Para muitas empresas, o ambiente corporativo oferece um paradoxo interessante: se por um lado a produtividade é uma exigência constante, por outro lado as organizações ainda insistem em certos processos e procedimentos que demandam tempo e comprometimento, mas nem sempre entregam os resultados desejados.

Um bom exemplo dessa realidade são as reuniões de trabalho: uma grande porcentagem de colaboradores acredita que esses encontros desperdiçam o tempo dos envolvidos sem trazer benefícios práticos. Você concorda que reuniões produtivas não são a regra, e sim a exceção?

Porém, encontros corporativos podem ser uma ferramenta eficiente de tomada de decisão, comunicação entre a equipe e gestão do trabalho, desde que realizadas da maneira correta.

Quer descobrir como organizar e conduzir reuniões produtivas e eficientes? Confira algumas sugestões para planejar a melhor reunião de negócios que você já viu!

1. Avalie se existe necessidade real de uma reunião

Acredite: boa parte das reuniões consideradas improdutivas em uma empresa acontece sem necessidade. Existem diversas questões e decisões que podem ser tomadas sem que seja preciso convocar uma reunião com os envolvidos.

Muitas vezes a corporação simplesmente estabelece um cronograma de reuniões, sem avaliar o impacto na produtividade dos colaboradores.

Por isso, se você é o responsável por organizar uma reunião em seu setor, departamento ou empresa, avalie se ela é de fato necessária ou se pode ser substituída por outras ferramentas e recursos mais eficientes.

Inúmeros problemas podem ser resolvidos com uma simples troca de e-mails ou um telefonema, e existem diversos canais de comunicação disponíveis para a equipe. Agendar apenas reuniões realmente necessárias otimiza o tempo dos funcionários e dos líderes.

2. Tenha objetivos claros

Tanto o responsável pela organização da reunião quanto todos os participantes devem saber responder qual é o objetivo do encontro. Afinal, uma coisa que todas as reuniões produtivas têm em comum é exatamente isso: um objetivo claro e específico que justifica o evento.

Para ajudar a definir a finalidade de cada reunião, existem algumas perguntas que você pode fazer.

  • Qual é o problema a ser discutido?
  • Qual é a decisão ou escolha em questão?
  • O que se espera dessa reunião?
  • Qual é o resultado prático e concreto desejado?

Definir o objetivo é essencial para desenvolver a pauta de cada reunião e manter o foco dos participantes no que realmente importa.

3. Escolha bem os participantes

Você já deve ter participado de diversas reuniões em que um grande número de pessoas foi convidado a comparecer, ainda que elas não tivessem ligação direta com o assunto.

Esse é um hábito ainda comum em muitas empresas: convocar pessoas de todos os departamentos, em diversos cargos e setores diferentes, mesmo aquelas cuja presença é dispensável.

É desnecessário dizer que essa atitude não agrega valor à reunião; pelo contrário, as pessoas tendem a se distrair e perder o foco.

Por isso, é essencial selecionar com critério os colaboradores que serão convocados para cada encontro, mantendo apenas as pessoas que vão de fato colaborar com o objetivo proposto. Grupos menores também permitem que as pessoas se expressem mais livremente e não se sintam intimidadas em dar sua opinião.

4. Convoque os envolvidos com antecedência

Existem situações emergenciais em que é necessário organizar reuniões urgentes, sem tempo hábil para planejar e convocar os participantes com antecedência. Nesses casos, é natural que exista conflito de agendas e ausências justificadas, afinal há compromissos que não podem ser desmarcados ou adiados.

Porém, grande parte das reuniões e encontros corporativos pode ser programada com certa antecedência. Um fator fundamental da preparação de reuniões produtivas é a convocação prévia dos interessados, seja por e-mail, pessoalmente ou por telefone.

Dessa forma o participante consegue se planejar, programar sua rotina e incluir o evento em sua agenda sem prejudicar sua vida profissional e pessoal.

5. Defina uma pauta enxuta e objetiva

Depois de definir o objetivo da reunião, é necessário desenvolver uma pauta que servirá de roteiro para o encontro.

Uma boa maneira de criar uma pauta produtiva e eficiente é listar as questões pertinentes ao assunto a ser debatido, delimitando um tempo limite para cada um delas.

Um problema comum na hora de definir a pauta da reunião é incluir um grande número de temas ou assuntos que devem ser abordados. Reuniões produtivas devem ser objetivas: ir direto ao ponto é essencial para encontrar soluções e manter a atenção dos participantes no objetivo principal.

6. Planeje o andamento da reunião

Seguir o roteiro planejado para uma reunião pode ser mais difícil do que se imagina, especialmente quando os participantes estão em grande número ou pertencem a diversos departamentos e setores.

Por isso, é importante que um dos organizadores exerça a liderança e conduza a reunião da forma como foi planejada, mantendo o foco nos objetivos e seguindo a pauta predeterminada.

Se sentir que os participantes estão perdendo o foco, cabe ao líder retomar os assuntos referentes ao objetivo do encontro. Dessa forma se alcança um melhor aproveitamento do tempo e a reunião se torna mais produtiva.

7. Defina horário para começar e terminar

Estabelecer o tempo de duração é um ponto-chave para organizar reuniões produtivas, mas costuma ser uma prática pouco comum na maioria das organizações, onde os encontros podem se estender bastante.

Além de facilitar a condução da reunião, delimitar um horário de encerramento garante que os participantes serão objetivos em suas colocações e evita que se desviem da pauta proposta. Estender os assuntos por mais tempo do que o necessário não resulta em melhores resultados.

Portanto, na hora de planejar uma reunião, analise o roteiro definido e estime uma duração aproximada para que o evento transcorra de forma eficiente.

8. Considere realizar uma videoconferência

Sabemos que a conversa pessoal, olho no olho, é muito mais eficiente do que mensagens por e-mail ou telefonemas.

As reuniões fora do escritório e as viagens corporativas, quando bem-planejadas e conduzidas por um funcionário de confiança, são capazes de alcançar excelentes resultados com fornecedores, parceiros ou clientes.

Mas, muitas vezes, as videoconferências são úteis para entrar em contato com todos os interessados de uma só vez, em qualquer lugar do Brasil ou do mundo. Veja algumas vantagens:

  • permite utilizar diversas ferramentas durante o andamento da reunião;
  • aceita o uso de textos, áudios, imagens e vídeos que contribuem para a pauta;
  • oferece fácil acesso a dados e documentos importantes;
  • otimiza o tempo e torna as reuniões mais produtivas.

Para realizar videoconferências, é necessário apenas uma conexão segura com a internet e uma plataforma de ambiente virtual.

9. Escolha um local estratégico para a reunião

Para os casos nos quais a reunião presencial é indispensável, um aspecto básico para o sucesso do encontro é o local onde ele será realizado.

Algumas empresas possuem salas de reuniões preparadas para esses eventos: um ambiente climatizado e protegido contra ruídos externos, com mesas e cadeiras em número suficiente para acomodar todos os participantes, equipado com aparelho de televisão, telão, computador e retroprojetor para auxiliar em apresentações profissionais.

Porém, nem sempre a sala de reuniões está disponível na data, ou a empresa simplesmente não conta com esse recurso. Nesses casos, é importante escolher um local tranquilo e confortável, livre de interrupções, para conduzir o encontro de forma satisfatória.

Para encontros mais curtos, nos quais não é necessária a interação dos presentes (quando o objetivo é apenas comunicar uma decisão ou atualizar a equipe, por exemplo), os participantes podem até mesmo ficar em pé.

10. Tenha à mão materiais de apoio

Você já deve ter visto reuniões nas quais os participantes não tinham conhecimento sobre o projeto ou assunto em questão, não é mesmo? Além de ser um momento constrangedor, não saber responder perguntas simples sobre o objetivo do encontro demonstra falta de planejamento.

Estar preparado para conduzir a reunião é fundamental para obter bons resultados, mas nem sempre é possível dominar um determinado assunto antes de uma reunião de negócios.

Uma boa maneira de evitar esse problema é ter à mão materiais que possam auxiliar no andamento do encontro: os últimos relatórios da empresa, dados sobre os tópicos relevantes ou gráficos, imagens e vídeos relativos à pauta.

Outra forma de atualizar os participantes sobre o objetivo da reunião é enviar um documento com todas as informações necessárias para que possam se preparar e contribuir com o evento.

11. Estimule a troca de ideias

Existe uma grande diferença entre fazer uma apresentação e organizar uma reunião. Se na primeira o objetivo é comunicar resultados ou informar a equipe sobre alguma mudança importante, em uma reunião é fundamental que os presentes participem ativamente, seja contribuindo com novas ideias e perspectivas ou dando feedbacks sobre problemas e pontos positivos do projeto.

É fundamental que a equipe tenha liberdade para fazer críticas construtivas e apontar aspectos que precisam de melhorias para que os objetivos sejam alcançados. Valorizar a opinião dos colaboradores é a melhor maneira de engajá-los e motivá-los.

12. Mantenha o foco na pauta

Um problema comum em reuniões de trabalho é a falta de foco. O encontro pode começar produtivo e eficiente, mas com o passar do tempo as pessoas tendem a se distrair, podem surgir conversas paralelas e de repente o organizador percebe que a discussão não está rendendo como o esperado.

Nesse momento é importante recuperar a atenção dos colaboradores e retomar o roteiro da reunião. Isso pode ser feito por meio de perguntas estratégicas que estimulem a comunicação e alinhem a discussão com os objetivos da pauta.

13. Se necessário, faça uma pausa estratégica

Durante o planejamento, é possível estimar a duração da reunião de acordo com a pauta e os assuntos a serem abordados. Se for constatado que o encontro será longo, é importante reservar algum tempo para um intervalo — o famoso coffee break.

Essa pausa permite aos participantes descansar a mente, refletir sobre o andamento da reunião e contribuir mais. Oferecer um lanche não é obrigatório, mas é um ato de gentileza que estimula a socialização entre os presentes.

Existe ainda uma outra situação na qual é necessário fazer uma pausa não prevista no roteiro.

Se o organizador perceber que a conversa não está fluindo como deveria, que os ânimos estão exaltados ou que a discussão simplesmente não está sendo produtiva, pode ser interessante fazer um intervalo estratégico para que os participantes retornem renovados após um breve descanso.

14. Defina regras de conduta

Ao organizar uma reunião de trabalho, é recomendado estabelecer algumas regras básicas para que o encontro seja mais produtivo.

Essas regras podem incluir a ordem dos participantes para falar, o tempo de fala de cada um e como proceder quando for necessário acrescentar alguma informação à fala de outro colega.

Assim as reuniões se tornam organizadas, visto que todos têm seu espaço e podem dar sua contribuição em um momento oportuno.

15. Encerre a reunião com resultados

A melhor maneira de encerrar uma reunião é retomar tudo que foi discutido e analisar se os objetivos foram atingidos.

Finalizar o encontro com uma rápida retrospectiva, seguida de uma lista dos próximos passos e atividades a serem desempenhadas, é crucial para deixar claro a todos os participantes quais são suas responsabilidades.

Além disso, é importante documentar o encontro por meio de uma ata, que deve registrar todos os pontos que foram discutidos, as propostas dos colaboradores e as soluções para eventuais problemas.

16. Envie um e-mail de fechamento para os participantes

Ainda que não seja uma exigência das reuniões produtivas, enviar um e-mail agradecendo a presença dos participantes é uma boa forma de valorizar a contribuição de cada um. Além do agradecimento, o e-mail pode conter um resumo breve das decisões que foram tomadas e das próximas ações esperadas dos colaboradores.

Esse e-mail pode ser útil para os interessados que por algum motivo não compareceram à reunião e, dessa forma, podem se inteirar sobre o que foi discutido.

Reuniões produtivas podem elevar o moral da equipe, descobrir novos talentos e alcançar resultados muito além dos esperados, mas exigem um planejamento eficiente e um profissional consciente da importância de conduzir bem o encontro. Do contrário, as reuniões se tornam enfadonhas, excessivamente longas e improdutivas.

Afinal, reunir um grupo de pessoas em um ambiente monótono ou repleto de distrações não é apenas contraprodutivo: quando se repetem por várias vezes, elas ocupam a agenda dos colaboradores e são um fator de desmotivação na rotina.

Reuniões Produtivas

Por isso, dedique algum tempo para planejar com antecedência a pauta e definir o foco dos próximos encontros corporativos. Dessa forma as reuniões produtivas vão se tornar rotina e seus colaboradores vão ter prazer em participar!

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