Escolher um hotel para uma viagem de negócios requer muita atenção. Assim como os demais aspectos de uma viagem, o tipo de hospedagem precisa oferecer conforto e estrutura necessária para que o colaborador possa exercer o seu trabalho com segurança e eficiência.

O planejamento envolve desde a categoria do hotel, até a localização e vantagens oferecidas pela acomodação. Então, se você precisa de ajuda na busca de hotéis, acompanhe este conteúdo e tire todas as suas dúvidas.

1. Faça um bom planejamento

O primeiro passo é definir o objetivo da viagem: negócios. É com base nesse objetivo que todas as outras atividades serão pensadas. Em seguida, é preciso avaliar qual o orçamento disponível da empresa e, a partir disso, definir o itinerário, reservas e despesas para a viagem corporativa. Esse levantamento deve levar em conta algumas perguntas importantes.

  • Quantos dias serão necessários?
  • Qual o valor das passagens aéreas para o destino?
  • Qual a média da diária dos hotéis?

As informações mais básicas que aparecem na busca de hotéis são: categoria, tipo de cama, ducha, conexão Wi-Fi, mesa para computador, vaga na garagem, café da manhã e artigos pessoais.

Os serviços variam de acordo com cada hotel, portanto liste aqueles que são mais importantes para a viagem e use-os como filtros para avaliar as opções de hospedagem.

Informe-se bem e tire todas as dúvidas

Mesmo que apresente as características necessárias, entre em contato com o estabelecimento para pedir mais detalhes e tirar dúvidas, a fim de evitar constrangimentos e imprevistos.

Por exemplo, mesmo que o hotel informe que tem Wi-Fi liberado, é preciso saber se o sinal funciona em toda a hospedaria ou apenas na área comum. O café da manhã pode ser completo, mas com restrição de horário que não se encaixa com as necessidades do viajante, entre outros itens.

E além de pesquisar informações na internet e em contato com o local, vale checar a reputação do hotel. Consulte comentários nas redes sociais do estabelecimento e em sites de avaliação do serviço, como TripAdvisor, Booking e Reclame Aqui. Todos esses fatores ajudam a realizar uma boa escolha, com otimização dos recursos.

2. Pesquise com antecedência

O planejamento já indica que a consulta deve ser realizada antes do período da viagem, mas qual o período ideal para pesquisar as opções? A resposta é simples: quanto mais antecedência, melhor.

Isso porque você terá mais tempo para ver as opções, cotar valores, verificar disponibilidade e caso aconteça algum imprevisto, também terá tempo hábil para realizar a mudança de hotel.

Sazonalidade turística

É importante que na sua busca de hotéis, veja se o período está na alta ou baixa estação, com base no período da data da viagem. Depois consulte se há algum grande evento ou feriado local no período.

Se a resposta for sim para algum desses itens, saiba que os valores geralmente seguem as tarifas de alta estação. Porém, com antecedência e de acordo com o número de hóspedes é possível negociar com o estabelecimento.

3. Escolha um hotel corporativo

É importante lembrar a principal função de um hotel é oferecer uma acomodação confortável, segura e prática. Mas apesar disso, a estrutura também deve atender a demanda. Existem hotéis e resorts voltados para o lazer e outros para o turismo de negócios.

Como esses dois perfis de viagem tem objetivos bem diferentes, opte por aquele que mais satisfaz às suas necessidades.

Um resort ou hotel em área turística tem boa estrutura e várias opções de entretenimento, como piscina, aulas de dança, área infantil, jogos e salas de ginástica.

Para quem está de férias, aproveitando um feriadão ou mesmo viajando a lazer são ótimas opções. Mas para quem viaja a trabalho esses itens não são úteis e podem atrapalhar a concentração caso haja muito barulho.

Já os hotéis corporativos são direcionados para o público que tem como rotina trabalho, visitas a clientes, congressos, feiras, reuniões, refeições e descanso.

Mas o que deve-se esperar de um bom hotel de negócios? Em resumo, conforto, segurança e comodidades para quem trabalha em trânsito. Mas existem outras características que devem ser levadas em consideração:

  • como parcerias e programas de recompensas,
  • responsabilidade social e ecológica,
  • flexibilidade de horário para alimentação e
  • check-in e check-out, restaurante,
  • salas de reunião,
  • auditórios e
  • um serviço de concierge eficiente.

Serviços extras

Eventos formais e encontros com fornecedores e clientes exigem que o funcionário preze pelo marketing pessoal. O respeito à cultura local, as regras de etiqueta e o cuidado com a aparência são fundamentais. O viajante de negócios precisa estar vestido de forma impecável : a roupa deve estar limpa e bem passada.

Portanto verifique se o hotel oferece serviço de lavanderia ou se há um ferro de passar roupas no quarto.

A tecnologia também é um fator importante. Informe-se sobre a conexão da internet e se há um serviço de mensagens. Mesmo estando conectado a maior parte de tempo, você pode ficar sem bateria e caso alguém da sede da empresa queira entrar em contato com você, o hotel pode receber o recado e garantir que você seja comunicado o quanto antes.

Outro serviço que pode ser muito útil em uma viagem a trabalho é a presença de um caixa automático dentro do hotel ou nas proximidades. Mesmo que você seja prevenido, pode precisar de uma quantia a mais.

Algumas despesas só podem ser pagas em espécie e quando se trata de uma viagem internacional, economizar tempo em bancos e casas de câmbio é fundamental.

4. Seja criterioso com a localização

Os compromissos de trabalho exigem pontualidade e produtividade. Você pode alcançar esses objetivos realizando uma boa escolha de localização da hospedagem. Hotéis corporativos geralmente estão na zona empresarial e próximos dos centros de convenções, o que já diminui o tempo de trânsito em comparação a hotéis localizados na área turística da cidade.

Mas caso o seu compromisso seja para um endereço específico, preze em sua busca de hotéis, por hospedarias próximas para evitar atrasos.

Mas além da pontualidade, a escolha do hotel também influencia na economia da viagem e na prestação de contas. Por mais que o hotel possa cobrar tarifas mais atrativas, se ele for mal localizado as despesas com transporte serão maiores e você terá que justificá-las no relatório da viagem ao retornar ao trabalho.

Há um custo estipulado pela empresa para cada dia, voltado para serviços como táxi e aluguel de carro. Caso queira economizar, antes de fechar negócio faça uma análise para saber se o hotel mais barato e mais distante compensa o valor do deslocamento.

5. Atente-se aos horários de check-in e check-out

Por questão de organização, os hotéis seguem horários rígidos para entrada e saída de hóspedes. Quem viaja a lazer tem maior disponibilidade de tempo e pode esperar ou até passear pela cidade enquanto não chega o horário de check-in.

Mas quem viaja a trabalho precisa seguir uma agenda de compromissos e muitas vezes chega bem cedo e costuma sair mais tarde do que os horários padrões da hotelaria. Como resolver esse problema e otimizar o seu tempo no destino?

Os hotéis corporativos já conhecem essa necessidade e oferecem horários mais flexíveis para atender à demanda. Mas caso opte por um hotel comum verifique se existe a possibilidade de fazer o check-in mais cedo e o check-out mais tarde. Explique como funciona a sua rotina de trabalho e peça um atendimento personalizado.

Empresas que são bem recebidas costumam fidelizar os hotéis que oferecem esse tipo de serviço. Se for o caso, peça ao setor administrativo da sua empresa para entrar em contato com o estabelecimento para negociar os horários.

6. Confira se há cancelamento gratuito

Assim como acontece na compra de passagem aérea, as tarifas menores de hotéis geralmente não permitem o cancelamento gratuito de reservas. Caso seja necessário cancelar ou mesmo mudar a data da hospedagem, o hotel pode cobrar uma taxa, o que compromete a economia da viagem.

No mundo corporativo, o cancelamento gratuito é extremamente importante, porque mudanças de planos são comuns.

Se o cliente adia uma reunião ou a data de um evento sofre alteração, todo o planejamento precisa ser remanejado. E caso não haja reembolso total do valor pago ao hotel ou o mesmo não ofereça o cancelamento gratuito, a empresa terá prejuízo financeiro.

Para evitar esse acontecimento, preze por hotéis que tenham cancelamento gratuito ou selecione a tarifa mais alta, que tenha reembolso total ou parcial.

7. Verifique a segurança do estabelecimento

Um viajante de negócios carrega muita responsabilidade. Além de representar, formalmente, a empresa em que trabalho, ele utiliza tecnologias que têm custo alto e exigem maior segurança.

A bagagem merece cuidados ainda no aeroporto: tablets, notebooks, smartphones e demais aparelhos de valor devem ser levados com cuidado para não danificá-los nem correrem o risco de serem extraviados.

E com a hospedagem não seria diferente, o cuidado persiste. Como o colaborador passa a maior parte do tempo longe do hotel, o estabelecimento precisa oferecer segurança para que ele guarde seus equipamentos, contratos e documentos importantes.

Portanto, certifique-se de que há um cofre no quarto e que ele funcione perfeitamente.

Lembre-se: em casos de assaltos ou acidentes durante uma viagem corporativa, é possível pedir ressarcimento ou indenizações trabalhistas. Então verifique bem a segurança antes de fazer a reserva.

8. Considere os serviços oferecidos

No processo de busca de hotéis para suas viagens, é importante você estabelecer quais serviços oferecidos você realmente precisa. Isso vai servir de ajuda para que não passe por dificuldades durante toda a sua viagem corporativa.

Café da manhã

Quem está de férias pode dormir até mais tarde e tomar café no limite do horário estabelecido, mas quem viaja a trabalho precisa iniciar as suas atividades o quanto antes possível. Não é possível esperar até 9 horas, por exemplo.

O ideal é tomar café bem cedo e em seguida deslocar-se para os seus compromissos, que inicia por volta de 8 horas. Além disso, é importante que haja uma variedade no cardápio para que ele não perca muito tempo pedido itens a la carte.

Informe-se sobre o horário do café da manhã, as opções mais comuns e até a possibilidade de fazer a refeição no quarto, caso necessário. Esteja bem alimentado para começar o dia bem e ter mais produtividade no seu trabalho.

Restaurantes

O viajante de negócios não tem tempo para procurar por bons restaurantes, o ideal é que faça suas refeições no próprio hotel ou nas proximidades. Para otimizar o tempo, opte por hotéis que tenham seus próprios restaurantes, de preferência com serviço de copa que sirva no quarto durante 24 h.

Essa comodidade é essencial para quem chega de outro país, com fuso horário diferente. Outro ponto positivo são quartos que oferecem uma pequena cozinha, micro-ondas, frigobar e cafeteira elétrica.

Espaços para negócios

Quando o evento acontece no próprio hotel não é preciso preocupar-se com esse item, mas na maioria das vezes, o deslocamento é necessário e você também pode precisar realizar alguma rotina de trabalho no hotel.

Salas de reuniões, estrutura para videoconferência e coworkings são essenciais para quem viaja a trabalho. Além disso, o quarto também deve oferecer uma mesa e poltrona adequada para o uso voltado para o trabalho remoto.

Facilidades para o hóspede

A acomodação também precisa atender a alguns requisitos: o quarto deve ser limpo, arejado e, se possível, com isolamento acústico. A cama e lençóis devem ser confortáveis, enquanto o banheiro, precisa ter uma ducha generosa ou uma banheira para relaxar. Já na área da comunicação, um bom concierge faz toda a diferença na busca por serviços e localizações.

Outra comodidade que ajuda bastante é o serviço de guarda de bagagens. Muitas vezes os deslocamentos acontecem durante o dia e quando o colaborador retorna ao hotel, apenas realiza o check-out para ir ao aeroporto. Nesse caso, não é interessante ir para todos os compromissos com a bagagem.

O ideal é já deixar a mala pronta para economizar tempo na saída do hotel. Então se o estabelecimento permite guardar a bagagem, essa opção é a mais recomendada.

Um item que normalmente não é levado em consideração, mas que tem a sua importância, são os espaços de relaxamento. Depois de um dia de trabalho, contar com uma sauna ou serviço de massagem pode ajudar no descanso e na preparação para o dia seguinte. Até hotéis com áreas verdes ajudam com a sensação de relaxamento

Agora que você chegou até aqui, já sabe que com esses cuidados na busca de hotéis, suas viagens corporativas serão mais organizadas, confortáveis e com melhores resultados. Siga essas sugestões ou sugira os itens que mais gostou para o setor responsável pela gestão das viagens.

E para tornar o seu trabalho remoto ainda mais produtivo, descubra como garantir o ROI de viagens corporativas.