Mesmo desafiado por crises sucessivas, o turismo de negócio no Brasil continua em desenvolvimento e cada vez mais executivos precisam fazer as malas para concretizar acordos, participar de eventos e realizar reuniões pelo país e pelo mundo.

Ao contrário do que muitos acreditavam, o desenvolvimento das tecnologias digitais que permitem comunicação rápida e eficaz a uma longa distância não diminuiu a importância das reuniões em carne e osso.

Na verdade, com o aprimoramento das telecomunicações, empresas e pessoas separadas por quilômetros de distância estabeleceram relacionamentos mais próximos e, junto dessa aproximação, veio naturalmente a demanda por mais encontros.

Somando isso a outros fatores como o desenvolvimento da infraestrutura para viajar e o amadurecimento econômico do país, a tendência é que nos próximos anos as viagens corporativas só aumentem e cada vez mais pessoas precisam viajar a trabalho.

Pensando nisso, elaboramos este artigo com recomendações para quem quer tirar o máximo de proveito do turismo de negócio no Brasil. Boa leitura!

Como tirar mais proveito do turismo de negócios?

Comece pelo planejamento da viagem

Antes de qualquer tipo de viagem de negócios, é fundamental estabelecer um planejamento minucioso que deve incluir os objetivos, um cronograma e qualquer outro aspecto importante do roteiro.

O perfil do turista de negócio é bem variado. Alguns são empreendedores, donos da sua própria empresa que estão viajando para fechar acordos e conhecer clientes ou fornecedores.

Outros são executivos de multinacionais que precisam agir localmente nas diversas unidades da empresa pelo país e pelo mundo.

E ainda existem aqueles que estão a caminho de eventos para acompanhar as tendências do seu setor, estabelecer conexões e aprender mais.

Independentemente de qual seja o tipo do viajante, é importante que ele tenha uma visão clara de quais são seus objetivos com aquela viagem, já que eles serão a orientação de toda a jornada.

Uma vez que esses objetivos estejam definidos, é hora de traçar o roteiro. Viagens corporativas costumam ser centradas em alguns eventos ou reuniões, que são o principal definidor das datas e da programação do turista de negócios.

Com base nelas, é possível entender quantos dias o profissional passará viajando, onde precisa se hospedar, qual voo tomará, qual será seu meio de transporte terrestre, entre outros.

A melhor forma de fazer esse planejamento é com um cronograma completo que contemple datas e horas das partidas e chegadas, além dos compromissos profissionais que precisam ser cumpridos. No cronograma, também fica detalhado em qual hotel o turista será hospedado, quando faz o check-in e o check-out e até os voos e aeroportos em que ele embarcará.

Prepare suas malas com eficiência

Saber o que levar e o que não levar é muito importante para o sucesso de uma viagem de negócios. Uma mala eficiente vai muito além do simples conforto: reduz o tempo gasto em deslocamentos e facilita a mobilidade do viajante.

A principal recomendação aqui é sempre evitar despachar bagagens. Além de ser mais fácil de carregar durante toda a jornada, uma boa mala de mão com rodinhas e alça comprida pode ser embarcada e elimina o tempo gasto despachando e recuperando a bagagem.

Com inteligência, é possível acomodar todo vestuário, equipamento e itens de necessidade nessa mala de mão, pelo menos em viagens de até 7 dias.

Para compromissos que durem mais tempo, despachar pode ser uma opção, mas quem prefere voar mais leve pode ainda lavar a roupa em lavanderias no destino.

Quando selecionar o vestuário, opte por peças neutras que combinem entre si e possam formar visuais diferentes ao longo dos dias. O tom do visual depende da cultura da empresa, mas na maior parte dos casos é difícil errar com trajes mais formais.

Para economizar espaço, se for levar um casaco mais pesado, vá vestido com ele e, se sentir calor no aeroporto ou avião, carregue-o na mão.

Além das roupas, lembre-se de colocar na mala todos os itens de higiene básica e medicamentos organizados em necessaires.

Tenha cuidado especial com as regras para transporte de líquidos em voos internacionais e, em alguns casos, cogite comprar algum produto em uma farmácia de destino e deixar volumes maiores em casa.

Na mala de mão também vão os equipamentos de trabalho do turista, que quase sempre envolverão um notebook, carregadores para o celular, cartões de visita e, ocasionalmente, itens específicos da área ou setor do profissional.

Por fim, não se esqueça de levar todos os documentos necessários para viajar, como passaporte, visto, seguros de saúde, carteira de motorista e certificado de vacinação.

Com o tempo e a experiência viajando, as malas para viagens de negócios vão se tornando cada vez mais enxutas e inteligentes.

Escolha uma boa companhia aérea

Na hora de escolher a companhia aérea para uma viagem de negócios, avalie muito mais que apenas o preço das passagens.

Um atraso ou cancelamento de uma viagem corporativa pode significar uma excelente oportunidade perdida, portanto, pesquise por empresas que tenham um histórico de pontualidade e que vão garantir seus compromissos profissionais.

Também leve em consideração o conforto do passageiro. Diferente de um passeio de lazer, em que o turista tem uma certa tolerância com assentos apertados e refeições insatisfatórias, em viagens de negócios o passageiro não está a caminho de férias e descanso, mas sim de muito trabalho.

Se o percurso for desconfortável, o profissional já chega no destino com a energia comprometida e o humor alterado. E isso pode ser prejudicial para os resultados que podem ser alcançados pela viagem.

Outro ponto que precisa entrar na conta são os programas de fidelidade. Para quem sempre viaja, pode ser especialmente vantajoso focar em uma companhia aérea e alcançar categorias e benefícios exclusivos desses programas. Além disso, é possível trocar os pontos acumulados por passagens gratuitas futuramente.

Só depois de avaliar esses quesitos, compare os preços para os destinos e datas da viagem em múltiplas companhias aéreas.

E antes de fazer a escolha final, observe a quantidade de escalas e conexões, assim como o tempo total de viagem, somando tanto as horas de voo como as de espera em aeroportos. Viagens mais curtas e com menos pausas são menos cansativas e mais confortáveis.

Pense na praticidade quando escolher a hospedagem

Assim como com as passagens aéreas, o preço não é o fator mais decisivo para a escolha da hospedagem de uma viagem de negócios.

Considerando que o objetivo da viagem geralmente envolve um evento específico ou reuniões de negócio, é interessante que o turista fique instalado próximo aos locais em que esses compromissos serão realizados. Logo, a localização é o mais importante.

Dependendo do local e dos objetivos da viagem corporativa, é possível escolher hotéis que permitam que a maior parte dos deslocamentos sejam feitos a pé, o que economiza gastos com táxis e aluguel de carros.

Outro ponto importante que deve ser avaliado é o conforto da hospedagem. É fundamental que o local tenha estrutura para que o profissional descanse quando possível e trabalhe remotamente quando for necessário. Uma conexão de internet estável é essencial.

Por outro lado, diferente de viagens de lazer, o luxo não é algo tão importante para viagens de negócios.

Portanto, um hotel confortável sem exageros é mais que o suficiente, desde que ele tenha a melhor localização e toda a estrutura para suprir as demandas de trabalho do executivo.

Além de buscar por hotéis, considere também opções alternativas como as hospedagens do Airbnb que, muitas vezes, podem oferecer uma localização melhor e estrutura satisfatória com preços bem menores que hoteís tradicionais.

Considere o deslocamento terrestre no destino

Se planeje para saber como se locomover no destino da viagem de negócios. Além das passagens de avião que levarão o turista até a cidade em que será realizado as reuniões ou eventos corporativos, é preciso também pensar em como o executivo vai do aeroporto ao hotel e do hotel aos seus compromissos profissionais.

Em muitos casos, o táxi pode ser uma solução simples, mas nem sempre é a mais barata, segura e confortável.

Dependendo do destino e até de quem viaja, alugar veículos pode ser uma opção mais inteligente que dará mais flexibilidade ao viajante.

E se em algumas cidades a estrutura demanda um carro, em outras o transporte público pode ser uma solução melhor, especialmente quando o trânsito é um problema que pode ser superado pelos trilhos subterrâneos do metrô.

O importante é considerar como será feito esse deslocamento com antecedência. Se um turista de negócios chega em horário noturno em um aeroporto de uma cidade menor e descobre que não existem mais táxis disponíveis nem opções de transporte público no horário, pode ser obrigado a pernoitar nos bancos do local e começar sua viagem de negócios com muito desconforto.

Com um bom planejamento e pesquisas sobre as opções de deslocamento terrestre no destino, a viagem fica mais organizada e com chances maiores de sucesso.

Aproveite a viagem para estabelecer relacionamentos mais próximos

Viagens de negócios são oportunidades excelentes para quem quer estreitar relacionamentos com clientes e fornecedores, conhecer novas pessoas da área e ficar por dentro de tendências de mercado.

Muitas vezes, parceiros comerciais importantes da empresa são apenas nomes e e-mails em uma planilha, mas ao encontrar-se pessoalmente com essas pessoas, o profissional consegue estabelecer relacionamentos mais próximos e, com isso, conseguir ampliar sua influência e alcance na área.

Uma atenção especial deve ser dada às feiras e convenções de mercado, especialmente aquelas que são mais importantes no calendário do setor e a presença é quase obrigatória.

Ao contrário do que possa parecer, uma feira não é um evento voltado para vendas, mas sim para networking.

Como reúnem os principais nomes de um setor em um mesmo lugar, esses eventos são excelentes para estabelecer contatos, distribuir cartões de visita e solidificar uma boa imagem profissional tanto para a empresa como para o executivo.

Tente se manter produtivo nas horas vagas

Em uma viagem de negócios, existem muitas oportunidades de tempo que podem ser aproveitadas com planejamento e organização. Momentos de espera como a fila do embarque, o voo e noites no hotel podem ser utilizadas para se manter produtivo.

E essa produtividade não se restringe ao âmbito profissional. Em um hotel bem equipado, por exemplo, uma noite após um dia de negócios pode ser uma boa oportunidade para suar na esteira da academia e dar prosseguimento ao projeto verão.

Da mesma forma, o tempo gasto no avião pode ser utilizado para a dedicação em projetos paralelos como escrever um livro, um blog pessoal ou avaliar opções de acabamento para a reforma da casa.

Separe algumas horas para o lazer

Por fim, tente separar algumas horas da sua viagem para o lazer, especialmente quando o destino é um local turístico.

Além de ser uma oportunidade de conhecer um lugar novo e expandir seus horizontes, um pouco de descanso pode deixá-lo melhor preparado para o restante da viagem de negócios.

Viajar pelo trabalho pode ser algo muito extenuante. Como os compromissos profissionais são a razão para estar ali, a dedicação a eles é intensa e, algumas vezes, um dia inteiro é ocupado pelo dever.

Mas é importante alcançar equilíbrio para não ser pego de surpresa pelo stress e cansaço. Portanto, em uma viagem de negócios, administre bem seu tempo e reserve pelo menos algumas horas para curtir o destino e relaxar.

Além disso, mantenha o contato com familiares e amigos, mesmo que a distância. Essa é uma recomendação especialmente importante para quem viaja a trabalho com muita frequência. Laços emocionais são importantes para evitar a sensação de solidão e hoje é possível matar um pouco da saudade com ligações em vídeo pela internet.

Nunca considere que toda a viagem de negócios será dedicada exclusivamente ao trabalho. Lembre-se do equilíbrio importante em sua vida profissional e saiba como aproveitar com inteligência cada momento do passeio. Claro, não deixe os compromissos de negócios em segundo plano jamais, mas também não faça com que a viagem se torne apenas obrigações e muito trabalho.

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