Viajar é uma coisa muito agradável, não é mesmo? Afinal, conhecer novos lugares e culturas é sempre uma boa experiência. Entretanto, explorar cidades e países desconhecidos pode ser perigoso caso você não saiba direito o que fazer e aonde ir. Ainda que o motivo do seu deslocamento seja o trabalho, é extremamente importante estudar o lugar antes de entrar no avião, para garantir a segurança em viagens corporativas.

É essencial que os gestores responsáveis pelo planejamento do roteiro tomem as medidas necessárias, visando garantir aos seus colaboradores a segurança em viagens de trabalho. E para você entender como se precaver, descubra neste post os 9 pontos mais importantes para preservar e garantir a sua integridade contra todos os riscos em viagens corporativas.

Confira!

1. Pensar na sua rotina durante a viagem

Muitas pessoas entendem que a segurança durante a viagem está ligada somente à prevenção de acidentes e de situações de risco. Entretanto, ela não se restringe a apenas isso. Na verdade, a segurança em viagens corporativas também diz respeito a resguardar a própria saúde física e mental.

Quando você é indicado por um gestor para fazer viagem pela empresa, uma situação possível é perder a noção de quantas horas de trabalho efetivo já foram realizadas, com prejuízo da hora de descanso. Dessa forma, o estresse toma conta e o equilíbrio entre trabalho e repouso é totalmente ignorado.

Obviamente, esse desequilíbrio é prejudicial à sua saúde, especialmente se viajar com frequência. Então, tenha em mente que os gestores devem evitar essas situações e garantir o bem-estar dos representantes da organização durante as viagens, estabelecendo rotinas para movimentações fora do escritório.

Vale frisar que a organização do tempo também deve considerar o desempenho profissional do colaborador. Portanto, lembre-se de programar a sua agenda de modo que possa atingir os objetivos, mas também tenha tempo hábil para descansar, comer nas horas certas e, quem sabe, até fazer um turismo.

2. Preparar documentos e cópias

Durante uma viagem de negócios, os colaboradores de uma empresa, muito provavelmente, vão precisar de variados documentos. Desde as passagens aéreas até o recibo da confirmação da reserva do hotel, além do cronograma da viagem e da documentação pessoal.

Essa infinidade de registros é necessária para que tudo ocorra sem problemas. Mas, imagine que, por alguma razão, algum dos documentos seja perdido, esquecido ou roubado? Como lidar com o problema?

A melhor forma de se proteger contra essa tremenda dor de cabeça é preparar cópias dos documentos, tanto físicas quanto digitais. Dessa forma, você se protege em caso de extravio dos documentos, e, mesmo que aconteça alguma perda de cópias físicas, poderá ter acesso às digitais usando qualquer computador ou smartphone conectado à internet.

Um aspecto importante a ser observado é o de ter a garantia de que, em viagem, você vai conseguir acessar as cópias por conta própria. Afinal de contas, esse tipo de imprevisto não tem hora para acontecer, e caso não haja nenhum outro integrante da empresa por perto, você deverá saber como resgatar suas informações sozinho.

3. Organizar o transporte antes do embarque

O trânsito pode ser uma ameaça em vários lugares ao redor do mundo. Dessa forma, uma das melhores escolhas para se proteger, durante os percursos terrestres, é organizar previamente toda a logística de transporte a ser utilizada na viagem.

Antes mesmo do embarque no avião, decida entre o aluguel de um carro ou a contratação de um serviço especializado para o traslado entre aeroporto, hotel e compromissos.

4. Guardar documentos e dinheiro em local seguro

A orientação de produzir cópias não funciona para todas as documentações. Para entrar em um voo internacional, por exemplo, muitas vezes, o passaporte original será exigido ou, no mínimo, algum documento de identificação válido em todo o território nacional.

Outras documentações importantes, como os cartões de crédito, também podem causar bastante transtorno caso sejam perdidos. Então, o mais indicado é encontrar alguma forma segura e discreta para você carregar esses documentos e uma quantia de dinheiro em espécie.

Uma boa sugestão é o porta-dólar, o queridinho da maioria dos viajantes. Essa bolsa, similar a uma pochete, fica presa à cintura e é utilizada por dentro da roupa, favorecendo mais segurança.

Você pode sugerir, aos gestores da sua empresa, que seja feita a distribuição de porta-dólares personalizados para os colaboradores, de modo a padronizar as viagens da organização.

5. Escolher bem a hospedagem

No momento de reservar um hotel para viagens corporativas, grande parte dos gestores tem o hábito de focar apenas nas despesas envolvidas com a estadia. Entretanto, a segurança em viagens de trabalho envolve muito mais que o preço.

Quando você receber a indicação para um deslocamento em nome da sua empresa, verifique se as hospedagens sugeridas estão adequadas aos a seguir.

Wi-Fi

Um dos fatores a ser checado antes de fechar a reserva da hospedagem é o funcionamento da rede Wi-Fi. Atualmente, grande parte dos hotéis oferece esse serviço, entretanto, é importante saber como o funcionamento da internet acontece realmente.

Existem hotelarias que não informam se o sinal do Wi-Fi tem alcance em todos os quartos ou se funciona apenas nas áreas comuns do prédio. Esse serviço deve ser garantido a você, pois, além de proporcionar momentos de lazer, a internet também é uma ferramenta de trabalho que pode ser útil e servir como meio de preparação e contato com os funcionários que permanecerem na sede da empresa.

Café da manhã

Normalmente, os hotéis estabelecem regras e horários rígidos para o café da manhã e, na maioria das vezes, não costumam abrir exceções. Portanto, é importante que você saiba exatamente a hora em que as refeições matinais começam a ser servidas, já que, em uma viagem corporativa, o mais indicado é tomar o café bem cedo, para, logo depois, comparecer às atividades diárias estabelecidas no roteiro da viagem.

Além disso, também é necessário conhecer o cardápio oferecido. Ter um menu variado à sua disposição é primordial para que você possa fazer refeições nutritivas e que ofereçam energia para um longo dia de atividades fora do hotel.

Lavanderia

Um dos serviços indispensáveis para escolher uma boa hospedagem é a lavanderia no hotel. Já pensou como seria desagradável e deselegante ter que comparecer a eventos corporativos com roupas sujas, amassadas e descuidadas? Um profissional a trabalho precisa estar sempre apresentável. Por isso, esse é um serviço praticamente imprescindível em um hotel corporativo.

Se não for possível parar em algum estabelecimento que ofereça o serviço, converse com o gestor para conseguir um auxílio que cubra essa despesa durante sua viagem.

Restaurante

O tempo em uma viagem de negócios é escasso. Afinal de contas, quando você está fora do escritório, mais do que nunca vale a máxima do “tempo é dinheiro”. Então, quanto mais rápida for a agenda, menores serão os custos de todo o planejamento.

O melhor a fazer é parar em um hotel que tenha restaurante próprio. Dessa forma, a logística da viagem se tornará mais simples: você vai poder economizar tempo e, inclusive, fazer refeições no conforto da hospedagem.

Hotéis que ofereçam serviço de quarto 24 horas por dia saem à frente na disputa. Essa comodidade é muito importante em viagens internacionais, onde o fuso horário diferente se torna um problema e o organismo demora algum tempo para se acostumar à nova rotina.

6. Habilitar o roaming do celular

Atualmente, os smartphones se tornaram mais que meros meios de comunicação. Além de poder se conectar a outras pessoas, por meio de um celular, uma pessoa pode se localizar, traduzir palavras de línguas desconhecidas, acessar a internet e fazer diversas outras coisas importantes.

Sendo assim, os celulares se tornaram imprescindíveis, principalmente em lugares desconhecidos. Afinal, não existe nada pior do que precisar de algum suporte e não saber como e com quem se comunicar.

Previna-se desse tipo de situação ativando o roaming de dados do celular corporativo. Assim, caso esteja em viagem internacional, você contará com o sinal da operadora para resolver os problemas que porventura surgirem.

7. Contratar um seguro de viagem

Esse serviço é também uma ótima ferramenta para aprimorar a segurança em viagens de trabalho.  Na verdade, quando o destino é nacional, o seguro não é obrigatório. Por outro lado, é uma exigência para viagens internacionais.

Independentemente da obrigatoriedade, o mais indicado é que a empresa na qual você trabalha sempre contrate o seguro para todas as viagens dos colaboradores. Inclusive, é interessante que essa exigência esteja registrada na política de viagens corporativas da companhia.

O valor da despesa com o seguro de viagem depende do tipo de cobertura contratada. Aqui, funciona mais ou menos da mesma forma que em seguros automotivos: quanto maior for a cobertura, maior será o valor da apólice. Além disso, fatores como a duração da viagem também influenciam no preço.

Mesmo que seja um valor caro, esse é um investimento necessário para a sua segurança em viagens de trabalho. Imagine se suas malas forem extraviadas durante o trajeto, ou se você sofrer algum tipo de acidente em território estrangeiro?

É bem melhor a empresa arcar com as despesas do seguro do que ressarcir os itens perdidos na bagagem, ou se responsabilizar pelas contas médicas caso algum problema de saúde aconteça com você durante a viagem.

8. Verificar a localização do hotel

Se há algo importante para a segurança em viagens corporativas, é a localização do hotel. Primeiro que, seja qual for a cidade e o país do seu destino, todos os lugares têm áreas que são consideradas violentas.

Antes de mais nada, é importante descobrir, junto do seu gestor, quais são as zonas mais inseguras do local, de modo a garantir que você não fique hospedado nela. Além disso, é preciso analisar os locais onde serão realizados os seus compromissos.

Quanto mais longe do lugar do evento estiver o hotel, maior será o tempo de trânsito em um lugar totalmente desconhecido. Esse é um ponto a ser evitado, já que, além de aumentar os custos, pode colocar em risco a vida dos representantes da sua empresa.

roubo em hotel

9. Solicitar acompanhamento de um setor emergencial

Grande parte das empresas estão investindo em setores emergenciais, que ficam disponíveis 24 horas por dia e dispõem de profissionais capacitados para lidar com vários tipos de ocorrências.

Essa força-tarefa é montada com o objetivo de resolver imprevistos, desde problemas com passagens aéreas até reservas de última hora em hotéis. Um ponto importante a ser observado é com relação às regras de atuação dessa equipe diferenciada.

Caso não sejam alocados corretamente, os gastos produzidos por esse setor podem sobrepor os lucros da empresa com a viagem corporativa, já que tudo que é feito sem planejamento custa mais caro, não é mesmo?

Existem empresas especializadas nesse tipo de serviço e que podem fornecer toda a infraestrutura e expertise para garantir uma boa relação entre custo e benefício para resolução de imprevistos em viagens empresariais. É interessante, então, conversar com seu gestor sobre isso, de modo a encontrar a melhor forma de garantir a sua segurança.

Ao longo deste artigo, você pôde entender que, mesmo que não seja a preocupação principal de grande parte dos gestores, a segurança em viagens corporativas deve ser o foco em qualquer viagem de caráter empresarial. Tenha em mente que a sua vida e o seu bem-estar devem ser prioridades quando você for representar a empresa em que trabalha.

E então, gostou do nosso artigo e descobriu a importância de prezar pela sua segurança em viagens de trabalho? Se sim, leia o nosso post sobre a busca de hotéis e aprenda agora a encontrar a hospedagem ideal para compromissos corporativos!