Viagens corporativas exigem um planejamento detalhado sobre os objetivos, metas e estratégias, além disso, a logística também deve ser avaliada. Gastos com passagens, deslocamento, hospedagem e alimentação, por exemplo, precisam seguir um roteiro para que nada saia do controle. Mas e quando o colaborador precisa pagar por algum serviço extra? Se surgir algum imprevisto, como ele será ressarcido? 

Bem, é para isso que existe a política de reembolso de despesas com viagem e é sobre ela que vamos tratar neste texto. Boa leitura!

O que é uma política de reembolso?

Em resumo, a política de reembolso é um regime de devolução de dinheiro. No mercado, ela é muito comum, principalmente em casos previstos na lei que estabelece o Código de Defesa do Consumidor. Como é algo que pode ser cobrado posteriormente, criar uma política de reembolso é agir na vanguarda. Produza um documento que estabeleça regras e deixe claro as operações relacionadas à devolução do dinheiro.

Dessa forma, a política de reembolso é um item complementar da política de viagens corporativas. Trata-se de uma ferramenta de organização para amparar tanto o colaborador quanto a empresa em caso de despesas extras. Para que ela funcione, é preciso registrar todos os gastos, de preferência em tempo real, também é importante definir como e quando esses valores serão ressarcidos ao colaborador.

Que atividades podem ser reembolsadas?

Agora que você já sabe a definição da política de reembolso chegou a vez de saber como ela pode ser aplicada. Dessa forma, será mais fácil compreender o quão importante é definir regras e procedimentos consistentes, bem como adaptar o documento de acordo com as particularidades da empresa.

Veja alguns exemplos:

  • diárias em hotéis;
  • compra de passagens aéreas;
  • abastecimento do carro funcional;
  • recarga de telefone e dados em roaming;
  • táxi, transfer ou uber para deslocamento;
  • inscrição em eventos de interesse da empresa;
  • compra emergencial de algum material de trabalho;
  • gastos em restaurantes durante almoço ou jantar de negócios;
  • conserto de equipamentos eletrônicos de uso individual, mas pertencentes à empresa.

Quais os benefícios de ter uma política de reembolso na empresa?

As principais razões que motivam o documento são organização, segurança, praticidade e controle financeiro. Antes mesmo de partir para o destino, colaborador e empresa devem estar cientes sobre os possíveis gastos, formas de compensação para cumprir o reembolso e prazos para a entrega do relatório de despesas em viagem corporativa.

Ou seja, estabelecer uma política de reembolso nada mais é do que uma proteção legal à empresa e ao colaborador que garante a realização da viagem com toda estrutura e ferramentas necessárias, bem como outras vantagens, como a redução de custos. Pode parecer complicado, mas esta é uma estratégia benéfica para ambas as partes. Veja mais detalhes.

Facilita a gestão financeira

A área financeira é uma das mais importantes da empresa, sem uma boa organização ela pode falir. Por isso, o uso de comprovantes de gastos e relatórios são fundamentais. Documentar diariamente o que entrou, o que saiu e o saldo ajuda a manter o controle dos gastos. 

Com isso, é possível manter o caixa equilibrado bem como levantar estatísticas para planejamentos futuros, como investimentos bem-sucedidos, período ou destino mais econômico, bons e maus fornecedores, eventos desnecessários e muito mais. Uma gestão eficiente e inteligente!

Promove transparência entre empresa e colaborador

Para criar o documento, é preciso que todos os envolvidos se reúnam e discutam o tema. Nesse momento, é importante ouvir as queixas e sugestões com o mesmo ânimo. Dessa forma, você constrói um relacionamento e um documento transparente, o que gera mais conforto e segurança para todos.

A sensação de tranquilidade é consequência de uma boa gestão. As regras claras de ressarcimento dão a garantia necessária para que os viajantes dediquem-se ao máximo para cumprir os seus objetivos quando estiverem externos. Ou seja, a transparência gera confiança e produtividade.

Automatiza os processos

Se a companhia criar um processo para cada solicitação de reembolso, será necessário mais tempo para que o setor responsável avalie a situação e encontre um espaço de armazenamento para a demanda. Com um documento que rege a atividade com a ajuda da tecnologia, o processo é otimizado. 

Isto é, já existem softwares capazes de tornar o processo automático, utilizando espaço digital e economizando tempo e investimento de pessoal. Não se trata de um serviço extra, e sim uma atividade que traz reais vantagens para o bom funcionamento da empresa.

Estimula a motivação da equipe

Como em tudo na vida, a viagem de negócios tem os seus prós e contras. Nem sempre é cômodo para o colaborador passar alguns dias longe da família. Se a gestão do trabalho em trânsito não for eficiente ele pode hesitar ao receber o convite, o que pode prejudicar as negociações em andamento. 

No entanto, se a política de reembolso for clara e objetiva como deve ser, vantajosa para ambas as partes, com possibilidades de prêmios sobre o alcance de metas, há grandes chances de todos ficarem satisfeitos. Um bom planejamento e organização é capaz de motivar a equipe a desenvolver o melhor trabalho possível. Portanto, dê toda a assistência necessária para o funcionário que estiver realizando o trabalho remoto.

Não esqueça que está é uma relação de mão dupla: enquanto o funcionário dá o máximo de si na viagem, a empresa ganha excelentes resultados, como o retorno financeiro das boas negociações e dos novos clientes. Dessa forma, o estímulo alcança a todos, deixando a equipe mais confiante e motivada.

Como criar uma política de reembolso eficiente?

Antes de partir para a prática, é necessário seguir algumas etapas, como: avaliar o tamanho da empresa, entender as reais necessidades da companhia e documentar tudo. Preparamos um passo a passo para guiar esse momento, confira.

Faça um mapa da realidade da empresa

Entender as atuais condições da companhia, avaliar o seu tamanho e mensurar onde quer chegar é o ponto de partida.Comece conferindo o histórico e os resultados das metas estabelecidas. Quando se tem clareza de onde a empresa veio, qual a sua missão, visão e valores, fica mais fácil compreender onde ela está e onde é possível chegar. Depois de levantar essas informações, crie um mapa do perfil da marca.

Essas perguntas ajudam a compor o briefing:

  • Quantas pessoas viajam a trabalho?
  • Quais os cargos desses viajantes e qual a frequência de suas viagens?
  • Quais os principais resultados que essas viagens trouxeram à marca, positivos e negativos?
  • Quais são os gastos extras mais comuns?
  • Que investimentos a empresa realiza com viagens corporativas?
  • Quais os principais objetivos profissionais das viagens de negócios?
  • Como melhorar os investimentos para obter melhores resultados?

Parar um pouco para realizar essa análise é fundamental para traçar um caminho a ser percorrido. Peça a colaboração de todos nesse processo de investigação. Lembre-se de que quanto maior a divergência, maior a capacidade de convergência e de descoberta de ideias.

Entenda e respeite a lei

O departamento jurídico deve ser acionado o quanto antes, pois o documento precisa respeitar os direitos trabalhistas. É melhor pautar-se pelo procedimento correto do que lidar com processos posteriormente. Serviços como deslocamento, transporte, hospedagem, alimentação, locação de carros, pedágios, seguro, combustível e tarifas de estacionamento devem ser reembolsados.

Conte com a ajuda de uma consultoria profissional

Antes de começar qualquer projeto, você deve conhecer bons e maus exemplos, além de contar com uma ajuda especializada. Embora a direção confie no potencial de seus gestores para tocar o projeto, considere contratar uma consultoria profissional. Essa sugestão vale tanto para quem está começando a realizar viagens corporativas quanto para quem deseja dar um upgrade nessa área.

Uma consultoria é capaz de realizar todo o processo sem interferir no funcionamento da empresa. Ou seja, ninguém vai precisar “parar” para criar o documento, basta colaborar com algumas informações e avaliar a proposta final, sugerindo melhorias.

Normalmente, a consultoria tem acesso ao histórico e avalia o momento atual e os planos da corporação. Com base nisso e na competitividade do mercado, ela define ou reformula a política de viagens e política de reembolso. A estratégia organizacional deve focar em atividades efetivas e práticas, assim como a consultoria deve estar alinhada aos valores, objetivos e missão da instituição.

A consultoria também vai mensurar o grau de comprometimento necessário com essa atividade. Se a sua empresa realiza muitas viagens ao longo do ano, por exemplo, é recomendado criar um setor específico para atender essas necessidades em vez de contratar uma empresa para desenvolver um serviço pontual.

Estabeleça limites para cada despesa

Não é porque o colaborador será reembolsado que ele será autorizado a realizar gastos a seu bel-prazer. É importante estabelecer um teto para cada despesa, indicar quais são os gastos que permitem restituição, o limite de caixa para cada cargo, o orçamento da viagem e o prazo para o reembolso. Tudo isso pode ser implantado em uma ferramenta de controle automatizado, como o self booking.

Use a tecnologia a seu favor

Além de controlar os gastos, é preciso levantar dados sobre as viagens e ter o auxílio de mecanismos de controle. A melhor forma de alcançar tudo isso de uma única vez é com a ajuda da tecnologia. Existem plataformas voltadas para os mais variados fins, além da possibilidade da criação de um sistema sob demanda. 

A Tecnologia da Informação, cada vez mais presente no nosso dia a dia garante não só a economia como o melhor funcionamento da empresa por meio de um sistema inteligente. Há ferramentas que controlam cada atividade e trazem informações detalhadas para relatórios como gastos nacionais e internacionais, orçamento por cada setor da empresa, fundos para projetos, premiação de funcionários e outras.

Self booking

Você conhece esse termo? Trata-se de uma plataforma de gestão de viagens. Ela reúne diferentes atividades para otimizar a rotina do colaborador viajante e do colaborador responsável pela organização das despesas. Ao ser implementada, a ferramenta é capaz de calcular a média diária de cada colaborador que trabalha remotamente, medir o intervalo entre as viagens listando os funcionários que mais viajam e os próximos a partir.

Uma de suas grandes vantagens é a fidelização com empresas prestadoras de serviços turísticos como companhias aéreas, hotéis, transfer e eventos. É uma estratégia de gestão, economia e negociação.

Crie mecanismos de controle automatizados

A forma tradicional de reembolsar gastos de funcionários é bastante burocrática, inclui a apresentação de notas fiscais, comprovantes e recibos, além de um relatório detalhado das despesas. Se o controle for feito de forma manual, a atividade vai ocupar bastante tempo e estará sujeita a erros.

Contudo, podemos contar com soluções práticas e dinâmicas para otimizar esse processo. Ferramentas de self booking, que funcionam online, com armazenamento em nuvem e informação em tempo real são ótimas para trabalhar os reembolsos. Um sistema moderno também diminui as possibilidades de erros e fraudes.

Incentive os seus colaboradores

Uma boa política de reembolso traz vantagens para toda a empresa, afinal gera confiança entre os colaboradores e possibilita uma boa gestão financeira. Por isso, antes de aplicá-la, reúna-se com o seu time e explique cada item do documento, detalhando os benefícios e reforçando a importância dele para o funcionamento do negócio e ganho coletivo.

Tire todas as dúvidas que surgirem e esteja aberto a críticas e sugestões. Outra boa medida é estabelecer incentivos para motivá-los. Vale lembrar que o trabalho em equipe proporciona mais economia e crescimento da marca, ou seja, uma conquista de todos!

Estimule o crescimento da empresa no mercado

O mercado está em constante evolução. Não contente-se em acompanhá-lo, mas busque sair na frente. Conheça as novas formas de viajar por meios de hospedagens, transportes e tecnologias de turismo. Veja como os concorrentes estão se comportando e peça feedbacks dos seus colaboradores que participam das viagens corporativas. Levante dados internos e periodicamente fortaleça o seu planejamento.

Use a política de reembolso como mecanismo para percorrer o caminho do sucesso: manter a empresa estável, conquistar metas, aumentar as expectativas e trabalhar para destacar-se diante do mercado.

Viu como a política de reembolso é capaz de trazer vários benefícios para o seu negócio? O documento composto de direitos e deveres da empresa e do colaborador, com indicação de atividades e boas práticas corporativas, guia a empresa para tirar o melhor proveito das viagens de negócios. A partir dele é possível alcançar prêmios internos, novos clientes e fornecedores, bem como a multiplicação da receita atual.

Se você gostou desse tema, vai adorar o artigo que preparamos sobre KPI para viagens corporativas.