Eventos corporativos são ferramentas essenciais para despertar a motivação dos colaboradores e aprimorar os relacionamentos interpessoais no time da empresa. Esse tipo de técnica contribui significativamente para a estratégia de endomarketing, que é o marketing voltado para o aprimoramento da imagem do negócio perante seu público interno.

A realização de eventos corporativos também é importante para alinhar informações e atitudes entre toda a equipe, o que gera uma melhoria imediata na cultura organizacional e evita falhas causadas pela dissonância de expectativas entre cada pessoa envolvida com o negócio.

Neste artigo, vamos explicar melhor o que são eventos corporativos e por que é vantajoso investir nesse tipo de ação. Também vamos listar alguns dos principais tipos de eventos corporativos e como eles são realizados. Por fim, serão feitas recomendações e sugestões de boas práticas para a hora de organizar esses eventos. Boa leitura!

A importância dos eventos corporativos para a empresa

Cuidar da cultura organizacional não é um luxo reservado apenas para as multinacionais. Empresas de todos os portes devem ter atenção especial com o clima e o comportamento dos colaboradores, para garantir o engajamento da equipe e a satisfação do seu público interno.

Assim como quem planta um jardim precisa regar e podar com frequência para colher bons resultados no futuro, quem gerencia uma equipe deve constantemente cuidar da motivação e do entusiasmo dos colaboradores. Não existe a ausência de cultura organizacional em uma empresa: se ela não é feita pela gestão em si, acaba ficando de lado e tornando-se uma cultura apodrecida e tóxica.

Entre as várias ferramentas importantes para o gerenciamento da cultura organizacional, é possível destacar os eventos corporativos. Eles são um tipo de ação que gera resultados imediatos na satisfação dos colaboradores e também contribuem para uma cultura mais saudável no longo prazo.

Workshops, seminários e simpósios, por exemplo, podem ser vistos como investimentos da empresa na formação do profissional. Além de aprimorarem a motivação, naturalmente também podem desenvolver a qualidade técnica da equipe.

Outros tipos de eventos, como premiações, confraternizações e lançamentos internos, são rituais que ajudam a estabelecer os valores da empresa e podem ser vistos como muito eficientes no engajamento.

Por fim, convenções e fóruns são eventos corporativos que valorizam a voz da equipe e permitem uma troca de experiências entre os colaboradores e outros profissionais do mercado.

A realização de eventos também colabora com a imagem corporativa da empresa, já que, mesmo quando voltados para o público interno, eles servem de vitrine para os produtos e serviços oferecidos.

Os principais tipos de eventos corporativos

Existem inúmeros formatos de eventos corporativos. Eles podem variar de encontros internos até treinamentos com profissionais de alto nível técnico, que podem ser tanto convidados externos como especialistas que já estão na empresa.

A seguir, conheça alguns dos modelos de eventos mais comuns.

Convenções

Existem dois tipos de eventos que costumam ser chamados de convenção: encontro entre todos os colaboradores de uma mesma empresa ou reunião de especialistas de uma mesma área.

No primeiro caso, a convenção geralmente é um evento para o fechamento de um período e divulgação de resultados, que também pode incluir atividades de integração e, até mesmo, prêmios para equipes e colaboradores que se destacaram.

Já as convenções que integram profissionais de empresas diferentes, mas que atuam em uma mesma área, são um tipo diferente de encontro. No geral, é feito para promover a troca de experiências e o networking, além de muitas vezes servirem para fortalecer uma categoria.

Esse tipo de convenção, também conhecido pelo nome de congresso, normalmente é realizado por associações de classe, universidades e outras organizações de interesse público. No entanto, nada impede que uma empresa sedie uma convenção para o público externo, tendo em vista interesses internos.

Seminários

Seminários são eventos que usualmente envolvem uma série de apresentações orais e expositivas sobre um tema predefinido, reunindo especialistas no palco e na plateia. Os seminários corporativos têm sempre um foco bem técnico e podem durar de horas a semanas, dependendo do volume do conteúdo planejado.

Além de palestras, os seminários também podem contar com espaços de discussão e participação aberta. Quando isso acontece, é possível denominar o evento como fórum.

Para uma empresa, um seminário é uma oportunidade de se posicionar como referência em relação a um assunto específico, o que é interessante não só para os clientes como também para a atração de talentos na área.

Simpósios

A palavra simpósio é utilizada para descrever eventos que reúnem participantes de alto nível técnico, com palestras, mesas redondas e outros formatos de debate com mediação. Normalmente, o termo é empregado no meio acadêmico em um tipo de evento que não é tão diferente do seminário. Empresas podem adotar essa nomenclatura visando destacar o caráter científico do encontro e o currículo dos convidados.

Fóruns

Fóruns são eventos que visam a uma participação maior do público e contam com múltiplos espaços de discussão para temas variados. Em um fórum, o assunto nem sempre é tão técnico como acontece em um simpósio ou seminário, já que a ideia é atingir, até mesmo, quem não é da área. Muitas vezes, o objetivo é chamar atenção para temas sociais.

Empresas podem promover fóruns para enfatizar e promover seus valores centrais, por exemplo, sustentabilidade ou justiça social. Ocasionalmente, também é possível estabelecer fóruns para debater temas de interesse do público interno, como segurança no trabalho.

Lançamentos internos

Lançamentos internos são eventos para revelar notícias ao público interno da empresa. Elas podem tanto ser novos produtos que serão lançados para os consumidores como novidades que impactarão no cotidiano da empresa — por exemplo, a contratação de um novo diretor, a implementação de um ERP ou alguma grande reestruturação.

A dinâmica dos eventos de lançamentos internos não precisa ter toda pompa e proporção de um lançamento para o público externo. Porém, ao mesmo tempo, é interessante formalizar um evento com palestras e apresentações no palco que consigam capturar a atenção da equipe e transmitir a importância do acontecimento.

Workshops

Workshops são treinamentos intensivos com conteúdos teóricos e oficinas práticas sobre um tema de interesse dos colaboradores da empresa. Nem sempre isso precisa ser algo técnico e diretamente conectado com as atividades da equipe — um workshop sobre finanças pessoais ou nutrição, por exemplo, também pode cumprir com os objetivos de engajamento e interação dos colaboradores.

Outra vantagem desse tipo de evento é que o conhecimento agregado pelos profissionais é reconhecido como um investimento da empresa na equipe, o que melhora o grau de satisfação dos colaboradores e contribui para atração e retenção de talentos.

Confraternizações

Por fim, mas não menos importante, existem as confraternizações oficiais da empresa, que são eventos corporativos com foco no bem-estar da equipe e na socialização. Mesmo as confraternizações informais são fundamentais para que os colaboradores se conheçam melhor e estabeleçam laços mais próximos.

Entre os exemplos de confraternizações estão as celebrações de feriados como o Natal, comemoração de aniversariantes do mês, festas de fim de ano, entre outros. Muitas vezes, elas são organizadas pelos próprios funcionários, mas, quando existe um envolvimento direto da empresa, o potencial da confraternização é muito maior.

Boas práticas para o planejamento de eventos corporativos

Realizar um evento corporativo de sucesso requer um bom planejamento. Independentemente do tipo de evento e do seu propósito principal, é muito importante que ele seja preparado cuidadosamente e com atenção aos detalhes, a fim de que não falte nada para um bom encontro.

Pensando nisso, elaboramos um breve guia com boas práticas para o planejamento de eventos corporativos. Confira!

Defina o tipo de evento

O primeiro passo é justamente a definição de premissas básicas, entre elas, o tipo de evento que será feito. É importante saber se o encontro será um workshop ou apenas uma confraternização, de modo a definir estrutura necessária para sua realização, convidados e demais detalhes.

Além da definição do tipo de evento, nessa etapa, é interessante sugerir algumas opções de quem serão as atrações do encontro caso existam — por exemplo, os palestrantes. Uma estimativa aproximada do número de participantes também é algo que ajudará a direcionar as etapas seguintes.

Conheça o orçamento disponível

Para dimensionar o evento da melhor forma possível, é necessário conhecer qual é o orçamento disponível para sua execução. Dependendo da verba, certas ambições — como o número de participantes, o local ou o convite para determinada atração — podem ser inviáveis.

Usualmente, o orçamento é um teto. Contudo, isso não significa que ele deve ser alcançado. Se for possível realizar o evento com menos recursos e de forma mais enxuta, certamente os cofres da empresa serão gratos.

Por outro lado, caso seja necessário obter mais verba para incrementar o encontro corporativo, sempre é possível pedir uma ampliação do orçamento justificando as razões para tal.

Determine o local em que ele será realizado

Mesmo antes dessa etapa, é bem provável que a equipe de planejamento já tenha cogitado alguns locais que podem receber o evento. Mas só depois de conhecer o orçamento é possível avaliar melhor e tomar a decisão final.

Quando for decidir o local de realização do evento, verifique se ele tem a estrutura necessária para receber as atividades previstas, se comporta o número estimado de participantes e se conta com uma boa acessibilidade.

Dependendo do evento e do público, é relevante ter estacionamento disponível no local. Em outros casos, o acesso por transporte público é crucial.

Liste os convidados

Determine quem serão os convidados do evento. Isso pode ser tanto uma lista fixa de nomes como um convite aberto para uma grande quantidade de pessoas.

O importante aqui é ter uma noção do número de participantes o mais próximo da realidade possível. Com isso, torna-se viável prever todos os detalhes quantitativos, como o número de cadeiras, o buffet, a quantidade de brindes etc.

Além do mais, em boa parte dos eventos, é interessante que o convidado confirme sua presença alguns dias antes, a fim de evitar falhas no planejamento.

Contrate fornecedores para o evento

Com todas as premissas bem definidas e acertadas, é hora de contratar os fornecedores do evento, que podem variar bastante dependendo do tipo de encontro. Um bom buffet é o principal de boa parte das confraternizações, mas também é importante em outros tipos de evento.

Em um workshop, pode ser necessário contratar uma estrutura especial, de acordo com as atividades práticas que serão executadas. Já em palestras, equipamentos de som e telão são, muitas vezes, requerimentos básicos.

Uma recomendação para facilitar o gerenciamento é montar um checklist com todos os fornecedores necessários para o evento e, no dia, conferir com facilidade se todos estão executando seus respectivos trabalhos.

Faça a divulgação

A divulgação do evento é uma etapa que jamais pode ser negligenciada. É importante que os interessados saibam da realização do encontro e tenham tempo de se preparar para comparecer a ele.

Mais uma vez, a proposta do evento afeta diretamente o tipo de divulgação que será realizada. Em um encontro com poucos convidados, nada mais eficaz que contatos pelo telefone ou e-mail, buscando a confirmação da presença de cada um deles. Já para eventos maiores, pode ser interessante recorrer a publicidade nas mídias internas da empresa, como a intranet.

Busque feedback sobre o encontro

Com o encerramento do evento, já comece a se preparar para os próximos. Converse com os participantes e descubra o que foi que eles mais gostaram e o que pode ser feito para melhorar a execução.

Busque opiniões sobre os palestrantes, o buffet e os demais fornecedores, para saber quem será contratado da próxima vez e quem não cumpriu com as expectativas. Por fim, peça sugestões para melhorias e avalie o que poderia ser aprimorado no evento.

Eventos corporativos são alternativas muito interessantes para ampliar a motivação e o engajamento da equipe. E certamente vale a pena investir neles para potencializar os resultados da empresa.

Agora que você já conhece a importância dos eventos corporativos para engajar o time e alcançar resultados melhores, quer aprender mais uma estratégia de motivação? Então, veja o que é bleisure e descubra quais são as vantagens desse tipo de viagem!