Tempo é dinheiro. Por isso, é essencial manter a organização das suas tarefas durante uma viagem a negócios.

Com ela, vem a tão desejada pontualidade no trabalho, um desafio para muitos profissionais que se veem longe de sua cidade para realizar reuniões, assistir a palestras ou participar de congressos. Afinal, a pontualidade é sinônimo de engajamento, respeito e interesse nos compromissos. E você não vai querer se atrasar, não é mesmo?

Por esse motivo, separamos uma série de sugestões para garantir que toda a agenda vai ocorrer como planejado, seja ao viajar a outra cidade em nome da sua empresa ou ao receber um profissional de fora no escritório. É preciso organizar muito mais do que o seu próprio cronograma.

Confira o que você pode fazer nessas situações para garantir que tudo vai ser cumprido nos horários esperados, mantendo a produtividade de toda a equipe.

Organize a agenda deixando espaços vagos

O primeiro passo para garantir pontualidade no trabalho enquanto está viajando é fazer um planejamento com todos os seus compromissos e ter clareza de onde deve estar em cada momento do dia. Por isso, é importante solicitar à empresa a lista de todos os eventos em que deverá estar presente, para ter certeza de que vai estar preparado para cada um deles.

Imagine que você vá assistir a uma palestra no início do dia, por exemplo, onde o ambiente é totalmente formal. E que, depois, tenha um almoço mais tranquilo com um possível investidor.

É preciso contar com trajes que estejam adequados para as duas ocasiões, certo? Tendo essa necessidade em mente, você deve se vestir de uma forma versátil ou separar tempo suficiente para voltar ao hotel e se trocar.

De qualquer forma, é importante ter pequenos intervalos separados para descansar, fazer suas refeições e lidar com tranquilidade com qualquer tipo de imprevisto que possa acontecer, evitando atrasos que costumam causar uma má impressão em compromissos importantes.

Escolha seu meio de transporte estrategicamente

Metrô, táxi, carro corporativo, aplicativo de motorista particular… As opções são várias e devem ser selecionadas estrategicamente. Antes de viajar, faça uma pesquisa rápida sobre a cidade e entenda como é a mobilidade urbana do local. Caso, fique evidente que o trânsito é ruim, sua escolha merece atenção.

Se você tem pouco tempo disponível entre um compromisso e outro e a cidade conta com corredores exclusivos para táxis nas ruas, talvez seja vantajoso pagar mais em um serviço de táxi para evitar ficar preso no trânsito carregado. Mas se o local tem uma boa estrutura e existe uma linha de metrô que leva do hotel até onde você precisa estar, essa pode ser uma alternativa ainda mais rápida.

Tudo vai depender da sua necessidade e das características da cidade. Se estiver em dúvida, peça ajuda para algum funcionário de seu hotel. Certamente ele vai saber indicar a melhor forma de chegar até o destino o mais rápido possível.

Hospede-se perto dos compromissos

Escolha um hotel perto dos seus compromissos, pois o trânsito pode se tornar o seu pior inimigo quando o objetivo é a pontualidade.

Essa é uma estratégia essencial, principalmente quando se trata de uma viagem a trabalho para grandes metrópoles como São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte ou Porto Alegre.

Caso a viagem seja internacional, então, essa é uma prioridade ainda maior. Por não conhecer a cidade e ter certa dificuldade na comunicação com os moradores locais, você pode acabar se perdendo ou pegando o caminho mais longo até o seu destino.

Se estiver hospedado por perto, tudo fica mais fácil. Em alguns casos, você pode optar até mesmo por ir a pé e conhecer um pouco da cidade, se estiver em uma zona turística.

Elimine toda a procrastinação durante a viagem

Todos nós sabemos que a procrastinação é uma grande inimiga do profissional em viagem. Afinal, são muitas distrações. Você pode se interessar em passar rapidamente por um ponto turístico que chamou a sua atenção, parar para fazer uma refeição diferente em um restaurante famoso da cidade, ir às compras para levar algumas lembranças para família etc. Mas tome bastante cuidado e não perca o foco.

Tenha clareza sobre o que deve realizar ao longo dos dias de viagem, quais são suas entregas para a empresa e quais deadlines devem ser cumpridos.

Uma simples distração pode custar não só sua pontualidade em uma reunião, mas também a confiança de seus superiores no que diz respeito à sua dedicação e interesse pelo trabalho.

Uma boa ideia para garantir a produtividade é utilizar todos os espaços livres na agenda para adiantar o serviço. Sobrou um tempinho entre as reuniões ou a conexão no aeroporto é muito longa? Comece a adiantar a produção de relatórios, documentos etc. Ao fim do dia, você vai estar adiantado e terá a oportunidade de conhecer melhor a cidade ou descansar da maneira que seu corpo realmente precisa.

Opte por companhias aéreas com garantia de pontualidade

Um grande problema em viagens de trabalho é quando o profissional chega com atraso ao destino. Por isso, é muito importante optar pelo avião como forma de transporte.

Esqueça os ônibus. Além de gerarem desconforto para o passageiro (que vai resultar em cansaço durante o dia), é comum enfrentar trânsito ao longo da estrada, principalmente aos finais de semana e feriados prolongados.

O avião é, sem dúvidas, a melhor opção. Mas é importante prestar atenção no momento de selecionar a companhia aérea, optando por uma que seja famosa pela pontualidade.

Ao escolher uma companhia que garante a decolagem das aeronaves na hora certa, como a Azul (dona do título de mais pontual do Brasil), a empresa assegura o custo-benefício da viagem a negócios.

Proponha-se um horário mais cedo do que o marcado

Vários fatores podem prejudicar sua chegada a tempo para o evento: imprevistos, trânsito, paradas para fazer um lanche e até mesmo a necessidade de passar por algum tipo de credenciamento para entrar no local marcado.

Por isso, uma excelente estratégia para garantir a pontualidade no trabalho é propor-se um horário de chegada mais cedo do que o marcado. Antecipe-se em cerca de 15 minutos ou mais, se for necessário, para garantir que você não vai se atrasar.

Se chegar cedo demais, isso te dará tempo para socializar com os outros participantes, se apresentar propriamente e até mesmo fazer um pouco de networking, caso não conheça os outros envolvidos. Além de tornar os compromissos mais tranquilos e descontraídos, essa estratégia também de dará a oportunidade de passar uma boa imagem para a corporação em que trabalha.

Dê preferência para reuniões fora do horário de pico

Se estiver organizando seus compromissos por conta própria, opte por marcar as reuniões e demais encontros com outros profissionais fora do horário de pico. É muito provável que você e todos os envolvidos tenham dificuldade em chegar no tempo combinado.

Por isso, evite o horário do início da manhã, almoço e início da noite, pois esses são os momentos nos quais há maior número de carros e ônibus nas ruas devido ao fluxo de pessoas indo ou voltando do trabalho, além da entrada e saída de escolas.

Essa é uma questão de extrema importância, em especial se os encontros serão realizados em uma região central, onde o fluxo de pessoas é ainda maior nesses horários. Escolha o local e horário das reuniões estrategicamente, caso essa seja sua responsabilidade, ou sugira mudanças para os encarregados se houver abertura para isso.

Solicite transporte corporativo para a empresa

Alguns empreendimentos podem oferecer transporte corporativo para os funcionários em viagem, como um benefício incluído nas despesas pagas por ela durante a estadia. São carros da própria empresa que ficam responsáveis por buscar e levar colaboradores aos seus compromissos ao longo do dia. Se essa for uma possibilidade, não deixe de fazer a solicitação.

A partir do momento em que você tem uma pessoa para te buscar, em um horário determinado pela empresa, tudo fica mais fácil. Você não terá que fazer cálculos com a antecedência necessária para percorrer todo o trajeto — além de se livrar da responsabilidade de possíveis atrasos, pois tudo vai constar nos registros de entrada e saída desse carro.

O conforto será maior e a burocracia menor, pois não haverá necessidade de coletar notas fiscais com os gastos efetuados para reembolso posterior.

Antecipe a pauta da reunião para os participantes

Mais uma vez, se algum dos compromissos que envolva outros profissionais for de sua responsabilidade, é importante ter organização em dobro. Um dos problemas que prejudicam a pontualidade quando se tem uma série de atividades é perder um tempo maior do que era esperado em uma delas.

Caso você vá guiar alguma reunião, dar uma palestra ou apresentar alguma proposta para outras pessoas, produza um documento ou envie um e-mail para todos os participantes com antecedência explicando o motivo do encontro e a pauta de toda a conversa. Assim, os envolvidos podem se preparar para conversar sobre o assunto da maneira que desejam, além de dar a devida importância para o encontro, chegando no horário solicitado.

Essa é uma estratégia que garante a fluidez da conversa e a produtividade durante o trabalho. Além disso, evita que sejam solicitados novos encontros para continuar discutindo o mesmo assunto, pois podem surgir muitas questões ao final do encontro, prolongando ainda mais a reunião e comprometendo a agenda de todos os profissionais.

Tenha um roteiro pronto para garantir a produtividade

Além de enviar os principais tópicos a serem discutidos, contar com um roteiro da reunião é muito importante para manter a produtividade durante todo o evento. Por isso, planeje o seu discurso e dê à equipe a oportunidade de participar.

Esse documento também deve ser distribuído para os presentes, logo no início da ocasião, garantindo que todos entendam o momento certo para discutir cada ponto e evitando interrupções desnecessárias.

Dessa forma, o evento vai acontecer com naturalidade e todos poderão aproveitar tranquilos, tendo certeza de que não vão sair atrasados para seus outros compromissos ao longo do dia.

Os riscos da falta de pontualidade no trabalho na viagem

A essa altura você já deve ter entendido que a pontualidade é muito mais do que uma questão de educação. Trata-se de um comprometimento do funcionário ao representar a empresa em que trabalha durante uma viagem de negócios.

Por isso, listamos alguns dos riscos que o profissional corre ao não dar a devida atenção a esse ponto ao longo do dia, mostrando como a carreira pode ser prejudicada por uma questão que parece boba para muitos.

1. Geração de falta de confiança da empresa

Ao enviar um funcionário para uma viagem de negócios, a empresa espera que ele esteja representando sua marca no mercado. Por isso, cada atitude que esse colaborador tem reflete na imagem da instituição diante das demais. Caso ele esteja sempre atrasado, o empregador vai passar a desconfiar de sua capacidade de cumprir com os compromissos designados, evitando convidá-lo para próximas oportunidades de representá-la.

2. Transmissão de uma imagem de pouca credibilidade

A falta de credibilidade não é passada apenas para os superiores do profissional. Todos os envolvidos nos eventos e reuniões durante a viagem também vão vê-lo com os mesmos olhos. Oportunidades de networking, novos trabalhos e convites para outros eventos serão perdidos, pois ninguém tem interesse em convidar “o atrasado” para participar.

3. Descarte de uma oportunidade de crescimento

Para muita gente, o atraso é visto como falta de interesse. Afinal, quem realmente deseja aprender com os melhores — e estar presente em situações que podem definir o futuro de sua empresa — se esforça para não perder nada.

A falta de interesse pelo mercado, pelos próximos passos de seu trabalho e da situação da instituição diante dos concorrentes e consumidores é, sem dúvida, sinônimo de perder a oportunidade de crescimento e impulsionamento da carreira.

Você ainda acha que a pontualidade no trabalho não é uma prioridade nas viagens de negócios? Pois então, coloque todas essas sugestões em prática da próxima vez que for chamado para representar sua empresa.

Compartilhe o texto em suas redes sociais! Seus colegas também vão poder tirar proveito e, com certeza, não vão te deixar esperando na próxima viagem!