O planejamento de uma viagem precisa acontecer em qualquer ocasião, seja ela de negócios ou não. Porém, para as viagens empresariais, ele deve ser ainda mais relevante. Isso acontece, pois o sucesso ou o lucro dos negócios vai ser muito determinado por ele. Para tanto, é necessário analisar uma série de KPI para viagens corporativas.

Mas, afinal, o que são esses indicadores, e qual é o motivo de eles influenciarem tanto nos resultados? Bom, são itens que afetam diretamente os custos de uma viagem empresarial. Para que você possa melhorar o retorno delas, o mais indicado é que tais custos sejam reduzidos ao máximo. Dessa forma, a diferente entre o que vai ser conquistado e o que vai ser gasto será maior, como consequência, o resultado e o lucro da viagem também serão maiores a médio e longo prazo.

E aí, quer saber o que é um KPI e quais a sua empresa precisa observar? Então, continue conosco e saiba mais sobre o assunto! Boa leitura!

O que é um KPI?

KPI (Key Performance Indicator, ou em português, Indicadores de Desempenho) é um termo muito popular quando se fala de marketing. No entanto, esse indicador também pode ser aplicado na mensuração do nível de sucesso de uma organização a cada viagem corporativa realizada. Trata-se de um indicador utilizado para medir o desempenho de processos de um negócio e, com os dados, colaborar para que os objetivos sejam alcançados.

É uma técnica muito usada por chefes e executivos em suas gestões, afinal, possibilita que o desenvolvimento do negócio seja comunicado aos demais profissionais que estão em um nível hierárquico mais baixo. A partir dos KPIs, todos os colaboradores conhecem e se envolvem na missão da empresa, com o objetivo de alinhar os esforços em torno das estratégias determinadas pelos superiores.

Desse modo, por meio dos resultados que os indicadores apontarem, é possível quantificar o desempenho da corporação, permitindo que os profissionais compreendam o quanto as suas tarefas colaboram para o sucesso dos resultados. Com esses números, os chefes também se baseiam para fazer uma análise e decidir sobre uma mudança de atuação, caso os resultados mostrem um cenário indesejado.

Cada empreendimento pode determinar os seus próprios indicadores de viagem corporativa, o que vai exercer influência é realmente a natureza dos seus negócios, o nível de relevância de cada viagem e as metas daquele período.

Qual a importância de ter indicadores de desempenho preestabelecidos em viagem de negócios?

Em momentos de crise econômica no país e de muitas mudanças comportamentais e tecnológicas, é muito importante ter indicadores de desempenho predeterminados em viagens empresariais. É fundamental procurar sempre a melhor relação custo-benefício para garantir bons resultados no negócio. E os KPIs são essenciais para que o gestor consiga avaliar, quantitativa e qualitativamente, os seus planos de ação e as suas escolhas.

Os indicadores exercem um papel indispensável, afinal, ajudam a mensurar as conquistas de um empreendimento em suas viagens empresariais. A tecnologia, sem dúvidas, trouxe a necessidade e também facilitou o acompanhamento desses dados, deixando as análises quantitativas bem mais precisas.

A escolha dos KPIs que vão ser usados vai variar conforme a natureza dos negócios das empresas, as metas do período e também de acordo com o que a viagem propõe quanto ao planejamento da estratégia da organização. Ou seja, os KPIs ajudam a facilitar o diálogo entre o gestor e os diferentes setores da empresa.

Quais KPIs observar?

Os KPIs, como você já deve ter percebido, vão depender muito das particularidades de cada empreendimento. Por isso, não existe uma receita pronta e acabada, ainda assim, existem alguns indicadores muito relevantes no âmbito geral das corporações. Veja quais são eles!

Economias e gastos com viagens corporativas

Uma organização com uma política forte de viagens empresariais destina recursos importantes para a manutenção dessa prática, como tarifas aéreas, hospedagens, refeições, transportes etc. O rastreamento de gastos como esses, portanto, é um KPI fundamental que deve ser acompanhado.

Para medir e definir o KPI de economias e gastos com as viagens, você pode usar inúmeras métricas. Confira as principais:

  • formas de pagamento autorizadas;
  • economia realizada;
  • uso de canais de reservas.

Quer entender um pouco mais sobre elas? Confira!

Uso de formas de pagamento autorizadas

A visibilidade de pagamento trata-se de uma métrica muito importante e que pode ser calculada dividindo os gastos ligados à viagem em um cartão de crédito empresarial pelo total de gastos com viagens. Assim que todos os pagamentos são concentrados em cartões, torna-se bem mais prático e simples fazer o monitoramento das despesas e da economia. 

Economia realizada

Essa é uma métrica que permite fazer o cálculo do quanto tem sido reduzido em gasto com as viagens empresariais a partir de descontos disponibilizados pelos fornecedores preferenciais.

Uso de canais de reserva autorizados

Essa métrica indispensável para os indicadores de gastos aponta quantos viajantes corporativos utilizam os canais de reservas autorizados para fazer reservas de quartos, viagens aéreas ou transporte terrestre. Depois de fazer a divisão dos gastos com reservas e bilhetes pelo total de gastos com viagens, tem-se o nível de visibilidade de reservas.

Quanto mais alto for o resultado, mais oportunidades você vai ter de economizar. Quando a totalidade de colaboradores usar os canais de reservas autorizados, todos os gastos vão ser registrados e mensurados.

Ticket médio aéreo

O ticket médio aéreo trata-se do valor médio das passagens de avião. É fundamental conhecer dados e todos os estudos apresentados a respeito desse KPI. Passagens para uma região específica do Brasil ou do mundo podem acabam apresentando aumentos ou quedas bruscas em pequenos intervalos de tempo.

Fatores como oscilação cambial e instabilidade política acabam contribuindo para essa variação. Por isso, é importante ficar sempre atento a isso. O ticket médio aéreo vai ser de grande ajuda na avaliação dos gastos com transporte aéreo, além de identificar períodos de queda no valor dos voos.

Diária média da hotelaria

O gasto com hospedagem em hotéis é um dos mais relevantes que devem ser considerados durante uma viagem corporativa. Estudar e analisar o custo da diária média nos destinos, a época da viagem e a oscilação é imprescindível. Além disso, é necessário cuidar das outras tendências no mercado. Cada dia mais, colaboradores e executivos de organizações usam ferramentas como o Airbnb, por exemplo. É fundamental ficar a par dessas opções.

Produto Interno Bruto (PIB)

O PIB, muitas vezes, acaba sendo deixado de lado no momento de planejar as viagens em uma empresa. Porém, observá-lo é muito importante. As passagens aéreas acompanham o Produto Interno Bruto. Logo, se ele aumentar, os custos vão diminuir, e vice-versa. Por isso, é um KPI que deve ser considerado.

Oscilação das moedas

A taxa de câmbio também acaba interferindo nas viagens empresariais. O aumento do dólar, por exemplo, certamente vai significar um crescimento no custo das operações, especialmente em viagens que são feitas fora do Brasil.

Combustível do avião

Um KPI que envolve a aviação e também aquele que a utiliza. O preço do querosene está totalmente relacionado à composição do preço total da passagem, com até 30% da composição. Aqui no nosso país, a porcentagem pode ser ainda maior quando se compara com outros países.

Relação com fornecedores

Um ótimo relacionamento com os fornecedores (hotéis, companhias aéreas, brindes, transporte terrestre e outros) proporciona ótimas economias com as viagens. Portanto, o mais indicado é contar com uma agência especializada em viagens empresariais, uma vez que essas empresas contam com parcerias consolidadas e, claro, têm muita experiência nas negociações.

Ao optar pelo fornecedor certo, você acaba reduzindo muito os custos. Esse indicador de viagens corporativas vai lançar apontamos sobre como a sua empresa está negociado com os seus fornecedores. Para tanto, ele monitora:

Satisfação do viajante

Os profissionais estão se sentido bem com a gestão de viagens? Eles devem estar amparados e satisfeitos quando viajarem a trabalho, assegurando muita tranquilidade para fazer as negociações.

Por isso, é importante enviar pesquisas de satisfação aos viajantes de forma periódica. Ao calcular a diferença entre a média de satisfação e a mais alta pontuação que os viajantes fornecerem, você vai conseguir os índices de quanto trabalho deve ser feito para deixar os colaboradores mais satisfeitos.

Suporte ao contrato

Caso a empresa já tenha firmado contrato com os fornecedores preferenciais de viagens, é importante dividir o gasto com reservas com um fornecedor pelo total contratado. Então, quanto mais alto for o resultado, maior vai ser o suporte que você tem disponibilizado ao fornecedor. A sua disposição de negociação, portanto, vai melhorar. 

Economias em contratos

Para conquistar esse índice, é preciso comparar as suas tarifas negociadas com as regulares ofertadas pelas empresas. Faça a comparação também dos valores de um fornecedor preferencial quanto às tarifas regulares que ele pratica, multiplicando a diferença pelo volume unitário. O cálculo precisa ser realizado para todas as reservas já feitas com o mesmo fornecedor. Dessa forma, você vai saber qual é a sua taxa de redução de custos com contratos.

Qual é o KPI do futuro?

O antigo modelo para gerir indicador-chave de desempenho continua, sim, tendo a sua função para contabilizar os resultados conquistados pela corporação. O que acontece é que cada dia mais a tecnologia tem avançado, permitindo que as organizações administrem novos dados, aprimorando os resultados por meio de uma grande base de informações.

Veja então a comparação entre o KPI do passado e o do futuro:

  • KPI do passado: qual é o gasto total do negócio com a viagem empresarial?
  • KPI do futuro: de que forma essa viagem vai ajudar na produção de receitas do negócio?

Ou seja, o que mais importa é entender a viagem como um investimento, determinando resultados e metas. A viagem não é um gasto, mas recebe a noção de investimento. Só que como qualquer investimento, ela deve, é óbvio, trazer alguns resultados, agregando branding, expertise, ganhos monetários rápidos e contatos estratégicos.

Veja outra comparação:

  • KPI do passado: qual é o tempo de resposta da agência de viagens?
  • KPI do futuro: qual é a eficiência e a qualidade do atendimento aos viajantes que a agência de viagens corporativas oferece?

Uma agência pode responder de forma rápida, mas demorar demais até proporcionar soluções eficazes. O olhar do futuro é que o tempo de resposta importa na mesma proporção que a qualidade importa, e a eficiência acaba surgindo como um resultado da combinação de ambos os elementos. Uma base de informações eficiente e a agilidade dos profissionais em fazer a consulta valem muito.

Os indicadores devem apontar os resultados do programa de viagens corporativas para o negócio, mas sempre alinhados à excelência no atendimento e à expectativa do viajante, ou seja, fluidez de comunicação, capacidade de relacionamento e inteligência em tecnologia, onde se consegue fornecer as soluções de modo preciso e rápido.

Uma opção adotada por determinadas agências pode ser ao apostar em reconhecimento de chamadas a fim de identificar quem é o viajante, pesquisar o local onde ele se encontra, o seu itinerário, o seu perfil e oferecer facilidades para comunicação de emergência. Dessa maneira, ao atender a chamada a equipe pode dar o melhor suporte para o viajante e melhorar os resultados do KPI.

O foco maior é encontrar as melhores opções ao fazer o reagendamento de hospedagens e de voos, avaliar os preços das ofertas e de penalidades, assim o viajante vai poder identificar as oportunidades mais vantajosas e gerar savings para o negócio.

Quais são os maiores erros no momento de definir os KPIs de viagens corporativas?

Muitos empreendimentos ainda estão aprendendo a elaborar ótimos relatórios de viagens empresariais. Alguns erros são muito comuns. Confira:

  • fazer a análise do market share apenas com o objetivo de identificar o ranking de fornecedores;
  • não fazer a comparação de períodos anteriores e não montar curvas de aprendizado;
  • não fazer benchmarking com outros negócios semelhantes a fim de identificar algumas melhorias, como o ticket médio por rota;
  • mediar apenas o cumprimento da política de viagens de modo global, sem fragmentar o seu uso por comportamento.

Enfim, saiba que os KPIs para viagens corporativas devem considerar os propósitos da sua empresa, as práticas aceitas no código de conduta e, claro, as necessidades dos viajantes. Por isso, não existem padrões definidos no momento de determinar indicadores-chave. Quando tiver dúvida, o ideal é contar com uma empresa especializada que vai ajudar no levantamento dos indicadores para viagens e recursos eficientes para acompanhá-los, fazendo com que o seu negócio se torne mais competitivo.

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