No mundo corporativo, as atividades vão além de um escritório. É preciso abrir os horizontes, observar a concorrência, pesquisar por fornecedores, participar de feiras e exposições do ramo, negociar com clientes e investir em inovação.

Isso melhora o funcionamento da empresa, a eleva para uma posição de destaque. Isso gera valor para a marca e se torna mais agradável aos clientes.

A maioria desses processos envolve uma viagem de negócios. Mas como organizar-se e ter boas práticas ao viajar a trabalho?

Acompanhe neste texto 9 orientações para alcançar os melhores resultados em uma viagem corporativa.

1. Entenda a diferença entre uma viagem a trabalho e a lazer

A principal diferença entre esses dois tipos de turismo é o objetivo.

Viagem para o lazer

Em uma viagem a lazer é você quem decide o destino, a hospedagem, o meio de transporte, o roteiro, a programação diária e muito mais.

Você também pode ir sozinho ou levar a família e os amigos.

Se estiver muito cansado, pode tirar um dia para relaxar na piscina do hotel ou mesmo curtir um pôr do sol na praia e no dia seguinte seguir com as atividades.

Também é possível mudar os planos com mais facilidade e autonomia.

Viagem a trabalho

Já em uma viagem de trabalho o processo é diferente. Mesmo que você seja acostumado a viajar, é preciso adaptar-se, afinal, você estará representando a empresa em que trabalha para cumprir objetivos específicos.

Esses objetivos podem ser eventos corporativos, feiras e congressos, entrar em contato com fornecedores, visitar clientes ou reuniões estratégicas.

Ou seja, além de preparar-se para o trabalho, terá que adaptar-se ao destino e ao novo ambiente de trabalho.

A viagem corporativa exige dedicação e foco total para o cumprimento de metas. Envolve muita responsabilidade, pois a sua presença conta como a representação da organização em que trabalha, e qualquer deslize pode comprometer a reputação da empresa. Mas também é uma oportunidade para:

  • crescimento pessoal e profissional;
  • ampliar o network;
  • conhecer novos destinos;
  • ter contato com outras culturas;
  • praticar idiomas e ter experiências que vão marcar a sua vida.

Além disso, algumas organizações já oferecem bleisure: viagens que unem o trabalho e o lazer.

2. Crie uma estratégia para montar a mala

Como você passará a maior parte do tempo trabalhando, a maioria das roupas que precisará serão formais, mas dependendo do caso podem ter algumas informais ou até trajes típicos, se for necessário.

Escolhas peças-chave e que sejam facilmente combinadas entre si, para não ter que pagar por excesso de bagagem. Camisas, calças, sapatos e meias são itens indispensáveis.

Isso não significa que você não vai levar peças de passeio. Afinal, você terá algum dia ou horário para atividades pessoais e nesse momento, o ideal é usar roupas mais confortáveis, além de não comprometer as de uso profissional.

Mas lembre-se de que o lazer não é a sua prioridade. Portanto, basta uma combinação informal para não ocupar muito espaço na mala.

3. Escolha roupas neutras

Lembre-se da política de viagem da empresa

Você precisa:

  • consultar a política de viagem da empresa na qual trabalha e verificar se há alguma restrição ou orientação sobre esse tema;
  • pedir uma cópia da programação ao seu gestor e ver o que está programado: jantar, reuniões, eventos etc.

Há um senso comum do traje utilizado nessas ocasiões, mas há casos em que algumas especificidades são exigidas.

Por exemplo, se for um jantar de gala, será necessário um traje mais formal, da mesma forma que uma reunião em uma startup permite roupas mais descoladas.

Portanto, inclua peças neutras para montar várias combinações, cheque os locais que irá, quais as especificidades de cada um e, caso tenha alguma dúvida, não hesite em ligar para receber um direcionamento.

Viajar pode ser sinônimo de conforto

Outra sugestão é levar itens pessoais que garantem o seu conforto. Por exemplo, sabe o seu cobertor favorito? Se ele não for muito grande e espaçoso, pode caber na mala e garantir noites mais agradáveis.

Isso é útil também para os momentos de maior imprevisto como aguardar maior tempo durante as escalas, devido a atrasos ou a extensão do tempo de voo. Porém, é necessário refletir conforme a sua realidade:

  • Vai enfrentar um voo longo e acha que o cobertor do avião não é suficiente para esquentar?
  • Enquanto aguarda uma escala ou conexão, um travesseiro confortável pode ajudar?

Lembre-se de que em uma viagem a lazer você até pode adiar o sono, mas em uma viagem de trabalho dormir bem e descansar é fundamental. Não deixe esses imprevistos comprometerem a sua rotina e, consequentemente, o seu trabalho.

Esteja preparado para os extremos

Outra informação importante é a respeito da estação do ano e o clima. Em alguns países e cidades brasileiras, as estações são bem definidas e o período da viagem pode exigir vestimentas adequadas à temperatura.

Consulte a previsão do tempo e esteja preparado para mudanças climáticas. Sempre leve um casaco e chinelos, assim você estará preparado para os dois extremos: calor e frio.

Quais acessórios posso precisar?

Tenha como prioridade:

  • o briefing da viagem, com todo o planejamento;
  • A política interna da empresa;
  • documentos necessários.

Depois inclua itens necessários à sua rotina e que sejam referentes à sua àrea de trabalho:

  • pastas;
  • agenda;
  • cartões de visita;
  • relatórios;
  • pesquisas e demais documentos;
  • caneta;
  • marca texto;
  • plantas dos edifícios;
  • calculadoras científicas;
  • câmeras fotográficas;
  • outros.

Se possível, faça uma cópia online em ferramentas de armazenamento com nuvem ou um backup em um dispositivo móvel. Evite depender, exclusivamente, de documentos e informações impressas e deixe para imprimi-lo quando chegar ao destino.

Mas certifique-se de que ele realmente está online ou arquivado em um local seguro para evitar imprevistos.

Itens de valores devem ser colocados em locais seguros, como o cofre no quarto do hotel. Você pode incluir esse item como pré-requisito na escolha da hospedagem realizada pela empresa.

Além disso, para que os itens de valores não sejam extraviados e prejudique sua viagem, coloque-os se possível, na bagagem de mão e sempre a mantenha próxima de você, todo o tempo.

4. Saiba como escolher o hotel ideal

Você precisa priorizar duas coisas: produtividade e a pontualidade

O valor da diária é muito importante para a escolha do hotel, mas não deve ser o único critério adotado.

Às vezes, o hotel mais próximo dos seus compromissos pode ter o valor um pouco mais alto, mas tem menor tempo de deslocamento e opções de transporte mais econômicas.

Manter a produtividade e a pontualidade em uma viagem de negócios é imprescindível para executar um bom trabalho e conquistar fornecedores, parceiros e clientes.

Algumas perguntas são importantes para definir a escolha:

  • O hotel possui Wi-Fi?
  • A localização do hotel está em uma área tranquila, com pouco barulho?
  • A conexão está na velocidade necessária para as suas atividades?
  • As tomadas são adaptáveis?
  • Existe estrutura que permite um trabalho confortável, com mesa e cadeiras apropriadas?
  • Existe uma sala para reuniões caso necessite apresentar algum projeto?
  • O horário do café da manhã se encaixa com os seus compromissos?
  • Dá tempo de fazer a refeição e chegar a tempo no local da reunião?
  • Os eventos corporativos vão acontecer no próprio hotel em que você estará hospedado?
  • Se sim, ele tem a estrutura que você necessita, como assentos suficientes, projetor, conexão, coffee break e etc?

Não esqueça de chegar a disponibilidade e realizar a reserva do local com antecedência.

Pacotes corporativos

Alguns hotéis são especializados no turismo de negócios e já apresentam todas as condições necessárias para o trabalho em trânsito. Eles também oferecem pacotes para atrair e fidelizar esse público.

Verifique hotéis que adotam essa política e quais programas de vantagens eles oferecem. Assim, você amplia o leque de opções e pode incluir uma hospedagem diferente no seu self booking ou criar alguma parceria entre o hotel e a empresa.

Mas não esqueça de verificar a política de viagens antes.

5. Esteja sempre conectado

Estar ausente do ambiente físico de trabalho não significa que você não vai se comunicar com os colegas e gestores. É importante monitorar mensagens via celular e e-mail, pois alguém pode precisar de você para resolver alguma urgência na sede da empresa.

Boas práticas para a comunicação

Mostre-se disponível:

  • ligue o celular logo que o avião pousar;
  • tenha um carregador na bolsa e uma bateria extra na bolsa;
  • mesmo que a rotina seja diferente;
  • estabeleça um horário para checar as notificações durante a viagem.

6. Organize as despesas

Cada empresa tem a sua política de viagem e tecnologia para fazer a gestão do turismo de negócios. É importante entender como esses dois temas funcionam e qual o seu papel neles.

Normalmente, o funcionário precisa prestar contas das despesas durante a viagem. Então registre todos os gastos, peça recibos e organize as despesas para ter a maior clareza possível quando for justificá-las e, caso necessário, pedir o reembolso.

Se a organização disponibilizar uma verba para ajuda de custos, ela também precisa ser justificada, independentemente se foi usada por completo, em parte ou se não foi utilizada.

Se houver um valor restante, ele deve ser devolvido à empresa juntamente ao relatório financeiro. Portanto, mantenha tudo organizado para facilitar o processo.

7. Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia pode ser uma ótima aliada durante a viagem. Ele alia informação, rapidez e precisão. Pode ser usada para planejar a viagem, como entretenimento no aeroporto e durante o voo e principalmente no local de destino.

É possível encontrar descontos em hospedagens, aplicativos de economia compartilhada, organização de despesas, de tradução, rastreamento de voos, meios de transporte, gps e muito mais.

O mundo digital está em constante atualização e evolução, com novidades que surgem a cada momento. Por isso, aproveite ao máximo a tecnologia para comunicação e agilizar os processos durante a sua viagem. Utilize também, os serviços de entretenimento das companhias aéreas e conheça os melhores aplicativos de viagem.

8. Cheque todas as informações e antecipe imprevistos

Seguir um planejamento pode parecer simples, mas exige muita concentração. Ninguém quer perder o voo ou atrasar os compromissos, portanto, cheque os horários e organize-se para respeitá-los.

Mesmo que o voo tenha um horário marcado, não se iluda. Sempre saia com antecedência, pelo menos 1 hora e meia antes de voos domésticos e três horas antes de voos internacionais.

Tenha cópias de todos os documentos e informações que possa precisar:

  • vouchers do hotel, transfers e do aluguel do carro
  • itinerário do voo e rotas para os compromissos
  • documentos essenciais (passaporte, seguro-viagem, carteira de motorista ou identidade, cartão corporativo e vistos em dia).

Se possível, tenha esses itens online. Assim, caso aconteça algum imprevisto, você terá como acessá-los sem dificuldade.

Para tornar esse processo mais organizado, uma boa sugestão é aderir ao self booking, uma plataforma que reúne toda a gestão da viagem.

9. Fique atento às restrições em viagens internacionais

Seja a lazer ou a trabalho, viajar para o exterior exige cuidado redobrado. Além do planejamento comum, é preciso incluir checagem de documentos como passaporte, vistos, câmbio e idioma.

Esses itens são fundamentais para uma viagem internacional. Eles são consultados na alfândega e caso haja algum problema, você pode ficar preso no aeroporto e perder os seus compromissos profissionais. Fique atento também se há obrigatoriedade de vacinas e se há restrições de alguns objetos.

Consulte sobre a cultura local para:

  • identificar a existência de alguma vestimenta ou costume proibido;
  • não desrespeitar as regras do país que está visitando;
  • se preparar para falar o idioma local, pois falar a língua local é um sinal de respeito e facilita muito a comunicação;
  • fazer a cotação da moeda local e tenha diferentes tipos de investimentos, como dinheiro em espécie e cartão de crédito internacional. Em algumas situações um é mais necessário do que o outro, portanto tenha os dois.

Outro item indispensável é o seguro-saúde. Em alguns países eles é obrigatório, mas mesmo que não seja adquira o seu.

Como o próprio nome diz, ele vai dar a sua segurança em caso de necessidade. Como você não está no seu país, deve seguir às normas locais e o atendimento do seguro dará o suporte necessário para o serviço ser prestado.

Para sentir-se ainda mais protegido, garanta o seguro-viagem, que vai ajudar em casos de mala extraviada, atrasos ou cancelamentos de voos e muito mais.

Gostou das nossas dicas para viagem de negócios? Com organização e boa vontade dá para manter a produtividade em alta mesmo em um destino diferente.

Siga as orientações e garanta uma viagem segura, tranquila e eficaz. O conhecimento e a prática tornam esse processo cada vez mais fácil. E, embora seja corriqueira, a viagem de negócios pode transformar o seu crescimento profissional.