Quem trabalha em um ambiente corporativo sabe que as reuniões fazem parte da rotina de trabalho de uma empresa bem-sucedida e eficaz. Isso porque muitas decisões importantes a respeito da companhia não podem ser simplesmente tomadas de forma autoritária e precisam ser discutidas internamente com todos as partes envolvidas.

Como se trata de uma troca de informações tão relevante para o sucesso da empresa, é extremamente importante que você saiba como conduzir reuniões eficazes para o seu negócio. Quer saber como? Então, acompanhe a leitura e descubra de uma vez por todas como tornar as suas reuniões mais produtivas!

1. Estudar o cliente com antecedência

No ambiente corporativo atual, mais do que nunca, o tempo é a moeda mais valiosa. Sabendo disso, é importante que você saiba ser objetivo e direto em suas reuniões. A única maneira de se preparar para oferecer esse dinamismo nos encontros é estudar previamente o cliente com o qual você vai se reunir.

Uma boa oportunidade para conhecer o cliente antes da reunião é procurá-lo no LinkedIn, que atualmente é uma ferramenta de networking amplamente utilizada no mundo corporativo. Conhecendo parte da trajetória profissional e acadêmica do seu cliente, assim como as conexões que vocês têm em comum, você se mostrará interessado e saberá encontrar as melhores formas de entregar as suas informações a ele.

Além disso, estudar o seu cliente envolve conhecer outras informações, como horários de preferência, suas necessidades e desejos. A partir do momento em que você identifica todos esses pequenos detalhes, poderá oferecer soluções de qualidade e, consequentemente, conduzir reuniões eficazes.

Estudar o cliente vai mostrar exatamente como lidar com ele e preparar você para oferecer os valores pelos quais ele busca. E o que acontece quando um cliente percebe uma oferta de qualidade para os seus problemas? Dificilmente ele vai abandonar quem está oferecendo as soluções.

2. Documentar toda a reunião

Se por um lado a tecnologia pode ser utilizada para realizar videoconferências, que são extremamente úteis para entrar em contato com todos as partes interessadas de uma só vez, em qualquer lugar do Brasil ou do mundo, ela também pode ser utilizada para melhorar a qualidade das reuniões presenciais, maximizando os resultados provenientes da troca de informação.

É comum que em reuniões produtivas o grupo esteja profundamente engajado e envolvido nos temas discutidos durante o encontro. Quando isso acontece, dificilmente as pessoas conseguem se lembrar de anotar todo o conteúdo abordado na reunião. Consequentemente, há uma perda considerável de informações que poderiam ser extremamente relevantes para o seu negócio.

Para solucionar esse problema existe uma solução simples, porém eficaz. A gravação da reunião em áudio, em vídeo (em caso de videoconferências), ou até mesmo datilografada evita que as informações se percam em meio ao turbilhão de ideias e assuntos discutidos em um encontro.

Para que você e sua equipe ou o seu cliente se preocupem apenas em conduzir reuniões eficazes, o ideal é que seja eleito um relator responsável pela gravação do encontro. Nesse caso, ele estará presente única e exclusivamente para documentar a reunião de forma integral, estando totalmente focado apenas nisso.

3. Definir objetivos claros para a reunião

Antes de mais nada, o ponto de partida para conduzir reuniões eficazes é avaliar a necessidade de elas serem realizadas. À primeira vista essa consideração pode parecer uma coisa óbvia. Mas fato é que diversas questões que, por muitas vezes, podem parecer de grande complexidade, podem ser resolvidas por um simples e-mail, mensagem ou uma conversa por telefone.

Por isso, em um primeiro momento, analise se o assunto é realmente complexo e demanda a realização de uma reunião.

Caso você perceba que o encontro seja realmente necessário, antes mesmo de convocar os participantes, defina os objetivos dessa reunião: especifique os problemas a serem discutidos, quais os tipos de solução que você busca, sobre quais assuntos vocês vão falar etc.

Tanto você quanto os demais participantes da reunião devem saber com clareza quais são os objetivos daquele encontro. Por isso, é importante que você alinhe e especifique os objetivos a todos por trás daquele evento corporativo.

Portanto, antes de convocar uma reunião, desenvolva uma listagem com todos os pontos que necessitam ser abordados durante o encontro para que suas reuniões se tornem mais produtivas e incisivas.

4. Criar uma pauta sobre os temas a serem discutidos

Após a definição dos objetivos da reunião, é necessário desenvolver uma pauta que vai servir como roteiro para o encontro.

Como já explicado acima, os integrantes da reunião, sejam eles clientes ou funcionários da própria empresa, devem saber com antecedência quais são os assuntos que serão tratados dentro da sala.

Ao fazer isso, você dá a oportunidade para todos os participantes se prepararem para o evento da melhor forma possível, além de evitar perguntas e questões que não dizem respeito àquela reunião.

Por isso, a melhor maneira de evitar a divergência de assuntos dentro de uma reunião é criar uma pauta com todos os assuntos e temas a serem discutidos e compartilhá-la com todos os participantes.

Essa atitude vai ajudar a manter o foco da sua equipe e vai facilitar a compreensão do tema por parte de todos. Apenas fique atento caso esteja incluindo um grande número de temas ou assuntos a serem abordados. Lembre-se que para conduzir reuniões eficazes elas precisam ser objetivas: ir direto ao ponto é fundamental para encontrar boas soluções para os problemas levantados.

5. Manter o foco na pauta

Um problema usual que prejudica bastante as reuniões de trabalho é a ausência de foco. Muitas vezes, o encontro pode até começar com uma produtividade aceitável e eficiente, mas com desenrolar do assunto e o passar das horas as pessoas tendem a se distrair. Essa é uma reação natural do ser humano a eventos repetitivos que demandem bastante esforço mental.

Portanto, é possível que conversas paralelas comecem a surgir e prejudiquem o rendimento do encontro. Ao perceber isso, é fundamental que você recupere a atenção dos participantes para retomar o roteiro da reunião.

Para que isso seja feito de forma natural e sem expor ninguém a uma situação desagradável, você pode realizar perguntas estratégicas que sejam capazes de estimular a comunicação geral e realinhar a discussão com os objetivos da pauta da reunião.

6. Estabelecer prioridades

É possível que você já tenha percebido que, na maioria das vezes, não é viável discutir todos os tópicos esperados em uma reunião.

O tempo é sempre muito curto e, com certeza, todos os envolvidos têm outros deveres e tarefas a serem feitas com prazos já estipulados. Por isso, para conduzir reuniões eficazes e produtivas, o melhor é estipular uma ordem de prioridades para todos os assuntos.

A maneira de definir essa ordem é pessoal, mas existem alguns critérios para auxiliá-lo na escolha.

Em primeiro lugar, deve-se discutir os assuntos com urgência. Portanto, temas que estejam em atraso ou que sejam de alta relevância devem ser os primeiros a serem debatidos.

Durante a reunião, você pode buscar também a discussão sobre assuntos relevantes para um grande número de pessoas ou que, em outras palavras, afetem todos os integrantes da empresa. Quase sempre, quanto mais abrangente for o tema, mais importante ele será para a empresa.

Após isso, caso haja tempo hábil, resolva os pequenos problemas para evitar que eles se acumulem e prejudiquem o funcionamento da empresa se tornando problemas maiores. Quanto mais as questões pequenas forem eliminadas, mais você vai abrir espaço para que temas mais significativos sejam pautados.

Por fim, determinados assuntos podem ser mais ou menos pertinentes de acordo com a estrutura da equipe e com o contexto da empresa. Caso seja esse o caso, considere delegar esses tópicos para reuniões individuais em cada setor para evitar que a produtividade da empresa seja afetada.

7. Estipular e considerar o tempo ideal da reunião

Gestores e funcionários que não têm muita experiência se tratando de organização de reuniões acabam menosprezando o tempo necessário para que determinados temas sejam discutidos.

Não raro podemos notar que o tempo estipulado não é suficiente para que a pauta da reunião seja cumprida por completa. Por isso, conduzir reuniões eficazes também passa pelo contexto de encaixá-las na disponibilidade de tempo de cada um dos envolvidos.

O maior desafio aqui é mensurar de forma correta o tempo que será preciso para se discutir cada tema. Se você está preparando as suas primeiras reuniões, fique tranquilo. A princípio vai ser necessário avaliar tudo na prática, até que você encontre o tempo ideal de acordo com o rendimento dos seus colaboradores.

Vale lembrar também que a duração das reuniões pode variar de acordo com a natureza de cada uma, tamanho das pautas e número de pessoas envolvidas

8. Estimular a troca de ideias

Há uma enorme diferença entre fazer uma apresentação e conduzir reuniões eficazes. Basicamente, fazer uma apresentação consiste em informar resultados ou comunicar aos seus colaboradores sobre alguma mudança ou fato novo na empresa.

Já em uma reunião de negócios, é imprescindível que os participantes interajam ativamente, seja contribuindo com ideias de novos projetos, oferecendo perspectivas diferentes ou fornecendo feedbacks sobre problemas, soluções ou qualquer outro aspecto da empresa.

Por isso, é fundamental que você dê liberdade para os participantes exporem as suas próprias opiniões, sejam elas elogios ou críticas construtivas. Às vezes, quem tem uma visão diferente da sua pode apontar aspectos que necessitam de aprimoramento para que os objetivos sejam alcançados.

Além disso, uma das melhores formas de manter os seus colaboradores engajados e motivados é valorizar a opinião deles. Portanto, deixe de lado o PowerPoint e peça a participação ativa e espontânea, sem dissimulações que possam surgir por trás de uma apresentação de slides.

9. Praticar as regras de etiqueta durante a reunião

Ao contrário do pensamento popular, as regras de etiqueta não são necessárias apenas para se sentar à mesa. Para cada ocasião há normas típicas e as reuniões corporativas não fogem à regra.

Regras simples, como se apresentar da maneira correta, cuidar da aparência e da postura em sala e, principalmente, ser pontual com o compromisso são normas de etiquetas básicas que devem ser cumpridas em qualquer compromisso empresarial.

10. Disponibilizar materiais de apoio

Você provavelmente já participou de uma reunião onde algum participante não estava preparado ou não tinha conhecimento sobre o assunto discutido, não é verdade? Além de ser um momento bastante constrangedor, não saber responder e opinar sobre o objetivo em questão do encontro demonstra uma tremenda falta de planejamento.

Uma boa maneira de evitar esse tipo de situação é disponibilizar materiais de apoio que possam esclarecer algumas situações específicas da reunião: os últimos relatórios da companhia, dados sobre os tópicos da pauta, gráficos, imagens e informações relevantes.

11. Desenvolver um plano de ação para os assuntos em pauta

Ao final da reunião, você provavelmente vai ter achado as soluções para os problemas que foram o motivo do evento, ou, quem sabe, ter encontrado outros problemas para reuniões futuras. Seja qual for o desfecho, quase toda reunião demanda uma ação a partir do resultado encontrado.

Por isso, ao fim da reunião, você vai precisar elaborar um plano de ação para os assuntos discutidos em pauta: o que será feito, como será desenvolvido e quando será executado.

Esse é um problema bem sério e que definitivamente vai acontecer caso você realmente tenha concebido uma reunião realmente produtiva. Ao conduzir reuniões eficazes, geralmente, esse é o tipo de insight que elas produzem: soluções contundentes para os problemas dispostos anteriormente e cumprimento dos objetivos da pauta.

É impossível dizer que uma reunião gerou resultados se ela não proporciona nenhuma nova conclusão. Portanto, analise junto aos participantes quais são os melhores caminhos para trilhar após a dissolução do problema inicial e elabore um plano de ação efetivo para que o problema seja, de fato, resolvido.

Para se conduzir reuniões eficazes não é preciso muita coisa. Na maior parte das vezes, inclusive, é exatamente o oposto: quanto mais simples e objetiva for o seu encontro, mais produtivo ele será. Portanto, não deixe de seguir as informações contidas neste artigo para que as suas reuniões sejam benéficas para o seu negócio.

Este artigo ajudou a entender como conduzir reuniões eficazes? Então, leia agora o nosso artigo e aprenda como ter reuniões produtivas!