Em um mercado cada vez mais competitivo e no qual a inovação e a eficiência na gestão são fundamentais, é imprescindível que a sua empresa aprimore a organização e o controle dos gastos corporativos. Dessa forma, é possível investir em melhorias contínuas, alcançando resultados melhores e conquistando mais sucesso.

Entretanto, outra demanda crescente é a das viagens empresariais, que representam um dos maiores desafios para a gestão de gastos.

Isso acontece por que, durante as viagens, é preciso ter um controle bastante rígido quanto às despesas realizadas pelos colaboradores durante o deslocamento. Além disso, ainda há uma variedade de gastos relacionados ao planejamento da viagem, como passagens, hospedagem, transporte no destino etc.

Sendo assim, para que as viagens permaneçam viáveis e possam trazer os resultados esperados sem danos financeiros à empresa e, também, sem que saídas futuras sejam prejudicadas, o controle dos seus gastos corporativos faz toda a diferença.

Mas como acertar em cheio nesse ponto tão importante para a saúde financeira da sua empresa? É o que vamos mostrar a seguir. Continue a leitura e descubra como controlar os gastos corporativos durante as viagens de seus colaboradores!

Guie-se pela política de viagens da empresa

O primeiro passo para otimizar e controlar os gastos corporativos em viagens é montar uma política de viagens para a empresa, pois é por ele que você e sua equipe vão guiar-se em relação às sugestões que apresentaremos a seguir e às viagens como um todo.

A política de viagens é um documento que estabelece e detalha todos os procedimentos, regras e demais diretrizes para os deslocamentos de colaboradores. Requisitos mínimos para a hospedagem, antecedência mais indicada para comprar passagens nacionais e internacionais, orientações para o deslocamento no destino etc. são listados ali.

Portanto, é possível estabelecer como regra prática que comprovadamente traz mais economia e um melhor custo-benefício, como hospedar a equipe em um hotel de boa localização e comprar as passagens com, no mínimo, três meses de antecedência.

Outro ponto que faz com que a política de viagens seja fundamental é o fato de que, nela, você pode detalhar como funciona o reembolso das despesas que os colaboradores têm durante a saída. Qual é o máximo que cada um pode gastar por dia com alimentação? O uso de dados móveis do celular será reembolsado? Qual é o fundo disponível para emergências (e quais são as emergências cobertas pela empresa)?

Com respostas claras para essas e outras perguntas relacionadas, será possível tomar mais rapidamente as decisões que levam à maior economia e aos gastos mais inteligentes. Além disso, como está tudo detalhado ali, é possível evitar conflitos com colaboradores que queiram o reembolso de gastos não autorizados pela política.

Conte com o auxílio da tecnologia

Assim como em tantos outros campos da vida empresarial e também de nossas rotinas pessoais, a tecnologia está aí para nos proporcionar mais agilidade, facilidade e dinamismo em diversos processos. E isso inclui os gastos corporativos em viagens!

Softwares de gestão de contas poderão fazer toda a organização e análise de recibos, notas fiscais, compras e demais demandas financeiras da viagem, incluindo os reembolsos pendentes e já efetuados. E o melhor é que ele pode ser programado de acordo com a sua política de viagens, tornando os processos ainda mais otimizados e eficientes.

Além disso, apps para controle de gastos podem ser uma ótima opção para os colaboradores gerenciarem as despesas que têm durante a viagem. Com isso, eles ganham mais autonomia, algo que contribui também para a motivação e o engajamento da equipe.

Outra tendência cada vez mais utilizada em viagens corporativas é o self booking. Por meio de um programa, o self booking permite que o próprio colaborador compre as suas passagens aéreas e adquira as diárias para a hospedagem. Sempre seguindo as políticas de viagem da companhia, é claro!

Isso traz autonomia e praticidade ao processo, mas a grande vantagem é que o colaborador poderá aproveitar promoções-relâmpago, por exemplo, assim que elas surgirem. Como não há a necessidade de solicitar autorização para a compra, o risco de perder essas oportunidades diminui consideravelmente, já que elas são bastante limitadas.

E mesmo que a necessidade de aprovação por parte dos gestores permaneça, é importante fazer isso da forma mais ágil possível. Por meio de aplicativos e sistemas para essa demanda, a burocracia é reduzida e a autorização pode chegar mais rapidamente. Dessa forma, mesmo que não de maneira tão certa quanto no self booking, também dá para diminuir as chances de perder uma promoção interessante.

Invista em cartões corporativos

O cartão de crédito é outra ferramenta excelente para otimizar o controle de gastos ao mesmo tempo em que o colaborador conquista mais autonomia.

Esse cartão pode ser usado para todas as despesas da viagem, como pagamento do hotel, alimentação e materiais que forem necessários para as reuniões e eventos no destino. Depois, a fatura chegará diretamente para a sua empresa, ou seja, é possível ter uma noção exata de quais foram os gastos, quem os efetivou, quando e onde a despesa aconteceu etc.

Você ainda pode fazer uso de apps e de sistemas conectados ao cartão para monitorar em tempo real a situação dos gastos. E o melhor é que ele não pode ser utilizado apenas em viagens, mas em quaisquer outras demandas que exijam que os próprios colaboradores adquiram um produto ou contratem um serviço, por exemplo.

Entretanto, também é preciso ter muito cuidado com os cartões corporativos! Como ele não é capaz de bloquear determinado tipo de compra e de impedir que um pagamento seja feito, há o risco de que a equipe comprometa-se com gastos não autorizados pela política de viagens.

Para evitar esse tipo de situação, é fundamental estabelecer regras claras para o uso do cartão de crédito. Além de quais tipos de despesas podem ser quitadas com ele e os valores máximos para alimentação ou transporte, por exemplo, é importante também liberar o cartão apenas para alguns colaboradores, que já tenham mostrado ser de confiança nesse sentido.

Estabeleça prazos e prioridades para o reembolso

Para organizar o fluxo de reembolsos e não deixar os colaboradores esperando por mais tempo do que o necessário, é interessante estabelecer prazos e prioridades para eles. Os gastos maiores, por exemplo, podem ter preferência nessa “fila”, evitando que o colaborador saia prejudicado financeiramente.

Enquanto isso, as despesas automaticamente aprovadas dentro das políticas de viagem, como um almoço em um restaurante luxuoso para um cliente importante, também podem ser reembolsadas com mais rapidez. Por último, deixe os gastos que devem ser analisados mais a fundo antes de decidir se o funcionário vai ou não receber o reembolso referente.

Além de não deixar os colaboradores que obedeceram à política esperando enquanto casos mais delicados são resolvidos, os prazos e prioridades, quando bem definidos e quando expostos com clareza na política de viagens, evitam conflitos e reclamações desnecessárias.

Firme parcerias e acerte na escolha dos fornecedores

Contar com parceiros de qualidade e de confiança faz toda a diferença no controle dos gastos corporativos. Falando especificamente de viagens, essas parcerias podem ser feitas com agências, hotéis, restaurantes ou aplicativos de transporte, por exemplo.

Se você também utilizar os serviços ou produtos de fornecedores, a escolha deles deve ser feita com muito cuidado. Além de verificar a qualidade do que eles oferecem, condições de pagamento, pontualidade e variedade também são importantes — assim como, é claro, a possibilidade de oferecer preços ou condições especiais para a sua empresa.

Para as parcerias, busque empresas alinhadas à gestão e às prioridades do seu próprio negócio. Com isso, as conversas, acordos e negociações são mais dinâmicas e eficientes, pois ambas as partes estão, de certa forma, na mesma página.

Utilizando essa estratégia, você conquista preços mais em conta em serviços que seus colaboradores usam com frequência em suas viagens corporativas, como o transporte de qualidade oferecido por determinado aplicativo ou aquele ótimo hotel na cidade para a qual a sua equipe viaja regularmente.

Organize um calendário de viagens

As viagens empresariais não são uma demanda isolada, pois acontecem com frequência — que pode ser mais ou menos intensa — dentro dos processos da companhia. Portanto, elas devem ser enxergadas e planejadas dessa forma, e não somente uma de cada vez.

Além de permitir uma melhor distribuição do orçamento disponível, a medida ainda possibilita uma melhor organização dos prazos para cada fase das viagens. Há, ainda, a grande vantagem de que você poderá observar padrões e problemas contínuos e, então, solucioná-los para que não continuem se repetindo.

Enquanto isso, fique de olho em promoções e condições especiais! Como você já sabe quais são todas as viagens empresariais do ano, poderá aproveitá-las a qualquer momento que surgirem.

Por último, o planejamento com antecedência também permite que imprevistos e contratempos sejam solucionados sem maiores estragos, sejam eles financeiros ou relacionados ao tempo — o que afetaria a produtividade e, portanto, representa um potencial desperdiçado de conquistar melhores resultados e, consequentemente, mais lucro.

Classifique os gastos corporativos em viagens

Os gastos corporativos realizados em viagens pertencem a categorias como alimentação, transporte, hospedagem etc. Portanto, pegue todas as despesas — as realizadas antes e durante o deslocamento, os gastos diretamente pagos pela empresa, os que serão reembolsados e os valores que foram dedicados a emergências/saúde/imprevistos — e classifique cada um deles na categoria a que pertencem.

Essas métricas permitem que você elabore um balanço comparativo de gastos e identifique quais são as maiores despesas em viagens. Com isso, você pode, por exemplo, identificar que a maioria dos colaboradores não gasta todo o orçamento disponível para alimentação — e, portanto, esse valor pode ser reduzido nas próximas viagens. Isso otimiza o orçamento e incentiva a economia sem prejudicar a sua equipe.

Além disso, ao analisar quais gastos são mais recorrentes, você vai ter em mãos um ótimo guia de quais tipos de empresa podem ser procuradas para fechar parcerias ou contratos de fornecimento, como sugerimos anteriormente.

Seja transparente e claro com os colaboradores

Já falamos um pouco sobre isso quando explicamos a importância da política de viagens, mas a transparência e a clareza são dois pontos fundamentais para controlar os gastos corporativos nas viagens.

Para começar, é imprescindível que você confie nos colaboradores que vão viajar — esse é um dos motivos para que não sejam todos os funcionários que façam esses deslocamentos.

Afinal, mesmo que você tivesse uma política zero de reembolso, a equipe ainda poderia gastar indevidamente o orçamento disponível ou, então, proporcionar várias dores de cabeça tentando conseguir reembolsos não permitidos.

Seja qual for o orçamento que eles tenham e a liberdade para gastar com determinadas demandas tendo a autorização da empresa, o fato é que, no destino, os colaboradores estão longe da sua supervisão. Por isso, há o risco de que alguns deles tratem a viagem de negócios como um passeio para lazer, entretenimento e turismo.

Isso resulta não apenas em gastos indevidos, mas também a uma grande redução de produtividade, podendo afetar até mesmo a reputação da empresa e a imagem construída ao longo dos anos, dependendo das atitudes da equipe no destino.

Portanto, quem vai viajar deve entender perfeitamente quais são os objetivos da viagem, como funciona o orçamento disponível para eles e a política de reembolsos, qual será a rotina de cada um no destino e qual é o nível de autonomia que a equipe possui por lá.

Mesmo que isso tudo esteja (e deve estar!) detalhado na política de viagens, uma conversa cara a cara é importante para deixar tudo alinhado, esclarecer dúvidas e sentir a maneira com que as informações são recebidas pelos colaboradores.

Dessa maneira, você conquista uma equipe que sabe o que deve ser feito e que entende o nível de confiança que a viagem requer. Assim, eles estarão mais propensos a seguirem todas as orientações e regras, inclusive no que diz respeito aos gastos corporativos.

E então, gostou de entender como os gastos corporativos devem ser controlados e gerenciados nas viagens? Quer mais sugestões como as deste post? Siga-nos nas redes sociais e acompanhe todos os novos conteúdos! Estamos no Facebook, no Instagram, no LinkedIn, no YouTube, no Twitter e no Google+.