As despesas com viagens de negócios estão sobrecarregando as finanças de sua empresa? Não sabe o que fazer para economizar sem tirar o conforto e a comodidade dos colaboradores? Precisa da cooperação dos funcionários para diminuir os gastos  e economizar em viagens corporativas?

Saiba que atitudes simples e um bom planejamento podem resolver todas essas questões!

Com essas 12 sugestões você verá que é possível economizar em viagens de negócios, oferecer boas condições aos funcionários e ter o retorno esperado pelo investimento feito. Confira!

1. Compre passagens com antecedência

Geralmente, viagens corporativas são mais planejadas do que passeios privados para férias e turismo. Aproveite esse planejamento para definir com antecedência quais e quantos funcionários viajarão por mês (ou pelos próximos meses) e comprar todas as passagens.

O ideal para voos nacionais é adquirir os bilhetes com 30 dias de antecedência. Já para voos internacionais, 90 dias é um bom prazo para evitar tarifas elevadas e economizar em viagens corporativas. Aqui vale um macete: você pode configurar um serviço de alerta para receber via internet promoções de passagens aéreas. Existem diversos serviços para isso, com opções gratuitas e pagas.

“Mas e quando as datas dos compromissos mudam, vou ter prejuízos com passagens já pagas?” Nem sempre! Para aquelas datas que você tem certeza de que não vão sofrer alteração, compre sem medo. Já para aquelas viagens que podem sair do planejado a qualquer momento, existe a possibilidade de alterar a data do voo — e, muitas vezes, sem taxa adicional.

Há alguns anos, era possível comprar passagens aéreas com a data em aberto. Infelizmente, essa opção não está mais disponível, entretanto, algumas empresas oferecem um perfil de compra flexível, em que você pode alterar a data da viagem caso seja necessário.

Consulte essa opção nas companhias que você está mais acostumado a usar. Caso não haja essa possibilidade, vale a pena procurar outras empresas.

2. Participe de parcerias e programas de pontos

Com certeza você já ouviu falar em trocar pontos ou milhas por passagens aéreas, não é mesmo? Pois bem, esse tipo programa tem se tornado tendência em todo o mundo e pode ser uma ótima opção para sua empresa economizar em viagens corporativas.

Diversas empresas (como bancos, redes de supermercado, lojas online, marcas de roupas, malas etc.) trabalham com programas que fornecem pontos toda vez que você efetivar uma compra. Esses pontos podem ser trocados por descontos em diversos produtos, inclusive passagens aéreas.

Se o volume de viagens corporativas que sua empresa faz é alto, vale a pena pesquisar quais empresas trabalham com programas de pontos e conseguir bons descontos. Existem, por exemplo, redes bancárias em que as transações financeiras geram pontos que podem ser transferidos para programas de fidelidade de empresas aéreas e posteriormente trocados por passagens ou descontos.

Alguns sites de venda de passagens também oferecem tarifas exclusivas, possibilidade de alteração nas datas dos voos, preços mais atrativos, relatório de viagens e mais segurança na hora de comprar os tickets.

Ah, vale lembrar que muitas companhias aéreas e operadoras de cartão de crédito contam com programas de fidelidade que podem resultar em ótimos descontos.

3. Faça convênios com empresas de táxi

Nem sempre os gastos com transporte em uma viagem se limitam apenas às passagens aéreas. Em muitos casos a locomoção entre aeroporto, hotel e os locais dos compromissos consomem boa parte do orçamento destinado à viagem.

Para minimizar esse tipo de gasto e garantir mais tranquilidade e segurança aos funcionários, empresas estão firmando convênios com centrais de táxi.

Essa parceria tem muitas vantagens, veja só. A primeira é ter o serviço disponível sempre que precisar. Poder pagar as corridas no fechamento do mês, sem se preocupar se o valor repassado ao funcionário vai ser suficiente ou se ele terá que arcar com as despesas para depois ser reembolsado.

Outra vantagem é que muitas centrais de táxi fazem convênios entre si. Assim, sua cobertura ganha âmbito nacional e você terá a certeza de que locomoção não será um problema em qualquer cidade do país em que seus funcionários estiverem.

Sem contar que nesse tipo de parceria é possível usar apenas um aplicativo ou número de telefone para solicitar o serviço em qualquer cidade do Brasil. E ainda há outros benefícios, como:

  • relatório de gastos por funcionário e relatório geral;
  • limite de corridas por colaborador;
  • estabelecimento de horários fixos para corridas;
  • segurança e comodidade;
  • atendimento 24 horas;
  • entrega e retirada de encomendas.

4. Amplie os convênios para redes de hotéis

A hospedagem é outro custo que consome boa parte do orçamento destinado às viagens. As diárias podem ficar ainda mais caras quando a reserva é feita de última hora, o que pode acontecer por diversos fatores, como alta temporada, mudanças na data da viagem, localização…

Tudo isso pode ser evitado com a mesma estratégia da dica anterior: fazendo parcerias!

Existem redes de hotéis que possuem unidades em quase todas as capitais do Brasil e até no exterior. Já pensou ter datas fixas de reservas, manter os mesmos preços em altas e baixas temporadas, poder mudar as datas escolhidas e fazer acertos apenas no final do mês?

Uma parceria com redes de hotéis pode oferecer muita tranquilidade aos funcionários e muita facilidade para a empresa. O consumo dentro do hotel pode ser personalizado de acordo com perfil financeiro da empresa, o funcionário já sabe o que vai encontrar quando for se acomodar e, além disso, é possível fazer um planejamento mais detalhado com os gastos de hospedagens.

É claro que esse tipo de parceria é vantajoso quando o volume de viagens corporativas é grande na empresa. Tanto o convênio com companhias aéreas quanto com hotéis devem ser colocados no planejamento e comparados com alternativas a fim de saber se você está realmente economizando ou gastando a mais.

5. Escolha pelo ideal e não pelo mais conhecido

Em muitos casos, como empresas, queremos oferecer o melhor para os funcionários que estão em viagens de negócios. Exemplo disso é o alto valor desembolsado com diárias nos melhores hotéis e refeições nos mais renomados restaurantes. Entretanto, esquecemos que existem várias alternativas e possibilidades que oferecem o mesmo conforto por um preço bem menos salgado.

Pensando em hotéis, nem sempre aquela rede mais conhecida será a ideal para sua empresa. Se o local dos compromissos está distante da maioria dos grandes hotéis, dê preferência a um que não apareça no horário nobre da TV, mas atenda bem às necessidades de seus funcionários e garanta o conforto que eles precisam.

Além de hotéis mais simples, há pousadas que oferecem ótimos serviços (com café da manhã, almoço e jantar) e boas acomodações por um preço bem mais em conta. Além disso, é possível também fazer parcerias com pequenos hotéis ou pousadas. Pesquisar nunca é demais.

Para restaurantes, vale a mesma regra. Não é só o mais renomado ambiente da cidade que conseguirá atender sua demanda. Muitos restaurantes pequenos ou menos luxuosos oferecem excelentes refeições e contam com serviço de entrega.

6. Reavalie periodicamente a política de viagens

Talvez sua empresa esteja perdendo dinheiro de bobeira. Já avaliou os gastos gerais que você tem com reservas, deslocamento, passagens? Já observou se é possível fazer parcerias para manter os gastos mais fixos e previsíveis? Já pensou na quantidade de gastos fora do planejamento que acabam encolhendo os lucros no final das contas? Se não, é hora de reavaliar sua política de viagens.

Você pode começar por definir de forma clara as despesas que a empresa cobre e os gastos com que os funcionários devem arcar. Avalie quais são as viagens realmente necessárias e estabeleça uma forma eficaz de aprová-las, evitando prejuízos como cancelamentos e pagamentos de taxas ou multas. Determine valores para refeições e diárias, assim você pode deixar o colaborador decidir dentro desse limite o que é melhor para ele.

Se o volume de negócios é alto na sua empresa, contrate um especialista em viagens corporativas e reavalie periodicamente os gastos, estudando estratégias e alternativas para economizar em viagens corporativas.

Com um especialista ou uma empresa terceirizada para cuidar dos detalhes das viagens corporativas, a economia tende a ser grande. Essa equipe pode planejar com antecedência todos os detalhes da viagem (passagens, hotéis, transporte, alimentação), bem como ficar atenta a descontos e promoções, além de definir, de acordo com cada compromisso ou evento, se há necessidade de enviar um representante ou contratar alguém para realizar a função naquele local.

7. Gratifique seus funcionários por economia

Quem não gosta de ser recompensado por uma tarefa desempenhada acima da média? E que tal gratificar por economia seus funcionários que viajam a negócios?

Já vimos que, às vezes, dentro de um limite preestabelecido, deixar o colaborador decidir onde se hospedar, como se locomover e qual restaurante frequentar pode gerar corte de gastos. E quando você tem uma política de recompensa por economia, a surpresa pode ser ainda melhor.

Oferecendo recompensas como voucher de compras, dias de folga ou aluguéis de carro, você incentiva seus funcionários a economizar e a manter um bom nível de trabalho. Além disso, você cria uma competição saudável entre os funcionários que mais viajam a negócios, reforçando valores como economia e desempenho.

8. Tenha um bom seguro para acidentes e doenças

O funcionário sai de viagem para a empresa. Está tudo dentro do planejado, o voo está na hora certa, no aeroporto o táxi já está esperando e as reservas já estão feitas para o hotel. O avião pousa no destino e o colaborador entra no automóvel.

No caminho para a reunião, outro veículo se choca contra o táxi. Com algumas escoriações, mas nada grave, o funcionário é levado para um hospital para ser diagnosticado. Ao final da viagem, além das despesas normais, chega a conta do hospital, o que eleva os custos da viagem bem acima do planejado.

Por mais infeliz que seja a situação, trata-se de um fato bastante normal — acidentes (graves e leves) acontecem o tempo todo. O que não é normal é uma empresa ter um alto número de viagens de negócios para fazer todo mês e não dispor de um bom seguro para eventuais acidentes.

Se um seguro que cobre acidentes e doenças ainda não é realidade em sua empresa, providencie um imediatamente e não tenha sustos ou prejuízos no final do mês.

9. Oriente a equipe a economizar em viagens corporativas

Quem disse que é só a empresa que deve buscar formas de economizar durante as viagens corporativas? Incentivar e cobrar essa prática dos colaboradores pode ser uma estratégia decisiva para gerar economia e implantar valores essenciais nas empresas.

Na maioria das viagens de negócios, o funcionário é reembolsado na volta pelos gastos com alimentação, hotel e translado. Neste texto você já conferiu dicas valiosas para mudar esse formato, caso seja do interesse da empresa. Se esse não for o caso, incentivar a economia já pode gerar bons resultados.

10. Dê preferência a refeições saudáveis

Além de mais saudáveis, as refeições servidas em restaurantes geralmente são mais baratas que almoços ou lanches em fast-food. Aqui, o benefício não se resume apenas ao dinheiro economizado. Comer bem é um dos principais fatores para a boa saúde, indispensável para manter o bom desempenho no trabalho.

11. Considere a importância do descanso

Se o funcionário descansa o suficiente durante uma viagem de negócios, saiba que isso pode gerar economia para a empresa. Descansado ele rende melhor nos compromissos profissionais, fica mais atento no trânsito e gasta menos com medicamentos para dores no corpo, na cabeça, fadiga e cansaço.

12. Evite excesso de bagagem

Lembre sempre o colaborador ao fazer as malas para uma viagem corporativa: ele está a serviço, e não a lazer. Por isso, incentive-o a levar apenas o necessário, evitando pagar taxas de sobrepeso de bagagem e gastar tempo demais arrumando as coisas — afinal, tempo é dinheiro!

Pronto. Economizar em viagens corporativas não é mais segredo. Além de todas as dicas apresentadas, é importante que as empresas entendam que esse tipo de viagem não é despesa, e sim investimento. O segredo está em saber como investir corretamente sem comprometer o conforto do viajante.

Economizar em viagens corporativas é isso!

Para isso, é só colocar em prática tudo que foi dito.

Ah, você também pode compartilhar nossas boas práticas nas suas redes sociais e ajudar outras empresas a não perder dinheiro com detalhes que passam despercebidos no planejamento de viagens de negócios!