As viagens corporativas fazem parte de uma estratégia profissional que tem como objetivo o fortalecimento da marca, o crescimento econômico e a expansão no mercado. O planejamento dessa atividade envolve várias etapas e requer muita atenção. O Relatório de Despesas de Viagem, por exemplo, é um dos processos mais importantes, pois envolve o setor financeiro, o coração da empresa.

Preparamos este guia para que você possa entender melhor o assunto e aprender a elaborar relatórios com maior eficácia. Continue a leitura e saiba como produzir um documento completo.

O Relatório de Despesas de Viagem

Estamos falando de um item fundamental para a conferência do orçamento disponível para a viagem e dos gastos realizados no trabalho remoto. Ele envolve custos com transporte, alimentação, hospedagem, deslocamentos e demais serviços indispensáveis para a execução do trabalho. É utilizado tanto para viagens pontuais quanto para recorrentes. A seguir, você vai conferir cada detalhe desse documento, acompanhe.

O que é

As despesas em viagens corporativas estão relacionadas à logística e aos gastos extras do colaborador em trânsito. Passagens aéreas, hospedagem, transporte, alimentação, inscrições em eventos, serviços e diárias entram nesse cálculo. A longo prazo, o valor investido nessa atividade representa uma boa parcela do orçamento da empresa, por isso é importante criar um planejamento financeiro específico para esse fim.

Uma das medidas para colocar esse plano em ação é o relatórios de despesa, que fornece o detalhamento das compras e dos serviços adquiridos para que o funcionário possa trabalhar com segurança, conforto e tranquilidade no destino, além de realizar a prestação de contas do trabalho realizado para a empresa.

Esse documento é fundamental para que o gestor acompanhe os investimentos e o faturamento, criando prioridades e estabelecendo metas. Com esses dados é possível mensurar o orçamento de viagens curtas, médias e longas em suas diferentes categorias: estratégica (fechar contratos ou firmar parcerias), bleisure, de incentivo e muito mais. 

Não se trata apenas de preocupações financeiras, afinal, uma base de informações consistente auxilia na tomada de decisões, na rotina da empresa, mostra oportunidades de crescimento e alerta sobre a necessidade de ajustes e cortes. Se os funcionários viajam bastante pela mesma companhia aérea, por exemplo, a empresa pode negociar melhores condições de tarifas.

Em outras palavras, o Relatório de Despesas de Viagem, também chamado de RDV, tem a função de relatar, arquivar e comprovar todos os gastos de uma determinada viagem ou de várias viagens durante um período, além de fornecer dados para a empresa encontrar soluções inteligentes para o negócio, como a Política de Viagens Corporativas.

Para os funcionários que viajam com frequência, pode-se disponibilizar apenas um relatório mensal de despesas, unindo recibos, cupons fiscais e comprovantes de despesas. Para os pontuais, indica-se um modelo padrão e um prazo de até 1 semana após o retorno. 

Para que serve

Além dos motivos citados acima, o relatório tem ainda outras vantagens. Veja alguns exemplos.

Alimentação de dados

O senso de urgência, muitas vezes, elimina algumas etapas importantes na jornada de trabalho. Estabelecer a obrigatoriedade de preencher um documento traz mais segurança e resultados positivos tanto para a empresa quanto para o colaborador. 

Por exemplo, se o viajante informar que fez uma reunião com o fornecedor, mas por pressa ou dificuldade deixou de coletar dados importante para a relação entre as duas partes, a empresa terá mais trabalho para contactar novamente o fornecedor em busca dessas informações.

Por isso, solicite o máximo de dados relevantes para o negócio. Se esse comportamento for adotado pelos demais funcionários, será possível elaborar um grande mapa colaborativo, muito útil nas tomadas de decisão.

Personalização

Os relatórios cruzam os mais diferentes tipos de dados, o que ajuda a conhecer e entender melhor as necessidades da empresa e dos clientes. Antes de tudo é preciso investigar os interesses, depois, responder a perguntas específicas e, finalmente, relacionar as informações. 

Por exemplo, entender quais os custos de um determinado projeto, os profissionais envolvidos e como os problemas existentes podem ser melhorados. A personalização otimiza o tempo e o uso dos recursos, além de melhorar o relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros.

Tempo

Utilizar um sistema para armazenar as informações coletadas é uma das melhores soluções para otimizar tempo. A busca, a análise e o resultado são processados em uma plataforma e você fará apenas a vistoria. Conferência de cartões de créditos, de agências de viagens e tickets são facilmente verificados com o auxílio da tecnologia. Se preferir, você pode cadastrar as suas consultas e realizá-las com mais rapidez e eficiência.

Praticidade

Ter fácil acesso ao balanço sobre os gastos com as últimas viagens permite a realização de diversas atividades, como a construção de gráficos personalizáveis, cruzamentos variados de dados e análises de longo prazo (semestrais e anuais).

Ou seja, quanto mais informações você coletar e segmentar, maiores serão os recursos disponíveis para mensurar os investimentos realizados com as viagens. Isso facilita muito a preparação para reuniões de última hora, brainstorming e prestação de contas.

Que tipo de informações deve ter

Dentre as informações mais importantes estão os dados da empresa, do viajante e o objetivo da viagem. Em casos de deslocamentos, por exemplo, deve-se informar a origem, o destino e os meios disponíveis. Quanto mais específico, maior será a eficácia do documento.

Vale a pena anexar a Política de Viagens Corporativas e a descrição resumida dos gastos previstos, além de um espaço para ser preenchido em caso de necessidade. Em caso de deslocamento rodoviário, o documento deve indicar os dados de quilometragem. Cupons fiscais e recibos de quaisquer serviços adquiridos também entram no cálculo.

Confira, agora, como se dá a estrutura do Relatório de Despesas de Viagem.

Objetivo da viagem

Essa informação é o norte da viagem, ela orienta os gestores, o colaborador viajante e toda a equipe qual a documentação necessária. O item deve mencionar o objetivo principal, objetivos secundários e, também, pode fazer referência a uma meta — essa será a base do planejamento.

Por exemplo, existem viagens apenas para a pesquisa de fornecedores e novos produtos, para capacitação, participação em eventos, negociações e fechamento de negócios. O objetivo deve estar explícito para justificar o investimento, garantir que o recurso aplicado seja bem administrado e, consequentemente, apresente resultados favoráveis à empresa.

Custos da viagem

É importante que tanto a empresa quanto o viajante tenham ciência da verba disponível para a viagem e os custos de cada serviço. Confira alguns exemplos.

Passagens aéreas

Dados como o nome completo do passageiro, a data de emissão do bilhete, trecho do voo (incluindo trocas e conexões, se existirem), número da reserva e o contato da agência, caso a empresa opte por um intermediário para a compra, devem ser apresentados com antecedência, de forma legível e organizada. Ter essas informações em mãos garante mais segurança para quem vai viajar e ajudam a detalhar o documento.

Hospedagem

Assim como as passagens aéreas, a estadia merece destaque. Ambos são responsáveis pelos maiores gastos da viagem, por isso, devem estar detalhados para evitar despesas desnecessárias e o mau uso dos serviços. Esses dados são essenciais para negociações com os estabelecimentos e garantia de descontos. 

Nesse tópico, é preciso detalhar o nome do hotel, a localização, a categoria do quarto, a data da emissão da reserva, as datas de check-in e check-out, o valor da diária, os serviços extras e o total da reserva, considerando as taxas referentes aos impostos da cidade, como o ISS.

Seguro viagem

Esse é um item indispensável para o passageiro/colaborador. Deve-se informar o nome da prestadora de serviço, o tipo de seguro, o detalhamento da cobertura e o valor total que o seguro cobre. Inclua o número do cartão do segurado, a data de validade, o número de contrato da apólice e demais informações relevantes.

Outros gastos

Mesmo com o melhor planejamento em mãos, é preciso considerar as eventualidades. Voos que atrasam, lanches durante a viagem, compra de algum material para uma apresentação de última hora e outras situações também devem vir especificados no relatório. Esses gastos podem ser pagos com um adiantamento de viagem ou com a política de reembolso.

Deslocamentos, traslados hotel-aeroporto, diárias de alimentação e pequenos dados do dia a dia são alguns exemplos de gastos particulares a serem descritos no documento.

A importância do Relatório de Despesas de Viagens

Toda atividade profissional deve apontar investimento e retorno. O balanço dessas duas situações indicará se essa atividade é positiva para a empresa, se carece de melhorias ou se traz prejuízos. O impacto desses gastos precisa ser mensurado e avaliado, daí vem a importância de criar um relatório de despesas de viagens. Ele traz o detalhamento necessário para criar indicativos e orientar o gestor sobre o melhor caminho a seguir.

Otimização de gastos

As aplicações financeiras precisam de uma justificativa e conferência constante, para garantir que o dinheiro está sendo utilizado de forma correta e inteligente. Dessa forma, os dados do relatório são fundamentais para ter uma visão macro sobre as despesas. Para isso, pode-se fazer o uso de planilhas e softwares a fim de digitalizar e arquivar os dados de todos os relatórios e utilizá-los para análises e estudos posteriores.

Ter todos os dados em um só local

Os gastos da viagem corporativa geram diversos documentos, como comprovantes e notas fiscais. Sem um relatório, esses itens ficam descentralizados e dificultam o trabalho de organização do orçamento. Quando você decide agrupá-los, eles podem ser categorizados e ter informações cruzadas, colaborando tanto para o arquivamento, como o levantamento de estatísticas. A concentração das informações aumenta a organização, dá mais facilidade de acesso e cria um fluxo de trabalho na equipe.

A criação do relatório

O segredo de um bom relatório é a simplicidade e uso o inteligente dos dados, levando em consideração as necessidades individuais da empresa e as demandas do mercado. Confira alguns pontos importantes para incluir no seu Relatório de Despesas de Viagem.

Defina as despesas de responsabilidade da corporação

Na Política de Viagens Corporativas deve-se indicar quais são os itens da viagem de total responsabilidade da empresa, como passagens, hospedagens, transporte, alimentação diária e outro serviços relevantes para o colaborador em trânsito. Da mesma forma, os gastos pessoais, aqueles ligados ao lazer, devem ser especificados como de responsabilidade do trabalhador.

Adote uma Política de reembolso

Para os gastos no destino, a empresa pode realizar um pagamento antecipado ou reembolsar o trabalhador posteriormente. A vantagem de pagar antes é que fica mais fácil conseguir melhores condições e descontos, mas sabemos que existem eventualidades e serviços que só podem ser pagos depois. O ideal é antecipar o máximo possível, mas para esses outros casos deve-se estabelecer uma política de reembolso, com limites, prazos e documentação necessária.

Padronize o documento

Não há como ter organização sem criar padrões. Um documento formatado de acordo com as necessidades da empresa não só agiliza como melhora os processos. Ele precisa ter um termo que obriga a apresentação de itens como recibos, notas fiscais e boletos.

Faça um modelo que não elimine informações importantes ou que repasse os dados de forma incompleta, gerando retrabalho. Por outro lado, os campos devem incluir desde itens básicos, como o nome do funcionário, motivação da viagem, número de diárias, quantidade de transfers e roteiro, até informações mais complexas, como estratégias de negociação.

Conte com empresas parceiras 

Muitas demandas podem ficar na responsabilidade da organização, mas existem serviços que são melhor geridos por empresas especializadas e terceirizadas. Agências de viagens, por exemplo, conseguem negociar melhor passagens aéreas e hospedagens, mesmo em períodos de alta temporada. Em muitos casos é possível garantir melhor economia para a viagem, com descontos, delimitação de custo médio e automatização de processos.

Como você viu, o relatório de despesas de viagens é imprescindível para a saúde financeira de uma empresa. Dada a importância das viagens de negócios, o controle sobre os gastos é mais do que uma boa gestão, trata-se de uma análise detalhada sobre os investimentos, visando melhorias. Incluir esse documento na rotina do seu negócio é unir estratégia, mensuração e dados, além de evitar prejuízos em viagens corporativas.

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