O deslocamento de gerentes e colaboradores pode contribuir para a captação de novos negócios, a manutenção da cartela de clientes e o crescimento das oportunidades no mercado.

Viagens a trabalho também podem fazer parte de uma estratégia de desenvolvimento profissional, por meio de participação em treinamentos, eventos, reuniões de equipe e visitas à matriz ou às filiais da empresa.

Uma das principais responsabilidades dos colaboradores que fazem uso de viagens corporativas, seja esporádica ou frequentemente, é a elaboração do relatório de despesas. Essencial para o controle dos gastos, essa ferramenta possibilita o reembolso de determinados valores de acordo com a política da empresa.

Quer entender melhor a importância desse documento e aprender a elaborar um relatório de despesas de maneira simples e prática? Acompanhe!

Como controlar e contabilizar despesas em viagens corporativas?

Para muitas empresas, viagens a trabalho são fundamentais para a expansão dos negócios e o aumento do seu faturamento.

Uma prova da importância das viagens corporativas, sejam elas individuais ou coletivas, é o seu impacto nos gastos da companhia. Em algumas organizações, essa é a terceira maior despesa mensal, ficando atrás apenas da folha de pagamento e dos investimentos em tecnologia.

Com o aumento dos valores gastos em viagens e outras despesas associadas, os gestores e administradores têm buscado implementar políticas mais rígidas de controle.

As regras envolvem desde a aprovação prévia até a exigência de relatórios de viagem detalhados e comprovação dos custos com transporte, hospedagem, alimentação e deslocamentos eventuais.

Esse controle se baseia em 4 eixos estratégicos:

  • reduzir o valor das despesas de viagens (sem necessariamente diminuir sua quantidade);
  • implementar políticas mais restritivas para centralizar a gestão;
  • exigir aprovação prévia para viagens a trabalho;
  • estimular o cumprimento das políticas de viagens da empresa.

Uma das ferramentas mais valiosas para o controle de gastos é a documentação de todos os custos da viagem, desde a compra das passagens e reserva de hospedagem até valores menores, como alimentação, táxi e telefonemas.

Isso é feito por meio de um relatório de despesas, e a colaboração dos viajantes é fundamental para o sucesso da estratégia.

Dessa forma, os funcionários devem se adequar a essa nova realidade e seguir as recomendações de seus gestores para aproveitar melhor dos recursos de cada organização.

Como é elaborada uma política de viagens corporativas?

Ainda que a política de viagens varie de acordo com as determinações de cada empresa, é importante que as regras sejam claras e que todos os colaboradores tenham conhecimento das despesas que podem ser ressarcidas e dos gastos que devem ser arcados pelo funcionário.

De maneira geral, uma política de viagens corporativa é elaborada de acordo com os passos a seguir.

1. Definição das diretrizes

A primeira etapa consiste em descrever cada aspecto do fluxo de viagens a trabalho na empresa, desde a solicitação no setor competente até a emissão de passagens aéreas, reserva de hotéis ou inscrição em eventos corporativos.

2. Seleção da cobertura de despesas

Especificar exatamente quais gastos podem ser ressarcidos pela empresa é fundamental para evitar fraudes e desentendimentos entre funcionários.

3. Indicação de formas de comprovação dos gastos

A empresa deve ainda descrever as maneiras pelas quais o viajante pode comprovar suas despesas:

  • notas fiscais;
  • recibos;
  • faturas;
  • comprovantes eletrônicos;
  • fatura do cartão de crédito.

Uma política de viagens corporativas é eficiente quando todas as suas regras e orientações são plenamente conhecidas pelos gestores e colaboradores.

Por que fazer um relatório de despesas de viagens corporativas?

Boa parte dos profissionais que viaja a trabalho considera que as políticas de reembolso de despesas costumam ser burocráticas demais, com exigências desnecessárias. Porém, o uso desse recurso é fundamental para administrar os gastos da empresa com viagens corporativas dos funcionários e gestores.

A principal vantagem imediata desse controle é a mais evidente: reduzir custos é uma necessidade permanente em todas as organizações, e descobrir como gastar cada vez menos só é possível com um controle detalhado dos valores despendidos em cada viagem corporativa.

Contudo, existe outro aspecto da gestão de despesas de viagem que deve ser acompanhado com frequência. O principal objetivo das viagens a trabalho é gerar retorno para a empresa, na forma de novos clientes ou fornecedores, fechamento de contratos ou aumento da produtividade dos colaboradores após treinamentos e participação em eventos.

Mas como mensurar o retorno e descobrir se o investimento em viagens vale a pena para a organização?

É justamente para enfrentar esse desafio que os dados informados nos relatórios devem ser incluídos no balanço anual. Assim, é possível calcular os custos das viagens e comparar com o retorno dos deslocamentos e das participações em eventos corporativos para definir se foram produtivos ou se precisam ser revistos.

Uma política de reembolsos transparente e um controle eficiente dos relatórios de despesas de viagens corporativas são essenciais para a gestão de recursos da empresa.

Como fazer um relatório de despesas de viagens corporativas?

A escrita de documentos e memorandos faz parte da rotina de boa parte dos funcionários em empresas de diversas áreas. Porém, no que se refere à prestação de contas de viagens corporativas, muitos profissionais estão despreparados para as exigências modernas dos administradores, em especial a elaboração do relatório de despesas.

Esse documento é fundamental para o controle de custos de viagens da companhia, mas sua eficiência depende da colaboração do profissional. Afinal, é preciso registrar todos os gastos, reunir comprovantes e entregar a documentação em tempo hábil para que tudo seja contabilizado.

Criar um relatório de despesas de viagem, seja para o controle financeiro da empresa ou para reembolso de valores, pode ser um grande desafio. Confira abaixo algumas sugestões para facilitar essa tarefa.

Conheça a política de viagens da companhia

O primeiro passo para planejar uma viagem de negócios é saber qual é a política da empresa com relação a despesas e reembolsos. Cada companhia tem suas próprias diretrizes para aprovação e custeio de viagens de seus colaboradores, e o viajante deve conhecer as exigências da organização antes de tomar qualquer providência.

Algumas empresas estabelecem limites de gastos variados para diferentes posições na hierarquia, outras oferecem o mesmo tratamento a todos os funcionários.

Existem empresas que trabalham com o sistema de reembolso, e só liberam o ressarcimento após a conclusão da viagem; outras adiantam um valor estimado para todas as despesas durante o deslocamento.

O planejamento de uma viagem corporativa deve levar em consideração todos esses aspectos.

Escolha uma ferramenta de gestão

Elaborar um relatório sucinto e eficiente demanda uma estrutura básica, e para isso é necessário ter uma ferramenta adequada. A escolha mais tradicional é a planilha eletrônica, facilmente acessada em computadores e dispositivos móveis, mas existem aplicativos e softwares especializados que facilitam o controle das despesas.

É fundamental optar por uma ferramenta prática e segura, que atenda às necessidades do viajante e permita adaptações durante o seu uso.

Planeje os gastos antecipadamente

O planejamento da viagem deve incluir uma estimativa das despesas durante os deslocamentos, para que a empresa possa controlar melhor os gastos e otimizar sua política de reembolso.

Pesquisar preços de hospedagem, passagens aéreas, aluguel de veículos e seguro de viagem é fundamental para diminuir os custos e programar os reembolsos de forma que o capital da companhia não seja prejudicado.

Muitas organizações definem um valor máximo de gastos (chamado de diária) para que o viajante se organize com mais facilidade.

Inclua as principais informações sobre a viagem

Um relatório de despesas deve conter todas as informações necessárias para que os departamentos responsáveis controlem o fluxo de viajantes e otimizem a gestão dos processos. Isso inclui:

  • nome do viajante;
  • cargo ocupado;
  • departamento responsável;
  • contatos (e-mail, telefone);
  • dados bancários;
  • destino da viagem;
  • finalidade;
  • data e horário de saída;
  • previsão de retorno.

Os dados que identificam o viajante são essenciais em um relatório de despesas, tanto para viabilizar possíveis reembolsos quanto para permitir análises a respeito do retorno das viagens corporativas de cada funcionário.

Determine o conteúdo do relatório

Cada tipo de viagem exige um modelo diferente de documento.

Um deslocamento para participar de um congresso ou evento corporativo, por exemplo, pode incluir hospedagem, transporte e taxas de participação. Já uma viagem para um almoço de negócios com um cliente resulta apenas em despesas de trajeto e de alimentação, se for o caso.

Algumas informações que devem constar no relatório são:

  • transporte:
    • passagens aéreas;
    • tarifas do aeroporto;
    • traslado;
    • passagens rodoviárias;
    • aluguel de veículo;
    • combustível;
    • pedágio;
    • estacionamento;
    • passagens de metrô;
    • táxi ou Uber;
  • hospedagem;
  • seguro de viagem;
  • alimentação;
  • taxas de ingresso em eventos e solenidades.

É importante que o relatório de despesas contenha todas as informações necessárias para a comprovação das despesas, bem como justificativas para os valores gastos.

No campo destinado à hospedagem, por exemplo, o viajante deve informar o nome do hotel, seus dados comerciais (endereço, CNPJ, telefone), as datas de check-in e check-out, o número de diárias e as tarifas adicionais de serviços (como telefonemas e uso do Wi-Fi).

Na categoria de transportes, as informações sobre passagens aéreas devem incluir a data de emissão, o número da reserva, o trecho percorrido, a data do embarque e o valor das tarifas.

A política de viagens corporativas não é apenas um benefício oferecido pela empresa aos funcionários; o reembolso de despesas durante viagens a trabalho está previsto na legislação, portanto deve ser visto como uma responsabilidade jurídica da organização.

Registre as despesas durante a viagem

A melhor maneira de controlar os gastos durante uma viagem de trabalho é registrar todos os valores pagos diariamente, ainda que pareçam insignificantes.

Um pequeno trajeto de táxi ou um almoço de negócios com clientes ou fornecedores pode ser reembolsado pela empresa de acordo com sua política corporativa, mas é necessário um registro detalhado das quantias gastas, que devem ser aprovadas pelo departamento responsável.

Guarde todos os comprovantes e recibos

Além de registrar todos os valores gastos durante a viagem, é essencial ter em mãos os comprovantes, notas fiscais e recibos que vão confirmar as informações registradas no relatório de despesas. O viajante pode armazenar esses documentos em uma pasta simples ou envelope pequeno durante a viagem.

Utilize a tecnologia a seu favor

A tecnologia é uma aliada no controle das despesas corporativas e nos pedidos de reembolso. Um exemplo disso são os aplicativos para controle de gastos que, adaptados à situação, podem armazenar informações sobre os custos da viagem e calcular em tempo real a quantia diária ou total de cada deslocamento.

Dessa forma, o colaborador pode planejar suas próximas despesas e se adaptar para não sair do orçamento.

Outra maneira de usufruir da tecnologia durante viagens corporativas é usar a câmera do smartphone ou celular para fotografar as notas fiscais e recibos. Assim, o viajante tem um registro dos gastos se os dados do comprovante se apagarem (por exposição ao calor, por exemplo) ou em caso de perda.

Separe os gastos por categorias

Cada profissional tem seu próprio método para organizar os comprovantes e dividir as despesas em categorias, tanto em planilhas eletrônicas quanto nos aplicativos.

Algumas pessoas preferem separar os gastos de acordo com o dia, ordenando cronologicamente os valores despendidos. Porém, a maneira mais eficaz de organizar as despesas em viagens corporativas é por meio de categorias, como alimentação, transporte e hospedagem.

Agrupar os comprovantes de acordo com suas características facilita o acesso aos dados e a contabilização dos valores.

Calcule as despesas e informe o custo total da viagem

Uma das etapas mais importantes da elaboração do relatório de despesas de viagens corporativas é o cálculo do custo total, considerando todos os valores informados. Isso pode ser feito manualmente, mas as fórmulas das planilhas eletrônicas e aplicativos permitem chegar ao total de forma prática, rápida e segura.

É importante rever todos os lançamentos de gastos antes de concluir o relatório: valores incorretos prejudicam o gerenciamento das despesas e podem inviabilizar o reembolso.

Um documento bem-elaborado pode ajudar na tomada de decisões, contribuir para a organização financeira da empresa e aumentar as oportunidades de viagens a trabalho para outros colaboradores.

Como funciona a política de viagens corporativas na sua empresa? Você tem dificuldade em elaborar relatórios de despesas? Tem alguma ideia para compartilhar com nossos leitores? Deixe seu comentário!