As viagens corporativas são uma parte muito importante do orçamento de organizações que, frequentemente, precisam enviar seus colaboradores para reuniões estratégicas com clientes e potenciais investidores, projetos de campo ou eventos do setor (como congressos e seminários), entre outras atividades.

Por isso, é fundamental saber calcular custo de viagem corporativa com o máximo de precisão possível.

O objetivo principal é evitar gastos extras desnecessários e até diminuir as despesas com esse tipo de deslocamento, a fim de reduzir o impacto no orçamento da empresa.

Para ajudar você a aprender como fazer essa conta fechar, preparamos este post com 8 sugestões simples que podem ser facilmente seguidas no seu dia a dia para auxiliar no cálculo dos custos de uma viagem corporativa. Vamos lá?

1. Liste os custos básicos da viagem

O primeiro passo para calcular custo de viagem corporativa é fazer uma checklist completa com todos os itens básicos necessários para que a viagem seja realizada com tranquilidade e segurança para o seu funcionário.

Veja a seguir um exemplo desse tipo de lista:

  • passagens aéreas;
  • hospedagem;
  • traslados entre aeroporto e hotel e entre a hospedagem e os locais de trabalho;
  • alimentação;
  • telefonia;
  • seguro de viagem.

1.1. Passagens aéreas

Depois de concluir essa lista, é hora de começar a executar as demandas. A sugestão é iniciar pela compra dos bilhetes aéreos, que costumam ser um dos pontos que pesam no orçamento.

Converse com os seus fornecedores e prestadores de serviço parceiros sobre as suas necessidades e tente negociar preços econômicos, principalmente se for adquirir pacotes para mais de uma viagem.

1.2. Hospedagem

Pesquise também as tarifas com melhor custo-benefício nos hotéis, de preferência aqueles que tenham localização privilegiada em relação aos lugares para onde o colaborador terá que se deslocar durante os dias de trabalho em viagem.

Combine com a gerência da hospedagem os horários de check-in e de check-out adequados para os hóspedes enviados pela empresa.

Se isso não for possível e o hotel cobrar diárias a mais ou tarifas extras, considere esse gasto adicional no orçamento da viagem para evitar surpresas desagradáveis.

Afinal, se o seu funcionário chegar à hospedagem e a reservar tiver sido cancelada por não comparecimento, isso pode atrapalhar todo o andamento dos compromissos agendados.

1.3. Traslados entre aeroporto e hotel e até os locais de trabalho

Faça ainda as cotações de aluguel de carros, tarifas de táxis ou veículos executivos, entre outras formas de transporte.

Tudo deve ser pensado para que o viajante possa se locomover entre o terminal aeroviário e o hotel e até os locais onde terá que comparecer para realizar as atividades em nome da empresa.

Se optar por locar um veículo, dê preferência para marcas com atuação nacional e, antes de fechar a reserva, verifique a tabela de preços dos diversos modelos de carros. Para os táxis, você pode obter estimativas dos valores das corridas por meio de aplicativos e calculadoras online.

1.4. Alimentação

Não se esqueça também de fazer uma previsão dos valores diários que serão gastos pelo funcionário com alimentação. Se possível, procure firmar parcerias com redes de restaurantes para obter descontos e outras vantagens.

1.5. Telefonia

Esse é um item igualmente importante, já que o colaborador em viagem vai precisar se comunicar com a sede da organização e também com clientes, parceiros e colegas no destino visitado.

1.6. Seguro de viagem

Seja em viagens nacionais ou internacionais, o seguro é um item que não pode faltar no planejamento. Com ele, o funcionário e a empresa ficam resguardados caso ocorra algum imprevisto.

A seguradora paga uma indenização, como reembolso, para a cobertura de despesas médicas geradas por acidentes ou situações de risco durante a viagem, por exemplo. Claro, essas ocorrências precisam estar previstas no contrato firmado com a seguradora.

2. Faça todo o planejamento com antecedência

Mesmo na correria do mundo corporativo, um bom planejamento para uma viagem deve começar com o máximo de antecedência possível. Claro que, em algumas situações, a necessidade do deslocamento pode surgir em cima da hora, mas esses casos costumam ser exceção.

Só com um bom prazo você vai ter tempo suficiente para estimar os custos de forma acertada e se programar para arcar com todas as despesas. Também vai poder negociar tarifas mais baratas, gerando uma economia para a empresa.

3. Defina uma política interna para as viagens corporativas

Para fazer esse trabalho de organização e cálculo dos custos, antes de tudo é preciso criar na empresa uma política clara de viagens corporativas.

São as diretrizes definidas que vão nortear os gastos com os deslocamentos dos colaboradores. Com um orçamento estabelecido para cada item, vai ficar muito mais fácil controlar e calcular cada detalhe.

Mas também é importante que essa política seja revisada com frequência, pois a dinâmica no meio corporativo muda rapidamente (em especial no que diz respeito às finanças), assim como as tarifas pagas em passagens aéreas, hospedagens, transportes locais, entre outros itens.

Em períodos de crise econômica, por exemplo, esse cuidado é essencial para garantir que a sua companhia consiga reduzir os gastos com viagens. Mas como criar uma política ajustada ao seu negócio? Confira algumas sugestões!

3.1. Converse com os colaboradores

Ninguém melhor do que o seu funcionário que está sempre viajando para compartilhar as impressões sobre esse serviço, esclarecendo o que funciona e o que não funciona em uma política de viagens.

Dessa forma, será possível conhecer as principais demandas e limitações de cada setor da empresa e do viajante. Leve em consideração também o parecer de outros setores do negócio.

3.2. Pense na cultura da empresa

A política de viagens corporativas, como qualquer outra, deve estar adequada e em sintonia com a cultura da organização. É preciso sempre levar em conta como os fundadores e os principais executivos da companhia pensam o próprio empreendimento e fazem suas negociações.

Na hora de elaborar o documento, também é necessário analisar o cotidiano da corporação e dos seus colaboradores, levando em consideração quais são as principais demandas e a situação financeira.

O importante é que essa política seja o mais transparente possível para os viajantes. Assim, eles estarão mais alinhados com os princípios da empresa e poderão ajudar a economizar nos gastos.

3.3. Mantenha a flexibilidade

Como já dissemos, é imprescindível criar uma política de viagens que seja bem clara e definida. Mas, ao mesmo tempo, ela deve sempre ser atualizada, adaptando-se às novas tendências do mercado.

3.4. Acompanhe o desempenho da política

Uma boa ferramenta para verificar a eficácia da política de viagens são os relatórios mensais.

A partir das metas previamente estabelecidas, esses documentos permitem observar a evolução dos negócios da empresa, a redução de gastos, bem como a percepção da qualidade dos serviços e da satisfação dos viajantes.

Por meio da análise dos relatórios, será possível saber o que deve ser modificado e aperfeiçoado na organização das viagens.

3.5. Capacite o seu quadro de funcionários

As diretrizes pensadas pela direção da empresa só vão funcionar se todos os colaboradores conhecerem a fundo a política de viagens corporativas — principalmente os que viajam com mais frequência.

Dessa forma, eles estarão alinhados com o que é e o que não é permitido. Portanto, vale a pena investir tempo e dinheiro em treinamentos para os viajantes, a fim de prepará-los melhor para os deslocamentos. Poderão ser abordados também temas como a cultura e os costumes típicos do local a ser visitado.

3.6. Forme um grupo interno de discussão

Reúna alguns gestores e colaboradores envolvidos no planejamento e realização dos deslocamentos a negócios para avaliar, constantemente, o desempenho dos fornecedores e prestadores de serviços contratados pela empresa (redes de hotéis e restaurantes, companhias aéreas, agências de viagem, locadoras de veículos, entre outros).

4. Crie uma ferramenta de controle das despesas

Além de fazer um planejamento com antecedência para ter uma estimativa dos gastos com as viagens corporativas, é necessário também acompanhar e controlar de perto essas despesas. Para isso, conte com planilhas que devem ser alimentadas com os dados dos deslocamentos e elabore relatórios mensais.

Esses documentos fornecem um panorama mais preciso de como o orçamento vem sendo gasto, se algo saiu de sintonia com a política e precisa ser reajustado.

Com base nas informações fornecidas pelas planilhas e relatórios, você vai ser capaz de melhorar sua tomada de decisão em relação aos investimentos destinados às viagens corporativas.

5. Estime possíveis gastos extras

Por melhor que seja o seu planejamento para as viagens corporativas da sua empresa, imprevistos acontecem com qualquer um e a qualquer momento.

É difícil prever o que pode dar errado, mas é possível se antecipar a alguns problemas estimando eventuais despesas adicionais e destinando uma parte do orçamento para isso. Carro quebrado e voos atrasados, por exemplo, podem acarretar custos extras com a contratação de um outro transporte para levar o funcionário ao destino.

Isso é muito importante para evitar que seus colaboradores, longe de casa e da empresa, passem por algum tipo de aperto e não tenham amparo. Caso não haja nenhum problema, basta orientar o funcionário a devolver o valor para a empresa na hora da prestação de contas.

6. Elabore um cronograma das viagens regulares da empresa

Definir um cronograma com o número de viagens que a companhia banca por mês, por exemplo, é outra ferramenta que ajuda a controlar os gastos com os deslocamentos. Ter em vista as próximas saídas de colaboradores facilita a tarefa do planejamento.

Afinal, quanto mais antecedência, maiores as chances de negociar boas tarifas e conseguir reduzir significativamente as despesas e otimizar a utilização dos recursos.

Portanto, inclua na sua rotina a elaboração desse cronograma, tentando fazer uma previsão das viagens ao longo do ano e atualizando ou inserindo novos dados todo mês.

Outra estratégia que costuma funcionar é negociar as viagens em combos, já que os fornecedores oferecem tarifas e condições especiais para quem compra em larga escala.

7. Lembre-se de incluir os reembolsos no orçamento

Outro aspecto que influencia bastante no orçamento das viagens corporativas são os reembolsos que precisam ser pagos pela empresa aos colaboradores na prestação de contas após o retorno. Deixar isso de lado no planejamento pode representar um enorme gargalo para as finanças da organização.

Para evitar que uma parte dos seus recursos seja desperdiçada ou mal aplicada, comece definindo na sua política de viagens, de forma clara e objetiva, como esse assunto será tratado. Lembre-se também de alinhar as informações com os funcionários.

Crie uma diretriz que determine os tipos de gastos que serão reembolsados e um teto máximo para ressarcir os viajantes. Assim, seu colaborador vai estar ciente de que, ao exceder os limites estabelecidos, ele próprio vai ter que arcar com as despesas.

Vale também investir em tecnologia, adotando softwares de gestão de reembolsos que vão facilitar — e muito — o processo de controle do reembolso, agilizando e dando mais confiabilidade aos dados.

8. Busque parcerias com agências de viagem

Nem sempre as empresas contam com um setor específico para organizar viagens corporativas ou conseguem designar um funcionário para fazer todo esse planejamento.

Nesses casos, é possível destinar um recurso para a contratação de uma agência, de preferência uma especialista nesse tipo de deslocamento.

Ao fazer essa opção, a responsabilidade pela organização dessas demandas ficará por conta de um profissional da área de turismo, especializado e com vasta experiência em viagens empresariais.

Após se reunir com a gestão do seu negócio para o alinhamento das demandas e necessidades da corporação, o agente poderá organizar os deslocamentos de forma a otimizar recursos e diminuir os gastos.

Você viu que com um bom planejamento, alinhamento com a equipe, formação de parcerias estratégicas e utilização de ferramentas de controle fica mais fácil organizar e calcular custo de viagem corporativa, não é mesmo?

Dessa forma, também será possível economizar bastante na hora de enviar um representante para se reunir com um cliente novo, cuidar da expansão do negócio para outras regiões ou fechar um contrato importante.

Calcular custo de viagem

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