Não há dúvida de que os avanços tecnológicos no mundo globalizado tornam mais fácil o trabalho remoto, para aqueles viajantes de negócios que precisam se ausentar da empresa com frequência. Hoje em dia, é perfeitamente possível manter a produtividade em tais situações, mesmo com todos os desafios decorrentes das mudanças na rotina de quem está longe do ambiente corporativo.

Neste artigo, vamos apontar algumas dificuldades no caminho de quem viaja a negócios e sugerir maneiras de lidar com elas.

Então, antes de fazer as malas para a próxima business trip, leia até o fim e saiba como manter sua produtividade em alta!

Dificuldade de manter o foco

Principalmente nos primeiros dias, quando você ainda não desenvolveu uma nova rotina de trabalho, é comum se sentir distraído e ter a atenção dispersa, o que dificulta o bom andamento das atividades profissionais.

Em longas viagens internacionais, além de ter de se adaptar a um ambiente cultural diferente, será necessário acostumar-se a um novo fuso horário. O desconforto físico provocado pelo jet lag e pelo cansaço pelas longas horas de voo prejudica ainda mais a atenção.

Acontece que em viagens corporativas, talvez mais do que em qualquer outra situação, tempo é dinheiro, e é preciso manter-se produtivo.

O que fazer para driblar a situação?

Faça o possível para otimizar seu precioso tempo, começando já no aeroporto e durante o voo. Se não conta com um pacote de dados, aproveite o wi-fi do aeroporto enquanto aguarda o embarque e execute tarefas que dependam de internet.

Já dentro do avião, use o tempo para organizar as pastas de e-mails, rever a apresentação de powerpoint para a próxima reunião com o cliente, conferir a programação no destino etc.

Estabeleça prioridades. Tentar se dedicar a várias tarefas ao mesmo tempo só servirá para desviar o foco do que é realmente importante.

Observe e descubra em que períodos do dia sua produtividade está em alta. Gosta de trabalhar à noite? Isso será especialmente útil para seu trabalho remoto em fusos horários diferentes.

Elimine as distrações enquanto estiver trabalhando. Deixe o celular no silencioso, use fones de ouvido e resista à tentação de ligar a TV quando estiver no exterior. Sua prioridade, no momento, é o trabalho.

Ao chegar ao destino em uma viagem internacional, tente reservar um dia livre para se adaptar à sua nova rotina e amenizar os efeitos do jet lag. Você será mais produtivo se estiver bem descansado.

Falhas de organização e de planejamento

Na sua rotina diária dentro empresa, é mais fácil contornar imprevistos com o suporte da equipe, mas sozinho em uma viagem de negócios e longe do ambiente corporativo, as consequências da falta de organização podem ser desastrosas.

Imagine a situação: o profissional voa de Lisboa a Madri para uma importante reunião de negócios, mas se esquece de que na Espanha os relógios marcam 1 hora a mais do que em Portugal. Resultado: chega com 1 hora de atraso e perde a reunião e o cliente.

Outra situação embaraçosa: minutos antes da apresentação de powerpoint para mostrar o projeto ao seu cliente londrino, você descobre que as tomadas da Inglaterra são de 3 pinos quadrados e não há tempo para providenciar um adaptador universal. É impossível ligar os equipamentos. E agora?

O que fazer para driblar a situação?

A resposta óbvia é planejar e se informar com antecedência. Veja algumas providências que evitam muitas dores de cabeça desnecessárias:

  • pesquise sobre as características da cidade para onde viaja;
  • informe-se sobre a infraestrutura dos locais de reunião, dos hotéis etc;
  • em um envelope ou pasta (física ou virtual), reúna documentos essenciais, como bilhetes de avião ou trem, voucher do seguro-viagem, reservas de hotel, endereços importantes etc.
  • ajuste o relógio para a hora local e seja sempre pontual;
  • use a câmera do celular para fotografar instruções, quadro de horários de trens, mapa do metrô, códigos de entrada para o quarto do hotel e outras informações importantes para não perder tempo;
  • chegue aos locais de reunião com uma boa antecedência;
  • em viagens aéreas, prefira os primeiros voos do dia, que raramente atrasam.

Falta de espaço adequado

Para garantir a produtividade, seja em uma viagem de negócios, seja dentro da empresa, você precisa trabalhar em um ambiente propício. Para um trabalho remoto efetivo, será necessário contar, pelo menos, com uma infraestrutura semelhante à que você encontra em seu escritório.

Trabalhar sentado na cama com o computador no colo em seu quarto de hotel, sem conexão rápida e confiável e sem equipamentos adequados, só vai render dores nas costas, muito estresse e frustração.

O que fazer para driblar a situação?

Primeiro, é aconselhável reservar acomodações com boa estrutura para executivos em viagens corporativas. Antes de reservar, observe se o hotel oferece sala de reuniões bem equipada, restaurante para almoços de negócios e conexão wi-fi rápida e segura, além de outras comodidades necessárias ao seu trabalho.

Outra boa ideia é compartilhar espaços de coworking, cada vez mais comuns em cidades maiores. É como ter seu escritório longe da empresa. Muitos deles contam com salas de reuniões e oferecem até uma equipe de suporte, como secretária, mensageiros, copeiros etc. É possível alugar o espaço pelo tempo necessário, seja uma semana, um dia ou apenas por algumas horas.

Não conta com uma boa estrutura no hotel e nem encontrou um espaço de coworking? Sempre existe a boa e clássica biblioteca pública em quase todas as cidades. Em uma biblioteca haverá mesas e cadeiras confortáveis, wi-fi grátis, computadores à disposição dos usuários, material de pesquisa sempre à mão, impressoras etc. E um fator importantíssimo para um trabalho produtivo: silêncio.

Uma carga maior de responsabilidade

Muitas vezes, você será o único ou o principal representante da empresa diante do cliente em eventos corporativos, o que representa uma grande responsabilidade. Basta um deslize ou mau desempenho de sua parte para comprometer o trabalho e arranhar a reputação da empresa.

O estresse decorrente da carga extra de responsabilidade pode vir a afetar sua atuação e a viagem terá sido improdutiva. Então, respire fundo e prepare-se.

O que fazer para driblar a situação?

Em viagens internacionais, pesquise bem sobre as diferenças culturais, hábitos e costumes do país que visita, para evitar mal-entendidos. Alguns gestos e atitudes aparentemente inocentes podem ser ofensivas aos locais. Principalmente ao viajar para países com cultura muito diferente da sua, preste muita atenção a esses detalhes.

Em apresentações e reuniões de negócios, prefira um vestuário neutro e discreto. Ao usar roupas extravagantes e chamativas, você corre o risco de desviar a atenção de sua audiência. Afinal, o foco do cliente deve ser o produto ou serviço a ser apresentado e não o estilo exótico de quem apresenta.

Prepare e treine seu discurso com antecedência, tomando cuidado com palavras que possam vir a ser mal interpretadas, especialmente se vai falar em uma língua estrangeira. Se não é fluente no idioma local, não se arrisque: é melhor contratar um intérprete do que passar por situações embaraçosas.

A linguagem corporal é igualmente importante, tanto para aumentar sua autoconfiança quanto para ganhar a confiança de seu público. Mantenha a postura ereta, a cabeça alta, os pés firmes no chão e encare sua audiência de frente. Seu olhar deve se dirigir igualmente a todos os presentes.

Mostre domínio do assunto. Caso não tenha a resposta para alguma pergunta, aja com naturalidade e peça um tempo para consultar a empresa. Não se esqueça de responder com a rapidez possível.

Mantenha abertos os canais de comunicação com a empresa, mesmo que isso signifique ter uma conversa à meia-noite com a chefia ou colegas que ainda estão no horário de trabalho, pela diferença de fuso. Flexibilidade e capacidade de adaptação são características importantes para manter a produtividade no trabalho remoto.

Carência de suporte tecnológico

Nosso artigo começou com a menção de que os avanços dos recursos tecnológicos são facilitadores do trabalho remoto. Naturalmente, se este suporte falhar, a produtividade de sua viagem de negócios estará comprometida.

Trabalhando longe da empresa, um profissional precisa contar com uma estrutura tecnológica na qual possa confiar. Uma conexão de internet fraca e insegura, por exemplo, não só prejudica seu desempenho, mas também coloca em risco dados corporativos importantes.

O que fazer para driblar a situação?

Prefira trabalhar em seus equipamentos pessoais, em vez de usar computadores públicos nos hotéis. Mantenha sempre um bom antivírus instalado no laptop, não se esquecendo de manter o sistema e os aplicativos atualizados.

Escolha bons hotéis de negócios. Leia as avaliações deixadas pelos hóspedes nos sites especializados, principalmente as que mencionam o wi-fi e a estrutura para eventos corporativos.

Mesmo contando com o wi-fi do hotel, é aconselhável ter seu próprio pacote de dados e usar sua conexão particular, ao trabalhar com dados sensíveis da empresa.

Faça backup de seus arquivos na nuvem, para manter os documentos sincronizados e acessíveis de qualquer lugar do mundo. O Google Docs, por exemplo, é um bom aplicativo para compartilhar arquivos e trabalhar remotamente em equipe.

A solidão no trabalho remoto

Na verdade, dependendo da pessoa, esse aspecto pode ser tanto positivo quanto negativo. Enquanto alguns acreditam que a presença física da equipe melhora seu rendimento, outros são mais produtivos quando trabalham sozinhos.

No entanto, quando se está longe de casa, é natural sentir falta do convívio com os colegas, das conversas descontraídas e da cervejinha depois do expediente. Com o astral em baixa, o desânimo se instala e a produtividade é afetada.

O que fazer para driblar a situação?

Certamente, você vai fazer novas amizades em seu destino e poderá convidar e ser convidado para uma happy hour, para jantares e eventos com os novos colegas. Fique de olho nas diferenças culturais e em hábitos que não são como os nossos. Algumas atitudes que encaramos com naturalidade no Brasil podem não ser bem vistas lá fora. Seja pontual, respeite o espaço e a privacidade dos colegas, não fale muito alto, prefira o aperto de mão aos dois beijinhos e coisas assim.

No hotel, seja gentil com o garçom e com todos os membros do staff. Puxe conversa, mas não faça perguntas embaraçosas nem force intimidades.

Organize a agenda de modo a ter horas de folga para conhecer a cidade, passear nos parques, conhecer pessoas. Os idosos que gostam de passar horas sentados nos jardins vão gostar muito de contar a história da cidade e dar informações que só os locais conhecem.

Outra boa maneira de se familiarizar com os hábitos locais é experimentar viver como eles: vá aos mercados e supermercados, ande de transporte público, prove a comida, frequente os lugares menos turísticos, onde os moradores vão.

Use e abuse de aplicativos de chat com câmera, como o Whatsapp, o Messenger e o Skype para conversar com os amigos e familiares no Brasil. Ouvir a voz e ver o rosto das pessoas queridas ajuda a aliviar a solidão.

Melhor ainda: aproveite seu tempo sozinho para desfrutar da própria companhia, o que é muito saudável hoje em dia, quando as pessoas andam tão pressionadas pelas obrigações do dia a dia. Um tempo só seu, para fazer apenas o que realmente gosta, será o reforço de energia necessária para se sentir bem consigo mesmo.

Recapitulando, os desafios de trabalhar longe da empresa incluem as dificuldades de manter o foco, as falhas de organização e de planejamento, a falta de espaços adequados e a carência de suporte tecnológico. Além disso, a carga extra de responsabilidades e o sentimento de solidão, entre outros, também são fatores que afetam a atuação ideal do profissional.

No entanto, o trabalho remoto pode ser tão produtivo quanto o trabalho dentro da empresa. Há desafios sim, mas há também muitas maneiras de driblar as dificuldades e manter os níveis de produtividade, quando é necessário viajar e trabalhar remotamente.

Em qualquer tipo de viagem, o importante é manter a mente aberta e absorver todo o conhecimento e troca de experiências que serão muito enriquecedores para a sua vida pessoal e profissional, depois da volta para casa.

A leitura de nosso artigo foi bem produtiva, não foi? Então, continue a se informar sobre produtividade em viagens de negócios. Leia nosso post sobre como otimizar o tempo de espera e tirar proveito das escalas de voo!