As viagens corporativas exigem um planejamento mais elaborado do que as viagens comuns. Não só porque há uma empresa envolvida, mas ela tem objetivos e estratégias específicas. Por esse motivo, toda a logística precisa ser adaptada, o que pode trazer muitas dúvidas.

Se este é o seu caso, fique tranquilo. Preparamos um guia para você aprender a organizar uma viagem de negócios como ninguém! Acompanhe.

Planeje a viagem com calma

A viagem de negócios é uma ferramenta utilizada por empresas e empreendedores que buscam alcançar o sucesso profissional. Por meio do trabalho remoto são realizadas negociações presenciais, prospecção de clientes, treinamentos segmentados e avançados e projetos para expansão de negócios. Todas essas atividades colaboram para o crescimento econômico. 

Como os gestores e colaboradores devem agir para que tudo saia como o esperado e evitar imprevistos ou prejuízos financeiros para a empresa? Qual o passo a passo ideal para garantir uma organização eficiente? Como garantir que a política de viagens seja seguida?

Confira, a seguir, algumas características fundamentais e orientações práticas para ter um bom planejamento.

Elabore um plano logístico 

No primeiro momento, avalie a viabilidade do deslocamento. Ele é realmente necessário? O objetivo da viagem compensa os possíveis investimentos? Existem outros meios de alcançar os mesmos resultados e evitar a locomoção? Depois de realizar essa pesquisa interna, com a certeza de que a viagem é mesmo necessária, é a vez de iniciar as pesquisas externas.

Consulte o orçamento disponível e liste os fornecedores, os preços e as condições de cada serviço. A antecedência é fundamental para conseguir melhores resultados, já as parcerias favorecem os descontos e pacotes exclusivos. Depois, monte uma estratégia que atenda às exigências da empresa e garanta o bem-estar do viajante.

Para isso, elenque os compromissos a serem cumpridos no destino: palestras, reuniões, jantares, encontros com horários marcados e demais agendamentos. Em seguida, verifique os meios de hospedagens disponíveis com melhor localização para esses eventos e complete com um levantamento de transportes, tanto para ir e voltar do destino quanto para o deslocamento interno.

A agenda também é responsável pela definição da estadia, indicando quantos dias são necessários para a viagem. A partir disso, faça um roteiro de cada dia, incluindo as refeições e despesas extras, como roaming de dados e inscrições em eventos. Esse levantamento será fundamental para as próximas etapas.

Crie um briefing para a viagem

A ideia é atender as necessidades da empresa e do colaborador a partir de orçamentos controlados. Para isso, serão emitidos os tickets e confirmados agendamentos da viagem corporativa. Isto é, colocar em prática o que está no papel e montar um roteiro a ser seguido pelo funcionário em trânsito.

Para concluir essa etapa, é preciso responder a algumas perguntas. Qual o destino? Quando será a viagem e qual o período dela? Quais funcionários participarão? As reservas serão realizadas por um profissional ou por uma plataforma de gestão, como o self booking? Qual o orçamento disponível? Como funciona a política de reembolso e de adiantamento? Quais os fluxos de solicitação e aprovação dos deslocamentos?

Lembre-se de que o planejamento tem como base a política de viagens da empresa e deve considerar todas as situações possíveis, como imprevistos, cancelamentos e mudança de planos. Depois, priorize os objetivos da corporação com essa viagem para que o colaborador tenha o máximo de orientação sobre a sua atuação no destino, destacando as responsabilidades e metas.

O planejamento deve ser coordenado e organizado, etapa por etapa, para não trazer dúvidas. E caso haja, indique o caminho para a solução. Caso não utilize uma ferramenta de gestão, é imprescindível que crie um padrão para otimizar os processos.

Invista na antecedência

As viagens planejadas com maior antecedência já consideram imprevistos e indicam soluções. Dessa forma, tanto a gestão quanto os funcionários se sentem mais seguros e confortáveis. O bem-estar gerado permite que o representante execute o trabalho com mais eficiência e que a empresa alcance melhores resultados.

Nesse aspecto, vale a pena criar um cronograma para detalhar os deslocamentos mensais e realizar um checklist das etapas cumpridas. O documento também deve incluir um pensamento estratégico acerca de eventuais remarcações, cancelamentos ou mudanças de planos, evitando prejuízos financeiros.

Prepare o orçamento

Se não realizar uma pesquisa detalhada e verificar bem os preços e condições, uma viagem de negócios pode sair muito cara. Além dos valores, você deve perguntar sobre as formas de pagamentos, descontos, prazos facilitados, bônus e demais benefícios. Para isso, busque uma relação próxima e duradoura com os fornecedores e as empresas especializadas.

Ao procurar pela hospedagem, consulte a distância e o trânsito para chegar aos locais de compromisso. Não adianta economizar na estadia e ter altos gastos ou demora nos deslocamentos. Fique de olho nos horários de check-in e check-out para não pagar diárias desnecessárias — busque otimizar o tempo e os trajetos com antecedência e economia.

Antes de calcular os custos, conheça as inovações tecnológicas, realize as mudanças administrativas necessárias e pratique o benchmarking. Depois, é hora de criar um orçamento levando em consideração diferentes aspectos, conforme os tópicos a seguir.

Motivo da viagem

A justificativa da viagem é um dos primeiros itens a serem preenchidos no relatório. Ela precisa ter uma motivação clara, pautada na estratégia corporativo. Esse item é a base do planejamento, pois serve para justificar os investimentos empregados e preparar os viajantes sobre as suas metas no destino.

Reserva para imprevistos

Mesmo com um planejamento detalhado, a viagem está sujeita a imprevistos, como voos atrasados ou cancelados, estradas interditadas, carros com defeito e demais incidentes. Se esses problemas não forem resolvidos no momento que surgirem, a equipe terá uma grande dor de cabeça para encontrar a solução e, ainda, corre o risco de pagar muito mais por serviços simples.

Portanto, considere essas dificuldades e garanta um fundo para solucioná-las. Contrate seguros e empresas do ramo para direcionar o colaborador que passar por essa situação.

Itinerário do viajante

Trace todo o roteiro do viajante para orçar os gastos básicos da viagem: bilhetes aéreos, vistos, hotel, transporte, alimentação, roaming internacional, seguro médico e despesas. Faça umacotação das principais empresas e complemente com os serviços secundários, como equipamentos eletrônicos, reserva de salas de reunião e bilhetes. Os itens extras devem ser detalhados no relatório para serem reembolsados posteriormente.

Horas extras

As viagens corporativas excedem o horário de trabalho, por isso, a empresa deve garantir o pagamento das horas extras. Como a legislação não detalha como deve funcionar a jornada de trabalho nessas condições, a opção mais viável é a criação de um acordo entre a corporação e o colaborador que pode ser compensada em dias de folga.

Para a elaboração desse documento, considere que as pernoites e o tempo de deslocamento não entram no cálculo da diária. No entanto, as viagens realizadas depois do expediente exigem o acréscimo de 50% no valor. Nos finais de semana, a taxa é de 100%.

Auditoria das despesas

Esse controle é primordial para manter a saúde financeira da empresa. Todos os comprovantes, notas fiscais e vouchers devem ser catalogados e contabilizados. Também vale fazer a conferência se o serviço apresentado pelo viajante realmente foi uma despesa da viagem corporativa ou um gasto pessoal. 

A auditoria pode ser realizada pelo próprio setor financeiro ou setor de viagens, mas também é comum contratar uma agência. Nas duas formas é preciso digitalizar e arquivar todos esses itens para o controle administrativo e consultas futuras.

Planos de empresas especializadas e plataformas de gestão

Quer diminuir o tempo dedicado à administração financeira das viagens? Então considere terceirizar o serviço. Elenque os prós e contras, analise os riscos e possíveis prejuízos e coloque na balança junto ao objetivo da viagem. O resultado indicará qual a opção mais adequada para a sua organização.

Empresas especializadas, com mais tempo no mercado, têm maiores chances de negociação e parcerias, garantindo economia em hotéis, companhias aéreas, cooperativas de táxi, restaurantes e locadoras de veículos. Ela garante o uso correto dos recursos e assistência total ao viajante.

Já as plataformas de gestão realizam praticamente o mesmo serviço, mas de forma digital e online, com acompanhamento em tempo real do contratante. Há planos avulsos, mensais e anuais para que você possa experimentar a tecnologia sem necessariamente fidelizar-se a ela.

Compre as passagens com antecedência

Essa é uma das mais importantes etapas do planejamento, afinal, é ela quem define a data e o horário da viagem, bem como a contratação dos demais serviços. Por esse motivo, deve ser priorizada. O quanto antes você pesquisar as passagens, maior tempo terá para encontrar melhores condições de voo.

Não se trata de apenas preencher campos como origem, destino, data e quantidade de viajantes para verificar os horários e preços disponíveis e finalizar a compra. O bilhete aéreo é um contrato entre a companhia e o cliente, por isso, deve-se ter muita atenção durante o processo de compra.

Lembre-se de verificar a reputação da companhia aérea na imprensa, mídia, redes sociais e plataformas de avaliação. Depois leia atentamente os termos de compra e detalhes sobre serviços como franquia de bagagem, remarcação e cancelamento, escalas e conexões, marcação de assento e política de reembolso.

Garanta que todos conheçam a política de viagens da empresa

Para que tudo funcione corretamente, tanto a administração quanto os colaboradores devem estar cientes da política de viagens corporativas, suas responsabilidades, direitos e deveres. Mas como garantir que todos tenham acesso a esse documento e declarem conhecimento sobre ele? Existem algumas ferramentas para isso, veja.

Reunião de apresentação e alinhamento

A cada ano, as empresas sofrem muitas mudanças, como a entrada e saída de colaboradores e gestores. As mudanças internas precisam ser compartilhadas com todo o grupo, de preferência em um único evento. Essa é uma ótima oportunidade para apresentar ou alinhar a política de viagens da empresa. Entregue o manual para cada um e reserve um tempo para tirar dúvidas e ouvir sugestões.

Intranet

Uma boa plataforma para disponibilizar o documento é a Intranet. Lá você pode upar o arquivo digital para que ele seja acessado em qualquer momento. Por ser uma plataforma online, ela também facilita a atualização dos dados. Dessa forma, a ferramenta supre a necessidade de informação durante todo o ano, caso não haja disponibilidade para uma reunião geral de apresentação e alinhamento.

Briefing

Ao elaborar o briefing de viagem, reserve um espaço no documento para a inclusão da Política de Viagens. Ele pode vir antes, depois ou em anexo, assim, o colaborador terá o item às mãos em qualquer momento da viagem.

Além do modelo físico, disponibilize-o também de maneira online. Lembre-se de inserir um e-mail ou telefone de contato para o caso de dúvidas ou sugestões. Antes de viajar, peça ao colaborador para preencher um termo de ciência e arquive-o para possíveis consultas futuras.

Relatórios

Os relatórios são um meio de garantir que o funcionário siga corretamente a política de viagens, afinal, todos os campos devem ser preenchidos com base no manual. Caso surja alguma dúvida, o viajante terá que consultar o documento e, mais uma vez, relembrar as normas estabelecidas. Ou seja, é mais um meio de reforçar a importância e o conhecimento do documento.

Viagens de incentivo

Outra estratégia para gerar o interesse pelo tema é oferecer viagens de incentivo ou Bleisure — tendência que une trabalho e lazer. Se o funcionário enxergar vantagens reais sobre as viagens de negócios e participar de sorteios e premiações, ele se sentirá mais motivado para ler o documento e entender os seus direitos e deveres no trabalho remoto.

Vale lembrar que essas ferramentas são complementares, isto é, você pode usar mais de uma ou todas. Garantir que todos conheçam a política de viagens é uma medida protetiva jurídica e administrativa tanto para a empresa quanto para os colaboradores. Quanto mais claro e acessível for o documento, melhor para ambos.

Independentemente do trabalho remoto acontecer de forma regular ou apenas ocasionalmente, é importante estar preparado sempre. E agora que você já sabe como organizar uma viagem de negócios, sua empresa terá mais segurança e conforto para gerenciar essa atividade, além de ficar longe de erros e problemas. Portanto, fique atento às recomendações e guarde esse conteúdo para reler sempre que achar necessário.

Gostou do texto? Então complemente seu conhecimento com este infográfico sobre itens indispensáveis para uma viagem de negócios.