Se você é responsável por organizar as viagens corporativas da sua empresa, sabe bem que esse não é um processo tão simples, não é? Afinal de contas, esse é um mercado que está em constante atualização, e a todo tempo é preciso estar atento a quais estratégias trarão o melhor custo-benefício para sua companhia.

Um dos pontos cruciais de uma viagem corporativa organizada adequadamente é a reserva de hotel. Muitas vezes, podem surgir dúvidas sobre quais pontos devem ser privilegiados no momento da escolha. Luxo ou conforto? Melhor localização ou preço? Infelizmente, nem sempre é possível reunir todos esses elementos em apenas um lugar.

Pensando nisso, elaboramos este artigo com os 5 pontos mais importantes a serem observados em uma reserva de hotel de negócios. Quer saber quais são eles? Então, fique atento e acompanhe a leitura!

Como uma viagem corporativa é organizada?

Se a empresa em que você trabalha realiza muitas viagens de negócios, não faz sentido que elas sejam organizadas pelos próprios colaboradores, não é mesmo? Já pensou como seria se cada uma delas tivesse um padrão diferente de gastos, hospedagens e horários? Isso seria um caos e só demonstraria que a sua companhia é desorganizada e não se preocupa com a imagem externa.

Dessa forma, o primeiro passo é entender que o planejamento de viagens corporativas é de responsabilidade da própria empresa. Negócios de grande porte elaboram políticas de viagens, que estabelecem as regras e os procedimentos a serem obedecidos pelos colaboradores antes, durante e após uma viagem a trabalho.

Então, é importante que essa política esteja transparente, para que todos os integrantes da empresa a sigam de maneira correta. Contudo, previamente à viagem, é preciso verificar alguns detalhes que possam prejudicar a estadia e comprometer o desempenho dos colaboradores durante os compromissos agendados.

Quais cuidados são necessários antes de fazer uma reserva de hotel?

Para garantir o foco total dos colaboradores durante a viagem, o ideal é que a companhia proporcione um ambiente tranquilo, acessível, confortável e eficiente durante a estadia. Nesse sentido, alguns elementos devem ser observados na hora de definir a reserva da hospedagem.

Acompanhe as seções a seguir e entenda os 4 pontos que elencamos neste artigo!

1. Buscar informações sobre os serviços oferecidos

Se os objetivos da viagem já foram traçados e a empresa já tem um orçamento determinado para a programação, chegou a hora de fazer a reserva de hotel alinhada às condições financeiras da companhia.

De modo geral, os itens mais procurados nas pesquisas de hotéis pela internet são: categoria, tamanho da cama, chuveiro, conexão Wi-Fi, mesa para notebook e café da manhã.

Entretanto, essas informações servem apenas para “filtrar” a oferta de hospedagem e encontrar os hotéis que ofereçam as condições mínimas procuradas. Após, será necessário fazer uma busca mais aprofundada sobre os serviços oferecidos nos locais.

Isso é de extrema importância, pois, ainda que os hotéis filtrados apresentem as características almejadas pela empresa, é possível que alguns serviços não atendam às expectativas da empresa.

Por isso, para evitar constrangimentos e imprevistos, é interessante entrar em contato com os hotéis pré-selecionados, para solicitar mais informações e esclarecer dúvidas a respeito dos itens que você verá a seguir.

Wi-Fi

Um dos fatores imprescindíveis a ser checado, antes de fazer uma reserva de hotel, é a respeito do funcionamento do Wi-Fi. Hoje, é quase impossível encontrar um estabelecimento que não ofereça esse serviço a seus hóspedes.

No entanto, o que muitos locais não deixam claro é a forma com que disponibilizam o Wi-Fi. Diversos hotéis, por exemplo, não informam se o sinal funciona em todos os quartos ou se é disponibilizado apenas nas áreas comuns.

O acesso à internet, além de ser uma forma de lazer para os colaboradores, é também uma ferramenta importante de trabalho. Ao mesmo tempo em que os profissionais podem utilizar o serviço para matar a saudade da família por meio de chamada de vídeo, também podem se preparar para reuniões, pesquisar sobre assuntos de trabalho e fazer videoconferências com quem permaneceu no escritório.

Portanto, esse deve ser um item eficiente e obrigatório na lista antes de fazer uma reserva para a viagem corporativa.

Café da manhã

Os hotéis, de modo geral, estabelecem regras e horários rígidos para o café da manhã, não costumando abrir exceções. Então, se um estabelecimento selecionado pela empresa começar a servir o café apenas às 9 horas da manhã, infelizmente ele não atende às necessidades de uma viagem corporativa.

A rotina dos profissionais que viajam a trabalho, ao contrário da de pessoas que estão curtindo férias, começa bem cedo, e é comum que as refeições da manhã sejam feitas nas primeiras horas do dia. Então, para não carregar o orçamento da empresa com refeições matinais em cafés ou padarias do destino, é essencial optar por um estabelecimento que tenha serviço de restaurante adequado à agenda de negócios.

O ideal, em uma viagem a trabalho, é o profissional tomar o café da manhã rapidamente para, em seguida, comparecer aos seus compromissos agendados. Vale lembrar que a pontualidade em uma saída a trabalho é imprescindível. Afinal de contas, é o nome da empresa que está em jogo, e ninguém quer dar a impressão de não ser comprometido a ponto de se atrasar para as atividades.

Por fim, é importante buscar informações sobre o tipo de comida oferecida para o começo do dia. A variedade de opções é importante para que os colaboradores se alimentem bem e estejam energizados para um dia produtivo.

Espaços para negócios

Em uma viagem corporativa, é possível que os eventos aconteçam no próprio hotel onde o profissional está hospedado. Se esse for o caso, não é necessário se preocupar com os espaços para negócios, pois o evento, provavelmente, vai oferecer todo o suporte em termos de logística.

Entretanto, se os compromissos forem longe do local de hospedagem e a equipe precisar se reunir ou executar alguma rotina de trabalho, antes de comparecer às atividades programadas, é importante que o hotel ofereça uma estrutura para o encontro dos colaboradores.

Esses espaços podem ser salas de reuniões ou coworkings. Além disso, é importante que o estabelecimento tenha estrutura para videoconferências e ambiente de trabalho confortável nos quartos, caso os profissionais necessitem de espaço para realizar tarefas da empresa em horários diferenciados.

Restaurantes

É bem provável que quem está viajando a negócios não tenha tempo para encontrar bons locais para se alimentar. Nesse caso, o mais indicado é que todas as refeições, e não só o café da manhã, sejam feitas no próprio hotel ou, no mínimo, em locais próximos da hospedagem.

Para aproveitar melhor o tempo, o ideal é reservar a estadia em algum hotel que tenha restaurante próprio e, de preferência, ofereça serviço de quarto 24 horas por dia.

Contar com essa comodidade é fundamental, principalmente no caso de viagens corporativas a países com fuso horário diferenciado.

Lavanderia

O serviço de lavanderia é muito importante para quem está em uma viagem a negócios. Afinal de contas, durante os compromissos agendados, é imprescindível que o profissional esteja bem-apresentado, com roupas limpas e passadas.

Dessa forma, no momento de fazer a reserva de hotel, é necessário checar se o serviço de lavanderia é oferecido.

2. Verificar a localização do hotel

A maior preocupação de quem se responsabiliza pela organização de uma viagem corporativa deve ser, invariavelmente, a pontualidade dos colaboradores com relação aos compromissos. Não podemos negar que, para a imagem de uma empresa, os atrasos de agenda são extremamente prejudiciais.

Então, nada mais certo do que, ao fazer a reserva de hotel, seja priorizada a localização do estabelecimento, mesmo que isso signifique pagar um pouco a mais. Geralmente, os hotéis corporativos ficam localizados nos grandes centros comerciais das cidades e próximos de espaços de convenções.

Caso os compromissos sejam em algum desses pontos, o ideal é escolher um hotel nas proximidades, já que isso diminuirá significativamente o tempo de locomoção entre um local e outro, principalmente se comparado aos hotéis mais isolados.

Entretanto, se o compromisso for em algum endereço específico, o recomendado é buscar por hotéis nas proximidades, para evitar atrasos. O fato de escolher uma hospedagem nos arredores das atividades marcadas também influencia positivamente no orçamento da viagem.

Os gastos com transporte, principalmente nas cidades maiores, são bem altos, devido às distâncias e ao trânsito carregado. Portanto, ainda que um hotel cobre a mais no preço da diária, pode valer a pena reservá-lo caso fique próximo do evento, pois o custo do transporte é reduzido, garantindo economia.

3. Descobrir quais são as comodidades oferecidas aos hóspedes

Um fator importante que deve ser considerado, antes de fazer a reserva de hotel, é o conforto oferecido para os hóspedes. Primeiramente, é preciso verificar as acomodações fornecidas pelo estabelecimento.

Um quarto ideal para os viajantes a trabalho deve prezar a limpeza, o bom arejamento e o isolamento acústico. A cama deve ser confortável e espaçosa e o banheiro, agradável, com uma boa ducha para relaxar.

Vale lembrar que o conforto também pode estar fora dos quartos. Na área de comunicação, por exemplo, um bom concierge é essencial para poupar tempo e encontrar serviços e lugares com facilidade.

Além disso, os espaços de relaxamento podem ser um luxo necessário, principalmente após um dia longo e exaustivo de trabalho. Uma sauna, junto do serviço de massagem, pode ajudar no relaxamento e melhorar a produtividade do dia seguinte.

4. Conferir se há cancelamento gratuito

Da mesma forma que acontece durante a compra de uma passagem aérea, hotéis que oferecem tarifas baixas normalmente não permitem que o cancelamento da reserva seja feito sem que haja uma compensação financeira.

Dessa forma, se, no momento de fazer a reserva de hotel, o preço foi decisivo, mas houver necessidade de cancelar a estadia, é possível que o estabelecimento cobre uma taxa por isso e comprometa o orçamento disponível para a viagem.

Vale frisar que, no mundo corporativo, as mudanças de planos são extremamente comuns. Compromissos de viagem são desmarcados ou agendados novamente por diversos motivos, e é importante estar preparado para que isso não prejudique as finanças da companhia.

Então, para evitar esse tipo de perda financeira, o melhor comportamento é buscar estabelecimentos que ofereçam o cancelamento gratuito na hora de fazer a reserva de hotel.

5. Certificar a segurança do estabelecimento

roubo em hotel

Representar a empresa em uma viagem de negócios pode trazer enormes responsabilidades. Além de o colaborador em trânsito ser responsável por carregar o nome da companhia onde estiver, a empresa pode encarregá-lo de demonstrar produtos ou tecnologias caras e que demandem maior segurança.

Além disso, é comum que a organização forneça ferramentas de trabalho próprias, como tablets, celulares e notebooks, que devem ser guardados com cuidados, desde o aeroporto.

Como normalmente o colaborador em viagem passa a maior parte do dia longe do local de sua estadia, é fundamental que o hotel ofereça a segurança necessária para ele armazenar os documentos e equipamentos da empresa que carrega durante a viagem.

Portanto, antes de fazer a reserva de hotel, procure saber se a localização na qual ele se encontra é segura e se o estabelecimento selecionado oferece o serviço de cofre nos quartos.

Se você chegou até aqui, definitivamente entendeu que, por mais simples que pareça, reservar um hotel para a viagem corporativa dos colaboradores não é uma tarefa fácil. São vários aspectos a serem observados, e é extremamente importante ter certeza de uma escolha bem-feita, já que o desempenho dos profissionais durante a viagem está diretamente relacionado a isso.

Afinal de contas, uma decisão errada pode trazer preocupações desnecessárias e tirar o foco do objetivo principal da viagem, não é mesmo? Então, um bom gestor empresarial deve sempre prezar o bem-estar dos colaboradores durante as viagens, para que eles possam garantir retornos futuros com a realização dessas expedições fora do escritório.

O que você achou do nosso artigo? Conseguiu entender quais são os pontos mais importantes a serem observados antes de realizar uma reserva de hotel? Então, confira agora o nosso post sobre self booking e entenda como isso pode facilitar ainda mais as viagens corporativas da sua empresa!