As reuniões de trabalho nem sempre podem ser tão agradáveis, não é? Mesmo assim, quando você tem que assistir ou participar desses encontros, é necessário que você saiba lidar com eles da melhor maneira possível, já que nesses momentos é preciso ter postura e comportamentos específicos.

Para isso existem as regras de etiqueta. Ao contrário do que muitos podem pensar, as regras de etiqueta não servem apenas para se sentar a mesa. Para cada momento existem normas específicas e as reuniões de trabalho não fogem à regra.

Se você quer saber quais são as regras de etiqueta recomendadas para uma reunião de negócios, continue a leitura. Neste artigo, vamos apresentar 5 delas. Preparado? Acompanhe!

1. Se apresente da forma correta

Participar de uma reunião de negócios, geralmente, pode colocar você frente a pessoas que você não teve a oportunidade de conhecer previamente e, por conta disso, o clima pode ficar um pouco “pesado”, com pouca socialização e quase nenhum diálogo.

Se você se encontra a caminho de uma reunião com colegas de trabalho que ainda não conhece, procure interagir com eles de maneira leve e agradável. Dessa forma, você consegue “quebrar o gelo” da reunião, conhecer os participantes dela e interagir com pessoas das mais diferentes áreas e cargos.

Outra boa ideia é fazer a apresentação de desconhecidos, começando preferencialmente pela pessoa de cargo mais alto presente na reunião.

Se uma reunião tem a presença de um convidado, o ideal é deixá-lo iniciar os cumprimentos de aperto de mão. Se você for o convidado, lembre-se de fazê-lo. Outra questão importante acerca dos apertos de mão é a hierarquia: a pessoa de cargo mais alto sempre deve iniciar os cumprimentos. Portanto, se você é essa pessoa, inicie os cumprimentos e estará se apresentando da forma correta.

Um ponto importante no quesito apresentação é ficar de pé quando está sendo apresentado a alguém. Não levantar da cadeira ao cumprimentar ou se apresentar a outra pessoa é, sobretudo, uma atitude mal-educada no mundo corporativo. Além disso, essa atitude pode acabar prejudicando você, uma vez que aumenta significativamente a chance de você ser ignorado pelos outros presentes.

Causar uma boa primeira impressão é bom, mas isso não quer dizer que nas próximas reuniões você pode deixar as regras de etiqueta de lado e se portar como bem entender. Essas regras existem para serem cumpridas em todo e qualquer tipo de reunião, seja ela a primeira ou a centésima da sua carreira.

2. Atenção à pontualidade

No mundo dos negócios, tempo é sinônimo de dinheiro. Então, é indispensável manter a organização das suas tarefas para que você não perca nenhum prazo. Muitos funcionários têm dificuldades em cumprir prazos de entrega, horário de chegada o trabalho e de reuniões.

Esse é um problema gravíssimo que pode prejudicar bastante o desenvolvimento da sua carreira. Afinal de contas, ser pontual é sinônimo de ser engajado, interessado e respeitoso com os compromissos marcados e nenhuma empresa vai querer ter um funcionário que não apresente esses atributos, não é verdade?

Além disso, o tempo de cada integrante da reunião também é valioso e chegar atrasado a esse encontro é, basicamente, desperdiçar o tempo dos outros.

Por essa razão, separamos algumas indicações para que você garanta a pontualidade de todos os compromissos da sua agenda, principalmente nas reuniões. Confira!

Organize a sua agenda

O primeiro passo para ser pontual em qualquer compromisso é manter uma agenda organizada. De nada adianta assumir vários compromissos ao mesmo tempo se você não vai ter tempo de cumprir todos eles.

Se você tem uma reunião importante marcada, cancele ou remarque todos os outros compromissos. Reuniões corporativas só acontecem por motivos realmente importantes ou urgentes e, por isso, deve ser a prioridade.

Adote a prática de sair mais cedo para os compromissos

Vivemos em um mundo onde imprevistos infelizmente acontecem. O carro quebrou, a rua onde você costuma passar está em obras, o trânsito está caótico. Esses são apenas alguns dos milhares de imprevistos que todos nós estamos sujeitos a passar.

Por isso, ao marcar um compromisso, não deixe para sair de casa em cima da hora. Uma estratégia extremamente eficiente para garantir a pontualidade em qualquer tipo de compromisso, inclusive nas reuniões, é antecipar a sua saída em uma hora.

Fazendo isso só existem duas opções: ou você vai chegar cedo à reunião ou você não vai se atrasar caso algum imprevisto aconteça. Nas duas hipóteses você sai ganhando. No caso de chegar muito cedo, você pode aproveitar o tempo para se socializar com os outros participantes da reunião e trabalhar o seu networking ou pode utilizar os minutos extras para estudar sobre o tema do encontro.

No segundo caso, se houver algum imprevisto durante o caminho, você vai ter tempo para contorná-lo e chegar no horário correto ao seu encontro. Viu como é simples? Basta antecipar a sua saída que você vai conseguir chegar à reunião a tempo e passar uma boa imagem para os seus colegas de trabalho.

Hospede-se perto do local do compromisso

Essa indicação é para aqueles que estão viajando a trabalho, a caminho de uma reunião fora da sua cidade. Em grandes corporações, é bastante comum que os gestores solicitem a presença de colaboradores de diferentes partes do país em algumas reuniões.

Se é esse o caso, procure se hospedar em algum hotel nas proximidades do local onde vai ocorrer a reunião.

Em reuniões de negócios em grandes cidades, como São Paulo, Rio de Janeiro ou Belo Horizonte, o trânsito, na maior parte das vezes, não vai colaborar a seu favor. Por essa razão, o mais indicado é se hospedar perto do seu compromisso para garantir que chegará a ele em tempo.

Essa indicação também vale em caso de viagens internacionais. Se você foi convocado para uma reunião em um outro país, hospedar-se perto é mais importante ainda. Em outro país existe a barreira linguística e, além disso, pode ser um local totalmente desconhecido para você. Portanto, garanta a sua pontualidade se hospedando nas proximidades do lugar da reunião.

3. Cuidado com a postura

Você já ouviu a frase: “o corpo fala”? Pois é. Muitas pessoas podem pensar que isso é apenas uma expressão que não tem fundamento. Se você é uma dessas pessoas, chegou a hora de mudar as suas crenças. A postura corporal é uma forma não-verbal de se comunicar. A maneira como o seu corpo se posiciona diz muito sobre você, seja qual for o ambiente em que você esteja.

Para exemplificar, pense por um instante em algum participante da reunião sentando de maneira torta na cadeira. O que ele está transparecendo? Essa pessoa não impõe nenhum respeito. Muito pelo contrário.

Por isso, em vez de adotar uma linguagem corporal negativa, procure adaptar o seu corpo para manter a coluna vertebral sempre ereta em qualquer tipo de situação, mas, principalmente, dentro das reuniões. Só de fazer essa simples mudança na postura você já vai demonstrar uma pessoa atenta, aberta, interessada e demonstrando autocontrole. Em reuniões corporativas também é indicado sentar-se na cadeira sem cruzar as pernas.

Sentar-se com as pernas cruzadas prejudica a sua postura e pode causar distrações nos outros integrantes da reunião. Ao sentar, procure ajustar a cadeira para ficar em uma altura similar ao resto dos seus colegas de reunião. Se sentar na altura correta e com postura firme confere a você seriedade necessária para esse ambiente, além de possibilitar falar com mais projeção da voz.

A voz também é um importante elemento que, por mais que seja falada, também faz parte da linguagem corporal. O tom de voz e a velocidade da fala dizem muito sobre uma pessoa. Uma pessoa com voz firme e calma transparece segurança e solidez nos conhecimentos do assunto discutido.

Por outro lado, uma pessoa que fala demasiadamente rápido demonstra ansiedade, nervosismo e insegurança para exercer a função que a foi dada. Tenho certeza que não é essa a imagem que você quer deixar para os seus colegas na reunião, não é? Por isso, tente falar de forma tranquila, pausadamente e não tenha pressa para terminar a sua fala.

Apenas lembre-se de ser sucinto e direto em seus argumentos. Ficar “enchendo linguiça” não uma boa demonstração de uma postura corporal segura. Portanto, não faça os outros perderem tempo, fale de forma concisa e evite repetições desnecessárias.

4. Se prepare antes da reunião

Se você foi convocado para uma reunião, provavelmente a sua presença é importante e as pessoas envolvidas esperam que você dê algum tipo de contribuição para o assunto discutido. Por isso, estar preparado é fundamental.

Em uma situação que envolve muitas pessoas, não é simples transparecer e convencer todas elas com seus argumentos. Por isso, por mais que você domine o assunto, é necessária uma preparação prévia à reunião.

Estude sobre o tema e repasse mentalmente todos os tipos de questionamentos e perguntas que os integrantes possam fazer a você durante o encontro. Ao deduzir quais perguntas serão feitas a você ao longo da reunião, você vai poder preparar as suas respostas e vai se sentir mais confiante e seguro para falar sobre o assunto.

Se a reunião for a respeito de vendas, é importante que você saiba exatamente o que está buscando com esse encontro. Além disso, esse tipo de reunião é bidimensional, ou seja, existem dois lados: o seu e o do cliente. Por isso, entender o que o seu cliente está buscando com essa reunião também é uma parte fundamental para o seu sucesso.

Afinal de contas, ao conhecer previamente as necessidades do seu cliente você vai poder estipular planos alternativos, caso o primeiro não tenha saído como o planejado. Ir para uma reunião de vendas sem um plano B é praticamente ir à guerra sem uma arma em punho, nada de bom poderá sair disso.

5. Se vista adequadamente para a reunião

Não podemos negar que uma pessoa que se preocupa com a sua aparência transparece muito mais confiança e credibilidade do que uma pessoa que não se veste adequadamente de acordo com as ocasiões. A forma que alguém se veste, se cuida e se apresenta aos outros é fundamental para o desenvolvimento de uma boa imagem profissional.

Por isso, descubra o quanto antes qual é o código de vestimenta da sua empresa para ocasiões especiais, como as reuniões, e assegure que vai seguir à risca. Dessa forma, você garante a sua credibilidade perante os outros integrantes da reunião.

Uma alternativa é se inspirar nas vestimentas das pessoas importantes da sua empresa. Por exemplo, se o gestor costuma participar de reuniões frequentemente, você pode observar como ele costuma se vestir e inspirar o seu visual profissional no dele.

Obviamente, todo cuidado é pouco. Dificilmente o gestor vai querer uma cópia dele andando pelos corredores da empresa e participando da mesma reunião que ele. Jamais copie, apenas se inspire. Cada pessoa tem seu gosto e suas particularidades, mas é sempre bom ter uma inspiração para guiá-lo nas escolhas das suas vestimentas para essas ocasiões.

Portanto, sempre que for escolher a sua vestimenta para ocasiões profissionais, leve em consideração essa informação.

As regras de etiqueta dentro do ambiente de trabalho variam significativamente de acordo com variáveis como o nível hierárquico, área de atuação e até mesmo com a região geográfica na qual a sua empresa se encontra. Ainda assim, as regras de comportamento profissional descritas neste artigo são universais e funcionam em qualquer canto da Terra.

Se você as seguir, vai garantir que a sua presença nas próximas reuniões seja bem mais produtivas, seguras e marcantes. Sabemos que nem sempre esses encontros são agradáveis para os colaboradores de uma empresa, mas eles são de fundamental importância para o desenvolvimento da sua carreira e, por isso, garantir uma presença ativa aliado a uma postura profissional e respeitosa perante os demais é mais do que essencial.

Você gostou do nosso artigo sobre as regras de etiqueta necessárias para uma reunião? Então, não perca tempo. Acesse já o nosso artigo sobre pontualidade no trabalho e aprenda a garantir a sua precisão com os horários em viagens de negócios!