No universo corporativo, é grande o número de pessoas que viajam pelo mundo para reuniões de negócios, feiras e outros eventos. A implantação de uma política de viagens deve estar entre as prioridades de uma empresa que almeja bons resultados.

As corporações precisam investir recursos nas viagens de negócios para ampliar mercados, firmar novas parcerias, lançar produtos e serviços, apresentar projetos etc.

No entanto, sem uma política de viagens bem definida, os deslocamentos dos colaboradores podem se transformar em fonte de prejuízos, em vez de trazer benefícios para ambos os lados.

Em nome da saúde financeira da instituição, é preciso administrar os recursos envolvidos em viagens corporativas com eficiência. Por isso, queremos aprofundar o assunto e apresentar bons motivos para que você estabeleça e coloque em prática uma política de viagens bem definida. Leia e comprove os benefícios que ela trará para sua empresa.

O que é uma política de viagens?

Basicamente, é um conjunto de regras e orientações que vão guiar seus colaboradores em seus deslocamentos a serviço da empresa.

É um documento que estabelece parâmetros de procedimentos em todas as etapas de uma viagem de negócios. Tal documento deve servir de guia a membros da diretoria, altos executivos, colaboradores em geral e até a convidados corporativos, ou seja, a qualquer pessoa que esteja em viagem em nome da instituição.

Vamos ver exemplos do que pode constar nas diretrizes de uma política de viagens abrangente:

  • orientações para reservas de voos, hotéis e restaurantes;
  • recomendação dos melhores fornecedores de serviços aéreos, aluguel de carros etc.;
  • o orçamento reservado para as viagens;
  • procedimentos para minimizar custos;
  • diretrizes para elaboração do formulário de autorização de viagem;
  • preenchimento de relatórios ou planilhas de despesas;
  • normas de segurança;
  • comportamento como representante da empresa;
  • tudo o que a instituição julgar necessário para o bom andamento e o sucesso das viagens corporativas.

É importante que tais diretrizes sejam revistas periodicamente, para que permaneçam sempre atualizadas. Além disso, é fundamental que o teor da política de viagens seja amplamente divulgado para todos os envolvidos nos projetos que envolvam deslocamentos corporativos.

Quais são os motivos para a definição de uma política de viagens?

Regras claras e bem definidas trazem inúmeros benefícios, tanto para a empresa quanto para o viajante de negócios. Vamos apresentar alguns dele:

1. Redução de custos de viagens

Nas empresas em que os colaboradores viajam a negócios com frequência, o estabelecimento de diretrizes para tais deslocamentos visa, entre outros objetivos, a economia de recursos.

Por meio de tal documento, o viajante será direcionado para os fornecedores que ofereçam mais vantagens, tanto em custos quanto em qualidade de serviços.

Além disso, o colaborador já estará ciente do teto de gastos e poderá organizar a viagem visando o melhor custo-benefício.

2. Economia de tempo na organização

A preparação de uma viagem demanda um precioso tempo que poderia ser utilizado de modo mais produtivo.

É preciso pesquisar preços de voos e acomodações, comparar serviços de diferentes companhias aéreas, checar os horários de check-in em aeroportos e hotéis, calcular os intervalos de conexão, fazer reservas, pagamentos e várias outras tarefas.

Uma boa política de viagens vai direcionar a preparação e poupar o tempo do viajante. Mais do que em outra situação, em uma viagem de negócios tempo é dinheiro e não pode ser desperdiçado.

3. Planejamento mais eficiente e facilitado

Em situações de emergência, quando o tempo é curto para planejar a viagem com antecedência, um documento com diretrizes já traçadas fará toda a diferença.

Imagine, por exemplo, uma situação em que é necessário enviar rapidamente um técnico para reparar um equipamento fundamental na linha de produção em uma cidade distante.

Com orientações já definidas previamente, é possível organizar um deslocamento de última hora com rapidez e eficiência.

4. Procedimentos de viagem padronizados

É aconselhável adotar um formulário completo para solicitação e autorização de viagens, no qual constem todas as informações importantes, como o objetivo, datas e locais de hospedagem, eventos e reuniões, contatos no destino, telefones de emergência, verba disponível etc.

Tais informações serão repassadas a todos os setores envolvidos, como a chefia imediata, o departamento de Recursos Humanos, a área financeira e outros.

Isso é válido tanto para a otimização dos recursos envolvidos quanto para a segurança do colaborador em sua ausência da empresa.

5. Simplificação dos processos

Já imaginou se a cada viagem o colaborador tiver que pesquisar, comparar preços, escolher a companhia aérea e o hotel, fazer contas para saber se o aluguel do carro cabe no orçamento e tomar outras decisões assim? Organizar uma viagem de negócios ou de férias é um processo demorado e não exatamente simples.

A política de viagens vai determinar que fornecedores serão priorizados, uma vez que a empresa já terá negociado previamente os melhores preços de aéreas, cadeias de hotéis, transportadoras e outros prestadores de serviço. Isto simplifica, e muito, os processos necessários para a viagem.

6. Conforto para o colaborador e sucesso para os negócios

Quem viaja a negócios precisa viajar com conforto e qualidade. Não é admissível que um colaborador perca um negócio por problemas que poderiam ser previstos e contornados anteriormente.

Uma noite mal dormida por causa de uma cama desconfortável ou um quarto muito quente pode comprometer a performance na reunião com o cliente na manhã seguinte. Isso seria inaceitável.

Uma política de viagens que se preocupe com o conforto do colaborador será a base para o sucesso do projeto.

7. Segurança para o empregado e para a empresa

Outro item que precisa ser estabelecido claramente na política de viagens é o que diz respeito à segurança, tanto a do empregado quanto a dos equipamentos e documentos corporativos sob sua responsabilidade.

A cobertura de um seguro-viagem, comportamentos adequados em culturas diferentes, a guarda de valores em cofres, tudo isso contribui para prevenir prejuízos e até eventuais processos na justiça por acidentes de trabalho. Portanto, orientações de segurança devem ser bem definidas.

8. Atribuição mais justa das responsabilidades

A política de viagens da empresa vai favorecer uma distribuição mais igualitária das tarefas, evitando sobrecarregar determinados setores da companhia.

Sem um documento para fornecer diretrizes, a organização dos deslocamentos corporativos acaba ficando a cargo ou da assessoria, ou do setor de Recursos Humanos ou ainda do Financeiro. Isso pode ocasionar conflitos e prejudicar o andamento de outras tarefas do departamento.

Quando cada elemento envolvido conhece seu papel e assume suas responsabilidades, a incidência de erros e divergências é minimizada.

9. Menos burocracia na prestação de contas

Uma viagem de negócios, inevitavelmente, vai exigir processos burocráticos de prestação de contas, preenchimento de relatórios e planilhas de despesas, apresentação de recibos, notas fiscais etc.

A necessidade de lidar com toda essa burocracia rouba do viajante um tempo que poderia ser aproveitado se dedicando ao cliente, ou até mesmo descansando depois da reunião de negócios.

Então, as diretrizes claras para relatar despesas, bem como a definição dos métodos de reembolso ou do cartão corporativo, vão contribuir para maior agilidade e facilidade no momento da prestação de contas.

10. Formação de um banco de dados

Ao seguir os procedimentos determinados na política de viagens, o colaborador fornece dados importantes que servirão, por exemplo, para:

  • aprimorar os processos;
  • facilitar tomada de decisões quanto a viagens futuras;
  • conduzir negociações de descontos e melhores tarifas junto aos fornecedores de serviços;
  • analisar os gastos e traçar estratégias para reduzir custos de viagem;
  • identificar aspectos a serem aprimorados;
  • estabelecer orçamentos de viagem mais adequados;
  • manter a política de viagens sempre atualizada.

11. Garantia de funcionamento da empresa no período da viagem

A ausência de um ou mais membros da equipe pode ter reflexos negativos no bom andamento do trabalho dentro da empresa. É preciso ter critérios bem estabelecidos para a autorização de viagens, e assim evitar prejuízos pela falta de empregados.

A política de viagens também pode determinar quantos funcionários serão autorizados a se ausentar ao mesmo tempo, por quantos dias, como sua falta será coberta ou quem se encarregará de suas tarefas nesse período.

12. Aproveitamento de descontos e vantagens indiretas

Um exemplo de vantagem indireta para quem viaja com frequência são os programas de fidelidade das companhias aéreas. O passageiro acumula pontos conforme o trecho voado, que poderão ser trocados por bilhetes aéreos, diárias de hotel, descontos em aluguel de carros e outras vantagens.

Considerando isso, a política de viagens corporativas pode determinar a preferência pela companhia aérea que ofereça o melhor programa de fidelidade e, assim, reduzir custos significativos.

Da mesma maneira, as principais cadeias de hotéis e locadoras de veículos também oferecem descontos e benefícios para clientes fiéis. A companhia precisa estabelecer diretrizes para que vantagens desse tipo não sejam desperdiçadas.

Como você já viu, os motivos para sua organização estabelecer uma política de viagens são consideráveis. Já listamos doze deles e a lista poderia continuar.

No entanto, há fatores primordiais a observar, para que as diretrizes traçadas sejam relevantes e adequadas à realidade da empresa. É isso que queremos abordar agora.

O que considerar ao estabelecer uma política de viagens?

Existem alguns pontos que devem ser considerados quando cogitamos estabelecer uma política de viagens em uma empresa.

Para te ajudar, vamos propor as considerações mais comuns que devem ser feitas, de forma que, você possa identificar os mais próximos à realidade da sua organização e com isso, facilitar o seu processo de decisão.

As demandas da empresa

Cada instituição é única e apresenta diferentes demandas. Uma política de viagens adequada a uma grande corporação pode não servir a uma pequena ou média empresa, pois suas necessidades não são as mesmas. O que funciona para algumas pode não funcionar para outras.

É válido trocar ideias com quem já implantou uma política própria, pesquisar ou buscar modelos de documentos na internet, mas tendo sempre em mente o perfil de sua própria organização. Um diálogo aberto com os departamentos e colaboradores envolvidos será fundamental para redigir diretrizes adequadas à sua realidade.

As dimensões da empresa

É preciso levar em conta as limitações da organização, ao determinar diretrizes. Análise, também, suas perspectivas de crescimento e expansão de atividades para além das fronteiras geográficas da matriz, o que pode exigir mais deslocamentos futuros.

Uma política de viagens precisa ser abrangente e bem definida, mas poderá ser um empecilho, caso desconsidere os limites logísticos, financeiros e de recursos humanos. Pense nisso, para não engessar processos, em vez de facilitá-los.

A imagem que a empresa quer transmitir

Quem viaja a negócios representa a imagem da empresa. Por isso, não é aceitável que seu colaborador apareça cansado, frustrado e estressado pela sobrecarga de trabalho, ao encontrar seu cliente. A impressão que você quer que ele passe é de uma empresa dinâmica e eficiente, e não o contrário, não é mesmo?

Então, pense bem antes de fixar um limite muito baixo para deslocamentos, diárias de hotel ou para refeições, por exemplo. Leve em consideração o conforto do viajante, para que a firma seja bem representada por meio dele.

A flexibilidade e adequação ao perfil da empresa

Uma viagem de férias pode ser planejada com muita antecedência, pois você sabe em que mês estará de folga. O ideal é que as viagens de negócios também sejam organizadas bem antes do evento.

No entanto, dependendo do ramo de negócios, alguns deslocamentos precisam ser decididos de última hora, como é o caso de uma companhia de assistência técnica, por exemplo.

Seu cliente não vai esperar semanas pelo conserto do equipamento só porque a política de viagens de sua empresa determina autorizações com 30 dias de antecedência.

Então, a adequação das diretrizes ao perfil da empresa e uma boa dose de flexibilidade são aconselháveis.

Um orçamento realista

Parte essencial da política de viagens, um orçamento mal elaborado pode se tornar fonte de prejuízos, em vez de trazer economia.

Por isso, é fundamental estabelecer limites para as despesas de deslocamentos, acomodação, alimentação, jantares de negócios com clientes e todos os custos envolvidos na viagem.

Os métodos e prazos de reembolso de despesas também devem constar do documento. Para facilitar essa parte, muitas empresas adotam cartões corporativos, que já vem com um limite de crédito determinado para os gastos do colaborador.

Para concluir, reconhecemos que a elaboração de uma boa política de viagens que realmente funcione é um desafio para os gestores. Há vários aspectos a serem considerados e as diretrizes precisam ser muito bem definidas para que o instrumento seja um facilitador e não um obstáculo no planejamento dos deslocamentos a trabalho.

Você leu o nosso artigo e agora está ciente da importância de encarar esse desafio de frente, para o bem da saúde financeira da empresa, garantindo o sucesso das viagens corporativas. Bons motivos não faltam!

Em nosso blog, temos muitas informações sobre viagens e outros assuntos pertinentes. Aproveite para ler, também, nosso artigo sobre o caminho do sucesso nas viagens corporativas. Você vai gostar!