o ROI é um índice que permite saber quanto uma empresa ganhou ou perdeu investindo em certas atividades, entre elas as viagens corporativas.

O ROI é uma métrica muito importante para o desenvolvimento de um negócio. Com ele, os gestores podem descobrir quais investimentos realmente valem a pena, quanto eles geram de retorno para a companhia e como otimizá-los para que deem frutos ainda melhores.

Calculando o ROI de viagens corporativas, você pode avaliar com mais precisão se os deslocamentos têm contribuído ou não para aprimorar os resultados da empresa e, dessa forma, calcular metas para obter resultados mais tangíveis.

Como calcular o ROI de viagens corporativas?

Basicamente, o objetivo do ROI é entender o quanto a empresa tem de retorno a cada 1 real investido em determinado setor ou em uma ação estratégica para o negócio. De forma simplificada, o cálculo é a diferença que existe entre a receita (ou seja, os ganhos) e os custos dividida pelo valor dos custos. Veja como funciona:

ROI = Receita – Custo ÷ Custo

Para entender melhor como é feito o cálculo desse índice, vamos imaginar a seguinte situação: sua organização teve um ganho de R$ 200 mil em uma viagem (porque fechou um novo contrato, por exemplo), sendo que o valor investido no deslocamento da equipe foi de R$ 20 mil.

Isso significa que o retorno sobre o investimento foi de 9 vezes o valor investido, de acordo com o seguinte cálculo:

200.000 – 20.000 ÷ 20.000 = 9

É importante pontuar que, ao calcular o custo de uma viagem corporativa, é preciso levar em consideração os gastos com passagens aéreas, hospedagem, alimentação, aluguel de veículos, traslados entre aeroportos e hotéis, seguro de viagem, telefonia etc. Nenhuma despesa pode ficar de fora, por menores que sejam.

Portanto, para obter um ROI vantajoso, procure negociar os contratos com fornecedores e prestadores de serviços. Opte pelas propostas capazes de trazer um lucro que, em médio e longo prazo, compense o investimento feito na viagem.

Que medidas adotar para otimizar o processo de viagens e o ROI na sua empresa?

Você já entendeu o que é o retorno sobre o investimento e aprendeu como calcular esse indicador tão importante para o desenvolvimento do seu negócio. Agora, confira nossas 7 ideias para otimizar ainda mais o processo de viagens da empresa e melhorar o ROI.

1. Criar uma política interna de viagens

O primeiro passo para alcançar as metas traçadas para uma viagem a trabalho é desenvolver uma política interna.

O objetivo é esclarecer a todos os funcionários sobre os procedimentos necessários para organizar e participar de qualquer tipo de deslocamento pela empresa.

Tal política deve ser composta por uma série de diretrizes que orientam sobre os gastos e as metas a serem atingidas em curto, médio e longo prazo, entre elas a de gerar um bom ROI. Além disso, deve apresentar regras e todas as informações importantes para o colaborador que vai viajar pela empresa, como:

  • controle de despesas;
  • procedimentos de reembolso;
  • fechamento de contratos com fornecedores;
  • definição de orçamento.

Essa é uma forma importante de evitar o desperdício de recursos. A política de viagens empresariais também permite organizar processos de compra de passagens aéreas, armazenar o histórico de reservas em hotéis e controlar os gastos com traslados, alimentação e com outros itens necessários durante a permanência do funcionário em outra cidade.

Munido de tais informações, o setor responsável pela organização dos deslocamentos pode realizar análises com o objetivo de reduzir as despesas e aprimorar cada vez mais o processo de planejamento de viagem.

Agora que você já entendeu a importância da política de viagens, pode estar se perguntando: qual é a melhor forma de criar essas diretrizes na minha empresa?

Pensando nisso, também apresentamos alguns caminhos a serem seguidos:

  • converse com os colaboradores que viajam pela empresa e procure ouvir suas impressões sobre os serviços utilizados durante os deslocamentos, destacando as qualidades e os problemas;
  • elabore a política de viagens em sintonia com a cultura da empresa e pensando sempre no dia a dia de toda a equipe dentro da organização;
  • leve em consideração as condições financeiras do seu negócio;
  • conduza todo o processo com o máximo de transparência possível;
  • mantenha a política de viagens atualizada;
  • monitore os resultados das diretrizes por meio de relatórios mensais;
  • treine seus colaboradores para que eles conheçam a política de viagens e se mantenham alinhados a ela;
  • forme grupos de discussão para avaliar o desempenho de fornecedores e prestadores de serviços, como restaurantes, hotéis, empresas de transporte, companhias aéreas etc.

Após desenvolver essas diretrizes, também é muito importante revisá-las com frequência. Isso porque, no mercado corporativo, as mudanças ocorrem de forma muito rápida, sobretudo em relação aos aspectos financeiros.

2. Elaborar um planejamento para otimizar o retorno sobre o investimento

Nos mais variados tipos de atividade, tudo começa com um bom planejamento, que deve ser feito com a máxima antecedência possível.

Claro, imprevistos acontecem e sabemos que algumas situações surgem sem aviso e devem ser resolvidas com urgência.

Mas é importante procurar sempre trabalhar com antecedência. Isso ajuda a ter tranquilidade na hora de realizar as compras de passagens aéreas e de fazer as reservas em hotéis.

Agindo dessa forma, também é possível conseguir tarifas melhores, além de descontos e promoções, o que reduz os custos.

Veja agora alguns dos principais itens que impactam nas despesas da viagem corporativa e que, por isso, devem ser incluídos no planejamento.

2.1 Passagens aéreas

Esse deve ser, de preferência, o primeiro item da sua lista, já que os bilhetes aéreos costumam pesar no orçamento de qualquer viagem.

Por isso, quanto antes você começar a pesquisar as passagens, mais fácil será encontrar os melhores preços e conseguir um voo no dia e horário mais conveniente para os compromissos agendados.

Procure também negociar algumas condições especiais com os fornecedores e prestadores de serviço. Isso vale principalmente para os momentos em que for fechar mais de uma viagem de uma só vez.

2.2 Traslados aeroporto-hotel-aeroporto e dentro da cidade

Para saber qual é a melhor maneira de um funcionário se deslocar durante a viagem, faça um levantamento e descubra o que compensa mais: alugar um carro, pagar corridas de táxis, arcar com um transporte executivo etc. O custo desses serviços também pode variar de acordo com o destino.

Para tomar a melhor decisão, consulte as tarifas de táxi em aplicativos e calculadoras online, por exemplo, e peça às locadoras as tabelas de preços das diárias e os modelos de carros disponíveis. A opção mais econômica sempre vai depender dos objetivos da viagem e do número de funcionários.

2.3 Hospedagem

É recomendado que a escolha do hotel seja feita levando em consideração a localização (proximidade ou facilidade de acesso aos locais de trabalho ou de reunião), mas não deixe de negociar boas tarifas. Antes do embarque do funcionário, acerte ainda com a gerência da hospedagem os horários de check-in e check-out.

Considere a possibilidade de arcar com algum valor extra para o hóspede entrar antes ou sair depois dos horários estabelecidos, caso seja necessário. E não se esqueça de incluir esse gasto adicional no orçamento.

2.4 Alimentação

A maioria dos hotéis já inclui na diária o café da manhã, mas a empresa também precisa se preparar para arcar com as despesas de almoço, jantar e lanche do colaborador em viagem. Para economizar, vale tentar fazer algum tipo de parceria com determinados restaurantes e conseguir descontos para os funcionários da empresa.

2.5 Outros itens importantes

Além dos gastos com passagem de avião, alimentação, hospedagem e traslados, outro serviço muito importante para qualquer deslocamento de colaboradores é a contratação de um seguro de viagem.

Com ele, a empresa e os seus funcionários têm a garantia de estarem resguardados caso aconteça algum imprevisto, como acidentes ou problemas de saúde.

As seguradoras pagam uma indenização (em forma de reembolso) relativa às despesas geradas por situações previamente estabelecidas no contrato assinado com o beneficiário.

Ainda é recomendado incluir no planejamento custos com telefonia e internet, já que o empregado tem que se comunicar o tempo todo com a organização e com potenciais clientes e parceiros em reuniões e em outros compromissos agendados durante a viagem.

3. Investir em um sistema de gestão de viagens corporativas

Fazer todo esse planejamento em cada uma das viagens da sua empresa de forma manual, além de ser cansativo, toma muito tempo. Consequentemente, isso impacta na produtividade do setor responsável.

Para resolver esse problema, é possível contar com a tecnologia. Hoje em dia, existem diversos softwares de organização de informações, o que auxilia bastante o trabalho de gestão. Os programas permitem controlar os gastos com a viagem, a trajetória dos colaboradores e o retorno sobre o investimento (ROI) obtido.

Com essa ferramenta, fica muito mais fácil descobrir o custo-benefício dos serviços contratados e fazer mudanças que proporcionem à empresa um retorno melhor.

4. Estabelecer metas claras para quem vai viajar

Nenhum resultado almejado com a realização de uma viagem é cem por cento garantido. Mas o sucesso desse investimento passa pelo estabelecimento de metas bem-definidas e tangíveis. Procedendo dessa forma, o colaborador fica alinhado aos objetivos da empresa e mais preparado para cumprir a missão atribuída a ele durante a viagem.

5. Saber controlar muito bem os gastos em cada viagem

Já falamos várias vezes neste post sobre os custos de uma viagem corporativa. E não foi à toa: eles são parte crucial do planejamento desse tipo de ação. Portanto, é imprescindível acompanhar de perto todas as despesas e sempre manter tudo sob controle.

Uma das formas de fazer isso é produzir relatórios com frequência, detalhando os gastos de cada viagem. Se preferir não ocupar um membro da sua equipe com essa tarefa, você pode avaliar a possibilidade de contratar o serviço de uma agência de viagens para organizar todo o processo.

6. Faça um cronograma das viagens previstas na empresa

Algumas viagens podem surgir da necessidade de atender a uma demanda urgente, mas a maioria pode ser prevista com um mínimo de antecedência. É o caso de eventos e visitas periódicas, por exemplo. Pensando nisso, faça um cronograma anual com o número de deslocamentos que serão realizados mês a mês. Isso facilita o planejamento e ajuda a controlar melhor os gastos.

7. Acompanhe as tendências do mercado

Planejamento é bom e necessário, mas ele não pode ser rígido. Mudanças acontecem o tempo todo e, muitas vezes, é preciso se adaptar a elas para garantir que a viagem siga seus objetivos. Fique ligado nas novidades do seu segmento e também do setor de viagens para aproveitar as boas oportunidades que surgirem.

Você viu neste post a importância de calcular o ROI de viagens corporativas e como é possível criar as condições para que esse índice gere cada vez mais retorno para a sua empresa.

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