As viagens corporativas são ótimas oportunidades para empresas que desejam investir em seu próprio crescimento. Por meio delas, é possível ultrapassar as barreiras geográficas para ampliar mercados de atuação, fazer novas parcerias, aumentar a rede de relacionamentos dos funcionários, fechar negócios interessantes e muito mais.

No entanto, todos esses benefícios só valem a pena quando a viagem é feita de forma otimizada, respeitando o orçamento limite das organizações e, principalmente, quando o valor agregado às atividades da empresa é superior ao custo total da viagem.

É justamente por isso que algumas companhias ainda optam por não aplicar essa iniciativa em seu cotidiano: em muitos casos, as experiências passadas foram negativas, com viagens muito custosas que ultrapassaram o orçamento planejado e acabaram gerando prejuízos.

A boa notícia é que, na maioria das vezes, os prejuízos estão relacionados a erros de planejamento e execução que podem ser evitados. Muitas vezes, pequenos ajustes nos processos que antecedem as viagens já são suficientes para que elas tenham menor custo e passem a ser opções viáveis e interessantes para as empresas.

Pensando nisso, preparamos um artigo com 8 formas de evitar prejuízos em viagens corporativas. Vamos falar sobre a gestão dessas atividades e cobrir os aspectos mais importantes do planejamento das viagens. Acompanhe!

1. Tenha uma política de viagens corporativas bem defina

A política de viagens é um documento que traz, em detalhes, as informações mais importantes sobre as viagens realizadas em nome de uma determinada empresa. Ela apresenta regras e diretrizes referentes aos processos de compra de passagens, reserva de hotéis, definição de orçamento para alimentação, limites de gastos etc.

Também é nesse documento que se define as possibilidades de alteração das datas da viagem, horários de voos, prazos para cancelamentos, reembolsos e outras particularidades que possam influenciar as contas da empresa.

Esse detalhamento é feito a fim de evitar prejuízos em viagens corporativas, organizar e padronizar as viagens dos funcionários de uma mesma empresa e evitar erros que comprometam as atividades propostas para essas ocasiões. É justamente por isso que ter uma política de viagens corporativas bem definida é tão importante.

É preciso ter atenção para que as orientações desse documento não sejam nem muito flexíveis, nem muito restritas, pois ambos os extremos podem gerar problemas para as empresas. Entenda: diretrizes muito rigorosas engessam o planejamento das viagens, causando dificuldades na hora de definir voos, hotéis e outros. Já as orientações muito flexíveis podem causar gastos excessivos e desnecessários.

É importante manter o equilíbrio para que o documento seja bem redigido, atenda às necessidades das organizações, dê a flexibilidade necessária para que as escolhas possam ser feitas e que restrinja o suficiente para que o orçamento de viagens seja respeitado.

2. Faça um planejamento eficiente

Uma das maneiras mais eficientes de garantir que as viagens corporativas corram bem é, sem dúvidas, investir na fase de planejamento. Afinal, essa é a hora de aplicar as diretrizes estabelecidas pela política de viagens à realidade de cada viagem. É durante o planejamento que se define, por exemplo, quais os colaboradores que vão viajar, data da viagem, hospedagem, atividades a serem realizadas etc.

Lembre-se de que, em geral, decisões de última hora aumentam o custo total das viagens. Faça o planejamento com antecedência para que seja possível reservar passagens mais baratas, encontrar hotéis bem localizados, contratar serviços de transfer e, ainda, para que as pessoas que vão viajar tenham tempo suficiente para resolverem qualquer pendência que possa impossibilitar a viagem.

Para facilitar o planejamento, é interessante elaborar listas com os principais destinos dos colaboradores, melhores hotéis em cada cidade, regras das companhias aéreas e outros dados que tornem o trabalho do setor administrativo mais simples.

Faça, também, uma checklist com tudo o que é essencial, como documentos, ingressos de eventos, seguros, reservas e outros. Dessa forma, empresa garante que nenhum detalhe importante seja esquecido e evita prejuízos em viagens corporativas.

3. Contrate um bom seguro de viagem

Mesmo com uma excelente política de viagem e com um planejamento detalhado de todos os dias fora da sede da empresa, imprevistos e acidentes podem acontecer. Caso aconteçam, é muito importante que os colaboradores envolvidos nos acidentes estejam cobertos por um bom seguro de viagem.

Nessas horas, é a seguradora que fica responsável por arcar com as despesas que surgirem com médicos, hospitais, medicamentos e outros, evitando gastos inesperados que possam gerar prejuízos para a empresa. No entanto, essa não é a única — nem a principal — vantagem do seguro de viagem. Na verdade, o motivo mais importante para contratar a cobertura de viagem é zelar pela saúde e integridade e segurança daqueles que representam as empresas.

4. Considere o tempo como fator determinante

Um dos erros mais comuns nos planejamentos de viagens corporativas é não considerar o tempo como fator determinante para o sucesso das atividades. É recorrente que errem no cálculo do tempo de deslocamento entre o aeroporto e os hotéis, por exemplo, e marquem compromissos para os colabores nos horários em que eles estarão no trânsito. Esse erro básico pode ser fazer com que um funcionário não compareça na reunião mais importante da viagem.

Outro problema comum é ignorar a necessidade de intervalos para almoço, lanches, pausas para descanso, deslocamento de um compromisso a outro e, principalmente, negligenciar a importância de reservar um horário para que os representantes da empresa possam trabalhar suas redes de relacionamento profissionais.

Também acontece de ignorarem a diferença de fuso entre cidades, marcando reuniões online ou ligações a trabalho em horários não comerciais. Esse erro, em específico, pode acabar gerando gastos com hora extra, além de poder comprometer o desempenho do funcionário que está viajando.

Por isso, o planejamento das viagens deve conter a descrição das atividades incluindo o tempo gasto com cada uma, os intervalos que serão necessários, o fuso existente e o tempo de deslocamento entre um lugar e outro.

É interessante, como medida de segurança, não marcar compromissos seguidos, sem que exista um intervalo de tempo entre eles. Considere, em seu planejamento, a possibilidade de imprevistos e atrasos. Assim, caso eles aconteçam, as principais atividades não ficarão prejudicadas.

5. Faça bom uso dos cartões corporativos

Os cartões de crédito corporativos trazem muita praticidade para funcionários que estão viajando a trabalho, uma vez que podem ser utilizados para o pagamento de quase todos os custos que ocorrem durante as viagens corporativas, desde gastos com alimentação até gastos extras e emergenciais.

Além de evitarem que os colaboradores tenham que andar com dinheiro em espécie, os cartões também facilitam o trabalho do setor responsável pelo controle financeiro das viagens, pois as faturas fornecem a descrição completa e detalhada de todos os gastos, o que seria difícil obter caso os pagamentos fossem realizados em dinheiro.

Outra vantagem dos cartões é função crédito, que dá mais flexibilidade para os gestores do fluxo de caixa definirem se os gastos serão cobertos de uma só vez, na data da viagem ou na data da próxima fatura, parcelado em duas ou mais prestações etc.

É preciso ter atenção, no entanto, para que esse instrumento seja utilizado de forma correta e responsável, sempre para fins profissionais. Por isso, o controle financeiro deve sempre alertar os funcionários para a possibilidade de rastreamento do uso dos recursos e das consequências do uso indevido.

6. Use os relatórios de forma inteligente

Entre os equívocos mais recorrentes cometidos pelos funcionários durante as viagens corporativas é deixar para fazer o relatório de despesas apenas no fim do dia ou, ainda pior, somente no último dia da viagem. Muitos optam por fazer os relatórios dessa forma, pois acreditam que, assim, terão mais tempo para as atividades diárias.

Porém, em muitos casos, essa opção resulta em perdas de recibos, extravios de comprovantes, relatórios incompletos e, como consequência, gastos extras. Por isso, uma das práticas de gestão eficiente de viagens consiste em manter os relatórios sempre atualizados e organizados.

Entre as maneiras mais eficientes de resolver a questão dos relatórios, está a utilização de ferramentas online voltadas para a descrição e controle de despesas. Os relatórios virtuais podem ser preenchidos a qualquer momento, pelo celular, de forma rápida e segura. Ou seja, o colaborador pode fazer a descrição das despesas segundos depois de realizar os pagamentos.

Não é só isso, além de fazer com que o colaborador consiga economizar tempo e otimizar o preenchimento dessas relações, os relatórios online ajudam as empresas a identificarem a presença de gastos desnecessários e traz mais transparência para os trâmites financeiros em viagens corporativas.

7. Trabalhe com KPIs

Os KPIs — Key Performance Indicators, ou indicadores-chave de performance, em português — quando aplicados no contexto das viagens corporativas, servem para medir o grau de sucesso de cada uma das viagens de uma empresa.

Esses indicadores mostram os resultados das viagens com base no uso de métricas como gastos com passagens, número de colaboradores que viajam pela empresa, quantidade de dias gastos com viagens etc. Ou seja, KPI é diferente de métrica: as métricas, em conjunto, servem como base para a construção de um indicador.

Os KPIs são estabelecidos de acordo com os objetivos de cada viagem e podem indicar, por exemplo, a satisfação e segurança do funcionário em viagem, o grau de conformidade desse colaborador com as políticas da empresa, a relação com os fornecedores etc. Entenda um pouco mais sobre alguns desses indicadores.

Economia total negociada

Quando as viagens corporativas são recorrentes em uma empresa, é comum que exista a possibilidade de parcerias com redes de hotéis, negociações com companhias aéreas e descontos diversos com fornecedores. Nesse caso, é interessante que a organização possa mensurar o valor economizado total. Para isso, deve-se multiplicar a diferença entre o preço real do mercado e a taxa de desconto obtida pelo volume de serviços contratados.

Uso de canais de reserva autorizados

Esse indicador demonstra a aderência dos viajantes aos canais de reserva autorizados. Ou seja, ele indica se os funcionários estão fazendo uso das melhores ferramentas para reservar hotéis, passagens aéreas e outros serviços de transporte.

Quanto mais alto for o resultado, maior a probabilidade de a empresa estar economizando nas viagens corporativas e melhor será o controle dos gestores de compras, pois os dados oficiais estarão organizados e registrados nos canais de uso da empresa.

Satisfação do viajante

Um dos indicadores mais importantes mede a satisfação do viajante. Para isso, a empresa pode fazer o uso de aplicativos ou questionários online ou em papel e perguntar aos seus colaboradores sobre a experiência que tiveram antes e durante as viagens corporativas.

Eles tiveram acesso a todas as regras da viagem? Foi fácil encontrar as informações necessárias para o planejamento das atividades fora da empresa? Obtiveram ajuda quando necessário? Conseguiram realizar as atividades propostas em tempo hábil? Houve aprendizado profissional? Entre outras perguntas.

As respostas podem ser dadas em uma escala de 1 a 5, por exemplo. Assim, perguntas com baixa pontuação indicarão que os processos precisam ser reavaliados e melhorados. Já as perguntas que obtiverem pontuações altas indicarão sucesso das atividades.

Os indicadores-chave de desempenho mostram não só a eficiência da política de viagens corporativas e do processo de planejamento da empresa, mas também apresentam caminhos para melhorar essas viagens, aproximando-as ainda mais das políticas da empresa e gerando mais economia nos processos relacionados a elas.

8. Compre passagens com antecedência

Assim como muitos outros serviços, os transportes — sejam eles aéreos ou terrestres — costumam sofrer alterações de preços de acordo com a demanda e com o tempo que antecede a sua contratação. Nesse sentido, em geral, quanto mais próximo do dia da viagem, mais caro será contratar soluções de transporte.

Por isso, empresas que desejam incluir as viagens corporativas em suas atividades não podem correr o risco de ter que arcar com despesas extras decorrentes de viagens agendadas sem planejamento. Elas devem ficar atentas para que a compra das passagens, principalmente aéreas, sejam realizadas com antecedência.

Além de aumentar as chances de comprar bilhetes mais baratos ou até mesmo promocionais, realizar a compra das passagens muitos dias antes da viagem traz mais liberdade para escolha de datas e horários de voos e, também, ajuda o funcionário a se organizar melhor.

Como dito, os prejuízos em viagens corporativas podem ser evitados com uma boa definição da política de viagens, um planejamento eficiente e com outros cuidados simples, mas muito importantes. Se você gostou desse conteúdo e quer se aprofundar ainda mais no tópico de planejamento, não deixe de conferir o nosso post que ensina planejar viagens corporativas mantendo a produtividade.