Com a rotina corrida do trabalho, os imprevistos e os compromissos que aparecem sem aviso prévio, é muito comum ter que organizar uma viagem de última hora, não é mesmo? Nesses momentos, surgem diversas preocupações relacionadas à compra das passagens, reserva dos hotéis, características do local que vamos visitar e arrumação das malas.

Mas não é preciso se desesperar! Com um pouco de calma, é possível planejar bem o que deve ser feito e providenciado nesse período e resolver tudo de maneira mais rápida e tranquila.

Para ajudar nesse processo, preparamos este post com tudo o que você precisa saber ao organizar uma viagem de última hora de forma eficiente e com qualidade. Confira!

Compre as passagens pela internet

A compra das passagens é uma das primeiras providências que devem ser tomadas quando descobrimos que faremos uma viagem. Esse momento é decisivo para escolher o horário do voo, as eventuais escalas, os meios de transporte necessários para ir do aeroporto até o hotel etc. Ou seja, essa é uma decisão que vai definir grande parte da nossa viagem.

Para adquirir as passagens de forma rápida e segura, o mais indicado é realizar a compra nos sites das próprias companhias aéreas. Lá, você vai encontrar informações sobre o preço dos bilhetes de ida e volta, os horários de voo disponíveis, as promoções, as regras para o despacho de bagagens e os serviços que a empresa oferece, como convênios com hotéis e ônibus para o transporte até o aeroporto.

Depois de entrar nos sites, basta escolher o horário e a companhia que mais se encaixa no seu perfil e realizar a compra online. Não se esqueça de planejar bem a sua agenda no dia do voo, pois, normalmente, é preciso chegar ao aeroporto escolhido com algumas horas de antecedência a fim de evitar estresse e correria no momento do embarque.

Utilize milhas para economizar no valor da passagem

É comum que a compra de passagens de última hora implique em pagar um pouco mais caro do que se pagaria em uma compra feita com antecedência. Por isso, uma boa ideia para economizar nesse momento é fazer uso de programas de milhas.

Esses programas são mantidos pela maioria das companhias aéreas e consistem no acúmulo de milhas — em forma de pontos ou créditos — a cada vez que um voo é realizado por essas empresas. Também é possível acumular as milhas quando o cliente compra produtos e serviços de estabelecimentos parceiros, como lojas e restaurantes.

Ao juntar determinada quantidade desses pontos, o cliente pode trocá-los pelo valor total ou parcial de passagens aéreas com destinos nacionais ou internacionais, o que é de grande ajuda para diminuir os custos de uma viagem de última hora.

Para conseguir usufruir dos benefícios desse tipo de promoção e conhecer mais sobre o regulamento estabelecido por cada empresa, basta se cadastrar no site das companhias aéreas. É criada uma espécie de conta e as milhas são depositadas a cada vez que você faz uma compra ou adquire um serviço ou produto. Na hora de utilizar seus pontos, é preciso apenas apresentar esse número da inscrição ao reservar um voo ou fazer o check-in online.

Procure hotéis com bom custo-benefício

A escolha de uma boa hospedagem é essencial para garantir que a viagem vai ser tranquila e que você vai ter um espaço confortável e seguro para descansar depois dos compromissos do dia. Por isso, invista em um estabelecimento de boa qualidade, próximo aos locais que você precisa ir e que tenha um bom custo-benefício.

Uma boa forma de facilitar esse momento de escolha é usar sites e aplicativos que reúnem os hotéis existentes no seu destino, e os organiza de acordo com os filtros que você definir. Você pode selecionar pela localização, o preço das diárias, os serviços adicionais (como café da manhã, serviço de quarto etc.) e a infraestrutura disponível (como estacionamento, restaurante, academia, piscina etc.).

Além disso, esses sites normalmente permitem verificar a existência de quartos ou diárias com preços promocionais, o que costuma ser uma ótima oportunidade de economizar no orçamento da viagem.

Outra sugestão importante para esse momento é pesquisar quais estabelecimentos têm convênio com a companhia aérea que você vai utilizar (essa informação costuma estar disponível no próprio site da empresa). Se algum deles for interessante, você pode fechar um pacote que já inclua as passagens e as diárias do hotel — o que normalmente é mais econômico do que adquirir os dois serviços de forma separada.

Faça uma mala pequena, apenas com os itens essenciais

Nas viagens de curta duração e que envolvem apenas os compromissos voltados para o trabalho, como reuniões, eventos sociais e conferências, o mais indicado é preparar uma bagagem pequena, que possa ser transportada com facilidade e que contenha tudo o que você vai precisar durante o período fora.

Por isso, escolha uma mala fácil de carregar e de guardar, e pense antecipadamente e com cuidado nos itens que você vai colocar dentro dela.

Separe uma parte para os documentos (visto, passaporte, reservas, seguro de viagem e outros tipos de documentação). Eles devem estar sempre em um bolso ou abertura de fácil acesso, para que você possa alcançá-los de forma rápida e prática.

Também é preciso dar atenção às roupas. Para não errar nessa escolha, você pode consultar aplicativos e sites que apresentam a previsão do tempo da cidade que você vai visitar. Veja se são esperadas mudanças bruscas de clima e como estará a temperatura. Depois disso, basta optar por roupas confortáveis e adequadas aos seus compromissos.

Não se esqueça ainda de consultar o limite de peso e as medidas permitidas pela companhia aérea para as bagagens. Confira se sua mala se encaixa nos requisitos da bagagem de mão ou se vai ser preciso despachá-la. Caso seus itens essenciais ultrapassem o peso estipulado pela empresa, o indicado é dividir seu conteúdo em duas ou mais malas.

Providencie os documentos necessários

Alguns lugares exigem uma preparação anterior de documentos, em especial no exterior. Por isso, assim que descobrir qual é o seu destino e a data do voo, pesquise sobre a documentação necessária para entrar no país ou cidade. Alguns locais exigem visto, por exemplo, que deve ser providenciado com antecedência.

Além disso, é preciso ficar atento à validade do passaporte e às regras de imigração do país para o qual você está indo, pois alguns deles não aceitam que esse documento seja utilizado no seu ano de vencimento, mesmo que ele ainda esteja no período de validade. Por isso, tenha atenção a essas regras e, se for necessário, reserve algum tempo para se dedicar à aquisição ou renovação do seu passaporte. No caso de uma viagem de última hora, é possível solicitar passaportes de emergência.

Também é importante ficar atento a documentos como o seguro de viagem, que normalmente é adquirido no momento da compra da passagem, e não se esquecer de levar os papéis que comprovam a reserva do hotel ou o aluguel de carros. É difícil prever se o local para o qual você vai tem um bom acesso à internet, por isso o mais indicado é levar esses comprovantes impressos ou baixados no celular.

Verifique as formas de se locomover no seu destino

Para evitar estresse desnecessário depois que chegar ao seu destino, é importante pesquisar antes a estrutura da cidade para a qual está se dirigindo, além de verificar os meios de transporte que você vai precisar utilizar durante a estadia. Para isso, o melhor é procurar páginas de blogs ou outros sites especializados em viagens, ou até entrar em mapas online e interativos da região que você vai visitar.

Pesquise os dados da cidade e veja as informações sobre as formas de se locomover ali, como os pontos de metrô, trem, táxi e ônibus próximos ao aeroporto e hotel, ou até aplicativos de transporte e empresas que alugam carros.

Depois disso, basta verificar a localização do seu hotel e o caminho que será necessário fazer até os lugares que pretende ir. Dessa forma, é possível traçar a rota mais eficiente e econômica, e você não vai precisar se preocupar com isso na última hora.

Além disso, existem alguns serviços que permitem marcar com antecedência o aluguel do carro, as passagens de trem e metrô ou as corridas de táxi — o que pode ser uma ótima opção para diminuir a chance de atrasos para os seus compromissos.

Pesquise sobre o local que você vai conhecer

Um elemento importante que deve ser pensado na hora de planejar e organizar uma viagem é a cultura do país, estado ou cidade para a qual você está indo. Muitas vezes, nos acostumamos tanto à nossa rotina e costumes que acabamos nos esquecendo de que existem lugares que têm modos diferentes de ver o mundo.

Para que essas diferenças culturais não gerem constrangimentos ou desconfortos durante a sua estadia na região, é essencial realizar uma pesquisa prévia sobre elas.

Por isso, o mais recomendado é entrar em sites e outras páginas voltadas ao turismo e buscar informações sobre a história do local, seus costumes, vestimentas, culinária, os hábitos de seus moradores etc. Dessa forma, você já estará preparado caso tenha que experimentar um prato típico da região durante uma reunião de negócios, por exemplo, e vai saber como se comportar em situações mais formais.

Você também pode listar os pontos turísticos ou outras atrações interessantes, para saber o que fazer se tiver algum tempo livre disponível para lazer.

Verifique o fuso horário e a moeda utilizada em seu destino

Em geral, as viagens internacionais exigem um planejamento maior, principalmente no que se refere ao fuso horário e à moeda do local. Para evitar imprevistos, é importante pesquisar quantas horas de diferença existem entre a cidade onde você mora e o seu destino. Dessa forma, você vai saber com maior exatidão quando serão os seus compromissos, ou em que período do dia você vai chegar ao país.

Outra providência importante é checar qual é a moeda utilizada na região que você vai visitar. Normalmente, é mais fácil e econômico realizar o câmbio ainda no Brasil, pois assim você evita perder tempo com isso durante a viagem. Verifique o valor da moeda estrangeira e calcule quanto dinheiro vai precisar levar.

Lembre-se de que não é bom portar uma quantia muito grande em espécie, pois ela pode ser roubada ou perdida com maior facilidade. Não se esqueça também de desbloquear seu cartão do banco para poder utilizá-lo em território internacional sem maiores problemas, e de entrar em contato com a sua operadora de celular para conseguir usar seu número fora do país.

Remaneje compromissos que não poderão ser atendidos

Quando descobrimos uma viagem de última hora, normalmente ficamos tão ocupados — com o planejamento dos detalhes do roteiro, com a arrumação da mala e a preparação dos documentos — que acabamos esquecendo dos compromissos que já estavam marcados antes.

No entanto, para não deixar reuniões com clientes, consultas médicas ou outros compromissos em aberto e desapontar alguém, o mais indicado é rever toda a sua agenda e ajustá-la de acordo com os seus novos planos.

Para isso, é importante reservar um tempo para ver o que tinha marcado para os dias da viagem e avisar às pessoas que você não estará mais disponível na data combinada. Dessa forma, você garante que ninguém vai ser prejudicado, além de ser capaz de se organizar com calma para retomar esses compromissos depois da sua volta.

Organizar uma viagem de última hora não é uma tarefa fácil, e exige muita paciência e atenção a todos os detalhes que esse tipo de deslocamento envolve. Por isso, sempre elabore uma lista de tudo o que precisa ser feito — como comprar as passagens, reservar o hotel, providenciar os documentos etc. —, e resolva cada um dos itens com calma e separadamente. Dessa forma, você com certeza fará uma viagem tranquila e bem-sucedida!

E aí, gostou deste post? Então, não deixe de seguir nosso Facebook, Instagram, YouTube e Twitter para ficar sempre por dentro das nossas novidades!