As viagens corporativas, apesar de serem parte da rotina de um número cada vez maior de empresas, continuam trazendo diversos desafios e dores de cabeça. Afinal, elas requerem um forte planejamento, um orçamento amplo e muita organização para que tudo dê certo. Nesse contexto, uma das maiores complicações costuma ser o reembolso de despesas.

Há diversas formas de controlar os gastos empresariais durante uma viagem, como estabelecer um orçamento limite para cada tipo de gasto em forma de cartão corporativo, cheque ou até mesmo dinheiro vivo.

Entretanto, uma das táticas mais comuns é a de deixar o colaborador arcar com os gastos e, depois, reembolsá-lo. Isso traz, como você pode imaginar e como provavelmente sabe por experiência própria, uma série de desafios.

Para começar, há o fato de que nem todas as despesas de viagem são reembolsáveis — o que pode parecer óbvio de se dizer mas, acredite, será a fonte de muitas de suas complicações nesse sentido.

Além disso, é necessário ter um controle organizado e ágil para gerenciar tudo o que já foi ou não reembolsado, qual é o andamento dos pagamentos, quais foram as categorias de gastos e muito mais. Quanto maior for a frequência de viagens, mais intensa será essa demanda e, consequentemente, mais eficaz deve ser o gerenciamento dos reembolsos.

Como, então, dar conta de tudo isso de forma eficiente? É o que você vai descobrir neste post. Então, continue a leitura e mãos à obra!

Organize uma política de reembolsos detalhada e clara

O primeiro passo para acertar em cheio no reembolso é definir uma política detalhada e clara sobre eles. O documento deve alcançar o equilíbrio entre as duas necessidades dos gastos corporativos em viagem: o colaborador não deve arcar com as despesas decorrentes do seu próprio bolso, mas, por outro lado, também não pode ter carta branca para gastar como quiser.

Portanto, a política de reembolsos será o guia que todos, gestão e colaboradores, devem seguir. Com ele, é possível esclarecer dúvidas com mais rapidez, argumentar quando determinado reembolso for recusado e já deixar a equipe previamente ciente sobre quais tipos de gastos a empresa aceita ou não e, também, qual é o valor máximo para cada um.

Além de proteger a companhia, a política é vantajosa também para os próprios colaboradores. Ao entender exatamente como funcionam os reembolsos e quais gastos são autorizados, eles terão a certeza de que não vão ser prejudicados de forma alguma durante a viagem e que, desde que cumpram as regras, não vão precisar ter despesa alguma.

Mas, para que a estratégia realmente funcione, é imprescindível que todas as informações da política de reembolsos sejam bem detalhadas e explicadas com clareza. Assim, você valoriza a transparência e a eficiência na comunicação e permite que o documento faça uma grande diferença em relação às sugestões que daremos a seguir.

Monte um fluxo de reembolso

Há um fluxo de tarefas que deve ser seguido de maneira organizada para que o reembolso seja completado. Isso envolve algumas demandas a serem realizadas pelo colaborador no momento de retorno da viagem, enquanto outras são de responsabilidade da gestão.

O fluxo é, basicamente, o seguinte:

  1. análise do gasto;
  2. validação do reembolso;
  3. depósito do dinheiro devido para o colaborador.

A organização desse fluxo permite a padronização dos reembolsos, trazendo mais agilidade e eficiência para o processo. Ele também garante que todos os reembolsos vão acontecer da mesma forma, ou seja, de maneira justa para todos os colaboradores.

Entenda melhor cada fase do fluxo de reembolso:

Análise do gasto

É o momento em que a empresa autoriza, ou não, o reembolso de determinada despesa. A decisão deve ser sempre tomada de acordo com as regras da política de reembolso.

Entretanto, em casos de divergências ou despesas além do permitido, é importante conversar com o colaborador e deixar que ele explique a situação antes de dizer o “não” definitivo. Isso é importante para que ele entenda por que o reembolso foi negado e por que ele não deve repetir essa atitude.

Lembre-se de que, além de verificar se o gasto em si é permitido pela política, é importante ficar atento também para os valores. Despesas com alimentação são reembolsáveis, por exemplo, mas não se o colaborador exceder o orçamento determinado pelo documento.

Validação do reembolso

Por meio de notas fiscais, recibos, análise de faturas do cartão e outras formas de controlar os gastos dos colaboradores nas viagens, o reembolso será validado. Esse é o momento antes de o dinheiro passar do caixa da empresa diretamente para o colaborador e, portanto, é preciso ter muito cuidado. Conte com softwares de gestão para fazer esse controle.

Depósito do dinheiro devido para o colaborador

Em nome da transparência, até mesmo no que diz respeito às obrigações fiscais da empresa, é importante que haja um controle extremamente rigoroso de todo o dinheiro que passa da empresa para o colaborador por motivos de reembolso de gastos corporativos.

Para facilitar, pode ser interessante determinar que todos os reembolsos vão ser feitos por meio de depósito em conta, por exemplo. Ele pode ser realizado também por cheque ou até mesmo por dinheiro, mas é recomendável que haja uma padronização nesse processo.

Além disso, mantenha um controle bem organizado e atualizado sobre o andamento de cada pagamento — quais estão aguardando uma documentação do colaborador, quais encontram-se em processo de análise, quais aguardam liberação do financeiro e os que já foram feitos.

Automatize o maior número possível de processos

Atualmente, a tecnologia é nossa aliada na missão por mais eficiência, agilidade e qualidade em praticamente todos os processos que fazem parte do dia a dia de uma empresa. Portanto, conte com ela também no que diz respeito ao reembolso de gastos em viagens!

Por meio de softwares de gestão, é possível automatizar o controle de reembolsos, gerar relatórios automaticamente e ter acesso rápido a importantes métricas para investir no aprimoramento contínuo dessa demanda.

Lembra que falamos anteriormente que os reembolsos devem acontecer sempre da mesma forma, na medida do possível? Como há um padrão nas ações a serem tomadas e nos resultados delas, é possível automatizar tudo isso por meio de programas.

Assim, você elimina chances de erros, seja na inserção de dados ou na análise dessas informações. E, enquanto o sistema dá conta disso e de muito mais, a sua equipe fica livre para dedicar-se a demandas que realmente precisam deles, otimizando a produtividade da companhia e permitindo que vocês alcancem resultados cada vez mais interessantes.

A tecnologia ainda auxilia no recebimento e arquivamento de notas fiscais e outros comprovantes de pagamento. É muito importante que eles sejam armazenados na empresa para fins de conferência, mas não se preocupe! Não é preciso ficar com os originais. Os recibos podem ser fotografados ou escaneados pelo próprio colaborador e guardados na nuvem.

É interessante também que, em separado dos demais métodos de comprovação, o colaborador mantenha um relatório de gastos durante a viagem. Ele servirá principalmente para tirar dúvidas e esclarecer as despesas, dando mais autonomia e controle para o colaborador. Esse relatório pode ser feito por meio de um aplicativo de finanças.

Analise as políticas e práticas de reembolso com frequência

Uma empresa que para no tempo logo fica para trás diante da concorrência, não é mesmo? Isso também vale para a motivação e a satisfação dos seus colaboradores — eles vão perder o engajamento se sentirem que nada muda e melhora dentro da companhia.

As métricas e relatórios — que, lembre-se, serão gerados de forma automatizada pelos softwares de gestão e outras ferramentas tecnológicas — devem ser estudados cuidadosamente com regularidade. Assim, será possível identificar padrões de gastos, possíveis gargalos antes que eles se tornem problemas e possibilidades de melhorias.

A partir desse estudo, encontre soluções para reforçar as forças da sua gestão de reembolsos e para solucionar o quanto antes as fraquezas. Com isso, você vai oferecer processos cada vez melhores, deixando-os antenados com as últimas inovações e com a realidade atual da empresa. Isso atinge diretamente a sua equipe como um todo.

Para que isso aconteça com eficiência, leve em consideração os objetivos da empresa e das viagens empresariais para analisar os resultados sobre esse prisma. Também é fundamental que toda e qualquer mudança, por menor que for, seja comunicada aos colaboradores. Assim, eles envolvem-se com a situação e fazem a parte deles para que a mudança dê certo.

E por falar nisso, nunca se esqueça: a política de reembolsos é tanto para a empresa quanto para os colaboradores. Sendo assim, os interesses de ambas as partes devem ser levados em consideração na hora de criar essa política e, também, ao tomar a decisão de realizar mudanças no documento.

Estabeleça regras para o report

O report é uma das fases mais importantes no processo de reembolso, pois é ele quem dará início às demais demandas. Trata-se do ato de reportar, ou seja, quando o colaborador lista suas despesas e apresenta os respectivos comprovantes para que você possa analisá-los e, então, providenciar o reembolso.

Em relação à entrega dos comprovantes, estabeleça qual meio deve ser utilizado pelo funcionário. Isso pode ser feito em um sistema específico, pela entrega dos recibos em mãos no departamento financeiro da empresa ou, como sugerimos antes, por meio de fotos ou scanners dos comprovantes de pagamento. A última medida facilita o arquivamento.​

Suponhamos, então, que você escolheu o método digital, mais prático e eficaz. Para que e-mail ou em qual sistema o arquivo deve ser enviado? E, independentemente da forma de report, qual é o prazo para apresentação dos comprovantes? Todas essas informações devem fazer parte da política de reembolsos e ser de conhecimento de cada colaborador.

A diminuição da burocracia e da inda-e-vinda de documentos é sempre a melhor estratégia. Que tal, por exemplo, pedir que os colaboradores enviem as notas fiscais por e-mail ainda durante a viagem, em, no máximo, X horas depois do gasto ser efetivado? Enquanto isso, a entrega dos originais em mãos dá mais tempo para que ele se organize.

Então, para decidir o que funciona melhor na sua empresa, é importante conhecer o perfil dos seus funcionários e analisar as viagens anteriores.

Também é fundamental que o colaborador entenda que é de total responsabilidade dele fazer o report e providenciar todos os recibos da viagem, dentro do método de entrega determinado na política. Caso não seja possível comprovar o gasto, ele pode não ser reembolsado por ele. Como o dinheiro do funcionário — e da empresa — está em jogo, todo o cuidado, transparência e eficiência na gestão dessas informações é imprescindível.

Saiba lidar com emergências durante as viagens

Mesmo que todos os seus colaboradores obedeçam inteiramente a política de reembolsos, o fato é que imprevistos e emergências podem acontecer com qualquer um, a qualquer momento. Se essa é a realidade dentro da sede da empresa ou até mesmo em nossas casas, imagine em uma cidade ou em um país diferente! Mas como lidar com esses casos?

Além das atitudes e providências a serem tomadas por você e pelos colaboradores, emergências resultam em gastos imprevistos e que, muitas vezes, não são liberados pela política de reembolsos. A responsabilidade, então, é do colaborador? Não!

Como ele está fora em uma viagem empresarial, toda emergência pode ser entendida como um acidente de trabalho. Então, se alguém passar mal, machucar-se ou precisar ir emergencialmente ao hospital, é obrigação da empresa arcar com esses custos.

Por isso, é interessante que a sua equipe conte com seguro de viagem e seguro-saúde, caso a viagem seja para um território não coberto pelo plano de saúde corporativo. Mas, seja qual for o caso, também é possível estabelecer regras para lidar com as emergências.

Se o plano de saúde for válido em todo o território nacional, por exemplo, pode haver uma regra de que qualquer emergência de saúde ou ferimento deve ser solucionada em clínicas ou hospitais que aceitem esse plano. Isso evita gastos desnecessários e ainda oferece um suporte mais forte para o colaborador. Nesse caso, ele deve entrar em contato com o RH para saber como proceder para receber a assistência necessária.

Também é possível padronizar questões como:

  • número de telefone para o qual o colaborador pode ligar em busca de auxílio;
  • hospital, clínica ou outro serviço de saúde ao qual ele está pré-autorizado a ir;
  • como funciona o pagamento imediato (se é responsabilidade do colaborador, com posterior reembolso, ou se o plano de saúde cobrirá tudo).

Viu só? Mesmo em casos de emergência e imprevistos, é possível agir de maneira padronizada e eficiente quando você conta com uma política de reembolsos de despesas bem estruturada e desenvolvida de acordo com a realidade da empresa e de seus colaboradores.

Agora que você já sabe tudo o que precisa sobre o reembolso de despesas, está pronto para conquistar mais agilidade e eficiência nesse processo tão importante. Quer mais sugestões como as deste post? Siga-nos nas redes sociais e acompanhe todos os nossos conteúdos! Estamos no Facebook, no Instagram, no LinkedIn, no YouTube, no Twitter e no Google+.