Praticidade, conforto, agilidade e economia são quatro pontos desejados por qualquer pessoa que organiza uma viagem, não é mesmo? Isso também vale para o planejamento de viagem corporativa, com a diferença que, nesse caso, há exigências ainda maiores. A produtividade e o aproveitamento máximo do tempo, por exemplo, podem fazer toda a diferença.

A boa notícia é que, antenado a essas necessidades, o mercado disponibiliza uma série de ferramentas tecnológicas para ajudar você a alcançar seus objetivos com as viagens de negócio. Além disso, também é possível investir em processos e estratégias que, quando bem organizadas e estruturadas, vão aprimorar o planejamento e os resultados das viagens.

Isso é fundamental em uma realidade em que, mais do que nunca, o mundo dos negócios é globalizado e sem fronteiras. Quando investimos na eficiência do planejamento de viagem corporativa, podemos aproveitar ao máximo todas as possibilidades que isso traz, sem a necessidade de ficarmos limitados aos recursos, parceiros e inovações próximos de nós.

Além disso, um planejamento de viagem bem elaborado garante um melhor aproveitamento dos recursos financeiros da empresa, possibilita que os colaboradores ajam com mais autonomia sem perder o alinhamento com a organização e traz mais sucesso aos negócios realizados durante a viagem.

Quer ter acesso a todos esses e outros benefícios? Então, continue a leitura e aprenda agora mesmo a fazer um planejamento de viagem corporativa eficaz e bem estruturado!

Organize uma política de viagens para a empresa

Antes de mais nada, é fundamental que sua empresa conte com uma política de viagens. Ela é o documento que estabelece os processos, regras, procedimentos e tudo o mais que deve ser obedecido por seus colaboradores antes e durante uma viagem empresarial.

Dessa forma, você garante que eles vão agir o tempo todo de maneira alinhada às políticas da empresa. Isso diz respeito também à maneira com que a equipe deve gerenciar as despesas, quais são os limites de gastos em cada área (alimentação, transporte, situações variadas, reserva para emergências), como as reuniões devem ser conduzidas e muito mais.

Com isso, são evitadas situações complicadas, como a tentativa de um colaborador de solicitar o reembolso por uma despesa não autorizada na política de viagens.

Além disso, em determinadas situações, o funcionário pode voltar-se para o documento em busca de uma solução, sem a necessidade de entrar em contato com a empresa. Isso garante mais autonomia e mais agilidade na hora de solucionar problemas ou conflitos.

Analise a real necessidade da viagem

Guiando-se pela política de viagens, é hora de analisar se o deslocamento que você está planejando é realmente necessário. Por que essa cidade em específico é um destino interessante para a equipe? Qual é a viabilidade dessa viagem?

Em seguida, pense detalhadamente nos objetivos da viagem. É a captação de clientes, o reforço do relacionamento com uma empresa parceira, o fechamento de um contrato ou a participação em um evento, por exemplo? Com os objetivos principais em mente, pergunte-se: eles podem ser alcançados sem que o deslocamento aconteça?

Se a resposta for não, siga em frente e planeje a viagem — levando as nossas próximas sugestões em consideração, é claro! Com esse cuidado, é possível otimizar os gastos da empresa, já que você poderá dar mais atenção para as viagens que realmente farão a diferença e que têm chances de conquistar resultados importantes para o negócio.

Antecipe-se sempre

Planejar-se com antecedência é muito importante para qualquer tipo de viagem, especialmente as corporativas! Assim, você garante os melhores preços e condições, podendo fazer escolhas mais alinhadas com a política de viagens e com o orçamento. É possível até mesmo tentar negociar e conquistar alguns descontos para a empresa.

Além disso, finalizar o planejamento com antecedência permite que ele seja organizado em tempo hábil, evitando erros, conflitos e outros problemas que surgem quando um trabalho é feito com pressa. E quando o planejamento é feito por completo e antecipadamente, é mais fácil lidar com imprevistos.

Especialmente em viagens internacionais, a antecedência ainda é muito importante para que todos os documentos sejam providenciados a tempo. Imagine o transtorno e o desperdício de tempo e de dinheiro se, por exemplo, os colaboradores aparecerem no aeroporto sem terem tomado uma vacina exigida para o país para onde eles estavam indo?

O planejamento realizado com antecedência deve incluir todas as informações sobre a viagem, como:

  • destino;
  • objetivo da viagem;
  • data de ida e de volta;
  • quantidade de pessoas que vão viajar;
  • nomes e dados de cada colaborador envolvido;
  • transporte e deslocamento no destino;
  • orçamento para cada colaborador;
  • reuniões e eventos que acontecerão no destino.

Providencie toda a documentação

A documentação faz parte do planejamento antecipado, mas merece alguns cuidados próprios. Além do já mencionado cartão de vacinação para o caso de viagens a cidades ou países que exijam vacinas específicas, há, ainda, passaportes e vistos válidos para o período, cartas-convite, contratos e outros documentos que podem ser relevantes.

Os colaboradores devem mantê-los à mão durante os deslocamentos e em segurança durante toda a viagem. Para aumentar a segurança e a praticidade, é recomendado que os colaboradores também tenham acesso às versões digitalizadas dos documentos.

Caso contrário, podem ocorrer transtornos e atrasos se, por exemplo, uma carta-convite for perdida. Nesse caso, o colaborador poderá simplesmente fazer uso da versão digital da carta. A medida também colabora para a segurança, já que não será necessário ter os originais à mão no dia a dia da viagem — eles poderão ficar guardados no hotel.

Invista na eficiência da gestão de contas

A gestão de contas costuma ser um dos pontos mais delicados no planejamento de viagem corporativa. Afinal, o processo envolve não apenas a conferência de comprovantes e recibos, mas também a obediência à política de viagens no que diz respeito às despesas.

Nesse sentido, um software de gestão de contas é um grande aliado para a empresa. Com ele, será possível gerenciar essa parte das viagens com mais agilidade e eficiência, além de eliminar as chances de erros e confusões.

Além disso, é muito importante que a gestão de contas realizada após cada viagem seja levada em consideração para realizar alterações nas próximas sempre que for necessário. Se você perceber que a maioria dos colaboradores não utiliza todo o valor destinado à alimentação, por exemplo, reduza-o! Isso incentivará a economia sem prejudicar a equipe.

Também é preciso ser firme no momento da prestação de contas. É por isso que as regras da política de viagens precisam ser claras — para que você possa mostrar diretamente por que o reembolso de determinada despesa (por exemplo, um trajeto de táxi sendo que a regra é usar o aplicativo de transporte determinado na política) não será reembolsado.

Outro ponto importante é que você deve investir na conscientização dos colaboradores quanto às regras para gastos durante as viagens. Caso contrário, há o risco deles tratarem o deslocamento como uma ocasião de lazer e de turismo. Assumindo essa postura, eles podem fazer escolhas contrárias as suas determinações, levando ao gasto excessivo.

Tomando esses cuidados, será possível alcançar um melhor equilíbrio das despesas. Isso é fundamental para que as viagens possam continuar acontecendo com a frequência necessária e para que o orçamento disponível seja cada vez melhor aproveitado.

Pense na logística da viagem

A logística da viagem também merece uma grande atenção — e com antecedência. Caso contrário, você e a equipe podem deparar-se com uma série de complicações que poderiam ter sido facilmente evitadas. Isso sem falar nos gastos desnecessários e na perda de tempo!

Você encontrou um hotel adequado e barato para sua equipe. Entretanto, ele é em uma localização pouco acessível, fazendo com que seja necessário gastar bastante tempo e dinheiro com transporte do hotel até os locais das reuniões e eventos. Além disso, há poucas opções de alimentação ali perto. Levando tudo isso em consideração, esse hotel provavelmente não será a opção mais interessante do ponto de vista econômico, não é?

Além de aprimorar a economia, a logística, quando bem pensada, faz toda a diferença na produtividade da equipe durante a viagem. Quanto menos tempo eles precisarem passar no trânsito e quanto melhor tudo estiver organizado para eles no destino, mais eles podem dedicar seu tempo aos negócios — que são, afinal, o objetivo máximo da viagem.

Por isso, quando eles chegarem ao destino, o ideal é que todos os transportes já estejam providenciados. A viagem será apenas por avião, ou será necessário pegar um ônibus ou trem também, por exemplo? E como eles vão de suas casas/da empresa até o aeroporto e, depois, do aeroporto até o hotel?

Se a viagem for para uma equipe mais numerosa, uma van ou ônibus são ótimas opções. Já se o time for reduzido ou se a viagem for para apenas um colaborador, um táxi ou o serviço de um aplicativo de transportes costumam ser escolhas acessíveis e práticas.

Uma maior produtividade leva a resultados mais interessantes alcançados em menos tempo. Dessa maneira, a viagem mostra-se um investimento mais lucrativo e cada colaborador pode voltar para casa com a sensação de um trabalho verdadeiramente bem feito. Isso ainda traz ótimas consequências para a equipe, como mais motivação e dedicação à empresa.

Faça proveito da tecnologia

Como as viagens corporativas são parte do cotidiano de um número crescente de empresas, aumentam também as possibilidades de ferramentas tecnológicas para otimizá-las. É o caso, por exemplo, das plataformas de self booking, que permitem que o próprio colaborador organize toda a sua viagem — e o melhor, sempre de acordo com a sua política de viagens.

Além de trazer mais autonomia para o colaborador — o que, por sua vez, aprimora a sensação de motivação e de satisfação dele em relação à empresa —, o self booking ainda acelera o processo de planejamento da viagem e aumenta a obediência às políticas predeterminadas, já que toda essa gestão ficará por conta de um sistema automatizado.

Enquanto isso, o contato entre a equipe que viajou e a gestão na sede pode ser realizado por meio de videoconferências e videochamadas, ajudando você a ficar de olho e a orientar os colaboradores que estão longe sempre que for necessário. Para compartilhar documentos, anotações e outros arquivos, conte com o Dropbox, o Google Drive e o Evernote.

Aproveitar-se das possibilidades oferecidas pela tecnologia e pelas inovações não ajuda apenas a aumentar a produtividade e a economia da empresa no planejamento de viagem corporativa. Aplicativos, sistemas e outros recursos modernos também contribuem para a satisfação dos colaboradores, que poderão agir com mais rapidez e facilidade enquanto estiverem fora. E isso, por sua vez… otimiza o tempo deles e traz mais produtividade!

Forme parcerias e negocie condições especiais

Se os seus colaboradores sempre usam o mesmo aplicativo de transporte durante as viagens corporativas, que tal tentar formar uma parceria com esse app e conseguir condições especiais para o uso? Isso fará uma grande diferença no orçamento final!

O mesmo procedimento vale para hotéis, por exemplo. Especialmente se você for hospedar uma equipe grande no mesmo estabelecimento, vale a pena tentar negociar o preço dos quartos ou, pelo menos, a gratuidade em serviços especiais, como almoço ou internet wi-fi ilimitada.

Quando você identifica os hábitos de viagem do seu negócio, é possível analisar quem são as empresas que mais podem contribuir para que essas jornadas aconteçam com mais praticidade e, principalmente, mais economia. Assim, você otimiza o custo-benefício de suas escolhas e forma parcerias significativas para a gestão — o app de transporte, por exemplo, provavelmente será usado também em sua cidade-sede, não apenas em viagens.

Considere ainda contratar uma agência de viagens. Ela será capaz de montar roteiros otimizados de acordo com o orçamento disponível, os objetivos, o perfil dos colaboradores e a sua política de viagens. A empresa especializada conhece os melhores hotéis, empresas de transporte e restaurantes, sendo também capaz de conseguir condições especiais.

Viu só? Quando você acerta no planejamento de viagem corporativa, cada segundo economizado pode representar uma oportunidade de negócio ou uma decisão tomada com mais inteligência. Além disso, a economia alcançada por meio das nossas sugestões vai aprimorar a gestão e permitir que novas viagens continuem acontecendo quando preciso.

Gostou do post? Quer mais conteúdo sobre viagens? Então, assine agora mesmo a nossa newsletter e receba todos os novos artigos diretamente na sua caixa de entrada!