Uma empresa que investe em viagens corporativas precisa estar em constante atualização sobre as ferramentas e estratégias de mercado.  para realizar o trabalho em trânsito e eliminar os possíveis contratempos.

Nesse sentido, existe uma tendência que ajuda as duas partes: o Self Booking. É uma ferramenta muito comum no exterior, mas ainda é recente no Brasil. Você conhece esse termo e sabe o que ele significa? Então fique atento e acompanhe.

O que é Self Booking?

A expressão em inglês significa autorreserva e refere-se a uma ferramenta de gestão de viagens corporativas. Além de otimizar o planejamento, ela dá mais autonomia ao passageiro e elimina o tempo gasto com troca de mensagens entre o funcionário, o setor administrativo da empresa e a agência de viagens.

Dessa forma, aumenta a produtividade da empresa e concentra todas as informações em um único lugar. Além disso, as ofertas de passagens aéreas, hotéis, transfers, aluguel de carros, roaming de dados e demais serviços apresentam menor custo.

A plataforma realiza reservas, emite bilhetes, gera relatórios e reúne informações relevantes para tornar a comunicação mais fluida. Também é possível registrar as atividades realizadas na viagem, facilitando a prestação de contas aos gestores no retorno do trabalho do funcionário.

Mas para que isso aconteça é preciso conhecer a política de viagens da empresa e obedecer o limite de valores estabelecido. Ficou curioso para saber como funciona na prática e qual a influência da política de viagem nesse processo? Então continue a leitura e descubra mais detalhes.

O que é política de viagem?

Assim como na vida pessoal, o ambiente corporativo requer planejamento e organização. Quando um colaborador necessita de deslocamento para representar a empresa em algum destino, o setor responsável precisa estabelecer um orçamento financeiro, um planejamento de atividades e um fundo para despesas ou uma forma de reembolsar os gastos extras.

Todas essas iniciativas visam oferecer a estrutura necessária para que o trabalho seja realizado com conforto e profissionalismo, seguindo os padrões da própria estrutura da firma.

Se, a cada viagem, o setor precisar refazer esse processo, consequentemente o tempo gasto será maior. Paralelo a isso, as atividades de rotina terão que esperar, o que causa um acúmulo de tarefas e desgaste administrativo.

Então a política de viagem surge para solucionar esse problema: ela vai reunir todas as informações relacionadas a esse tema e consequentemente facilitar a gestão de viagens. Essa medida representa uma espécie de estatuto onde todas as atividades da viagem são inseridas. São regras já discutidas e preestabelecidas pela organização para autorizar ou não compras e serviços a serem utilizados durante a viagem.

É uma forma de manter alinhados o planejamento empresarial e o papel do profissional, evitando gastos desnecessários e garantindo condições para que o colaborador possa realizar um bom trabalho enquanto estiver em trânsito.

Portanto, a política de viagem deve mostrar quais são as expectativas da empresa, detalhar como será a autonomia do colaborador e trazer orientações e técnicas para que o trabalho seja executado com excelência. Ou seja, trata-se de um guia de viagens empresariais, com regras, direitos, deveres e informações complementares que vão reger todas as etapas do trabalho.

Esse guia é fundamental para que o Self Booking seja executado com segurança e dê autonomia necessária para o colaborador. Veja algumas informações que fazem parte da política de viagem:

  • Teto máximo para a compra de passagem e reserva de hotéis;
  • Meios de transporte autorizados (aluguel de carro, transfer ou transporte público);
  • Cargos que estão autorizados a viajar representando a empresa;
  • Credenciais para eventos corporativos;
  • Alimentação do funcionário;
  • Ajuda de custo.

Como funciona o Self Booking?

Para utilizar a ferramenta é preciso contratar uma agência especializada no serviço — uma companhia de viagens. Ela é responsável por disponibilizar a tecnologia que permite a autorreserva de acordo com as demandas da empresa. Normalmente as opções mais comuns são:

  • reserva de passagens aéreas;
  • Diárias de hotéis;
  • Transporte terrestre.

Todos esses itens obedecem à política interna de viagens, os prazos das reservas e os limites de valores. Assim, o Self Booking segue o planejamento padrão.

A plataforma também permite a produção de relatórios em tempo real, para que o gestor acompanhe cada etapa realizada, mesmo estando na sede do trabalho. Posteriormente, o funcionário pode solicitar um relatório completo para apresentar à empresa ou o próprio gestor pode solicitar na plataforma.

A grande vantagem é que como tudo fica arquivado automaticamente, o viajante terá uma preocupação a menos no seu dia a dia e poderá concentrar-se no seu plano de trabalho. Outra característica importante é a transparência de dados. Caso o passageiro ignore alguma regra, ele será obrigado a justificá-la ao seu superior.

Isso evita que aconteçam desvios, queda de produtividade e gastos desnecessários. A plataforma também identifica a economia gerada pelo usuário, possibilitando à empresa reconhecer essa boa prática e dar algum incentivo ou benefício para o funcionário.

Confira as opções encontradas no Self Booking:

  • programa de fidelidade;
  • Cadastro de cartões corporativos;
  • Pesquisas de passagens;
  • Passagens emitidas, em aberto ou canceladas;
  • Personalização de acordo com a política de viagens;
  • Fluxo de autorização de atividades em trânsito;
  • Perfis de acesso para gestores e colaboradores;
  • Históricos e relatórios de atividades e negociações;
  • Dados estratégicos para monitoramento;
  • Trechos e períodos mais econômicos;
  • Filtros para cada etapa do planejamento e execução do plano de viagem;
  • Personalização visual da plataforma, e-mails e mensagens;
  • Lista de pendências.

Quais as vantagens do Self Booking?

Economia

Com o uso da ferramenta, não é necessário o intermédio de um agente de viagens, o que reduz consideravelmente as taxas finais de pagamento. Além disso, reduz a carga de trabalho, uma vez que o tempo para acessar a plataforma é menor do que a visita de um agente ou a pesquisa independente. Também vale lembrar que o sistema é inteligente e indica os valores mais acessíveis.

Controle das movimentações

Com base na política de viagens, é possível acompanhar cada escolha e movimentação e monitorar se as diretrizes estão sendo seguidas ou não. O histórico de deslocamentos corporativos também fica disponível para a consulta. Tudo isso a um clique.

Dados estatísticos

A concentração de informações no Self Booking é muito positiva para elaborar relatórios e consultar dados. Por exemplo, é possível saber quais são os funcionários que mais viajaram durante o ano, quais os hotéis mais utilizados, quais serviços ou estabelecimentos não atenderam às expectativas, médias de diárias e de alimentação, destinos mais baratos e mais caros, dentre outros. Esses dados podem ser filtrados por cargo, época do ano e região.

Ter esse histórico é fundamental para analisar o que está funcionando e o que não rende para a empresa. Organizações que trabalham com bleisure, por exemplo, precisam avaliar constantemente esses fatores e monitorar as atividades e gastos de cada funcionário durante o período da viagem empresarial.

Gestão de informações

Imagine que surgiu, de última hora, uma reunião importante com um grande fornecedor e é de interesse da empresa levar um representante capaz de fechar o negócio. Caso o departamento pessoal fique responsável por essa tarefa, será necessário mais tempo e organização para procurar passagens, pois os valores costumam ser altos em datas próximas à viagem.

Se houver algum grande evento na cidade será difícil encontrar boas hospedagens. Além disso, seria necessário calcular rotas, verificar as distâncias dos aeroportos e tempo de conexão para manter a pontualidade.

Com o uso da tecnologia, você evita esse trabalho extra e concentra todas as informações na plataforma: registros de pesquisas, preços, datas, estabelecimentos etc. Como o funcionamento é online, não será necessário realizar impressões, arquivar conteúdos relacionados ao tema nem ter acesso apenas no endereço físico. O self book garante o melhor controle e gestão das informações.

Facilidade para lidar com imprevistos

Quando a empresa tem colaboradores exclusivos para tratar dos assuntos de viagem, eles ficam responsáveis tanto pelo planejamento quanto pela execução. Isso significa que caso aconteça algum incidente, como cancelamentos, atrasos e overbookings ele terá que parar suas atividades de rotina e correr contra o tempo para resolver os imprevistos.

Já com o Self Booking, tudo é facilmente resolvido, com otimização de tempo, registro das mudanças e possíveis custos. Isso facilita o trabalho o funcionário do setor pessoal e do funcionário que encontra-se em deslocamento. Uma solução rápida e eficaz para eventualidades.

Melhor gerenciamento interno

Use a tecnologia à seu favor: os dados fornecidos montam um verdadeiro painel de análise capaz de conhecer melhor o funcionamento da empresa: quais funcionários viajam mais, demandas de deslocamento, período entre as viagens, colaboradores em trânsito e grupo de funcionários agendado para viajar. Isso ajuda na condução da política interna, no planejamento de pessoal, nas formas de economizar e na escala de funcionários para projetos específicos.

Dessa forma fica mais fácil de visualizar e programar os deslocamentos, as datas de cada viagem e montar estratégias para a otimização do trabalho. Por exemplo, um simples remanejamento de datas pode eliminar um deslocamento e transformar um almoço em uma oportunidade de negócios. Ou um dia a mais após uma feira corporativa pode ser usado para reuniões com possíveis clientes.

Redução da burocracia

A compra de passagens aéreas costuma levar muito tempo devido à pesquisa e a comparação das tarifas. Horário de voo, escalas e conexões são outras preocupações que influenciam na escolha. Como o software reúne todas as informações, em uma única tela é possível comparar ofertas de voos, comparar cotações e avaliar o custo-benefício de cada alternativa.

Se necessário, o usuário também pode enviar solicitações e tirar dúvidas com os fornecedores. O mesmo vale para escolha de hospedagem (hotel e tipo de quarto), carros para locação e transfers, dados em roaming internacional, câmbio e muito mais.

A tecnologia diminui a burocracia para proporcionar escolhas que atendam à política de viagens da empresa e caibam no orçamento. Como resultado, a companhia recebe um leque maior de opções, economiza tempo, dinheiro e realizar escolhas mais conscientes.

Mais autonomia

Como o Self Booking dispensa intermediários, a empresa ganha mais autonomia no gerenciamento das reservas. O planejamento pode ser alinhado com os próprios colaboradores e caso alguma mudança seja necessária, o processo é bem mais ágil do que o procedimento comum das viagens corporativas, como a espera pela resposta de terceiros. A empresa delimita a autonomia do funcionário, que pode fazer as modificações rapidamente.

Como encontrar bons fornecedores de Self Booking?

A maioria da tecnologia utilizada para Self Booking vem do exterior, mas também existem iniciativas nacionais. Já os fornecedores são diversos. Você pode ter uma lista ampla, com todas as opções que o mercado oferece ou restringir a lista com fornecedores já conhecidos e parceiros da empresa.

É do interesse desses fornecedores participar de Self Booking, então caso tenha alguma dúvida ou necessidade específica, não hesite em procurar o setor responsável.

Caso ainda não tenha implementado o sistema, faça uma pesquisa entre os mais tradicionais e os recém-chegados. Verifique a relevância e reputação para montar uma lista com os que oferecem melhor serviço e estejam dentro dos parâmetros da companhia.

No ramo da aviação, a Azul Linhas Aéreas Brasileiras está apta para atender as demandas empresariais, oferecendo passagens aéreas para todo o Brasil e em nove destinos no exterior.

No ranking da consultoria espanhola Marco, a Azul foi eleita como a empresa aérea de melhor reputação corporativa do Brasil. A pesquisa, divulgada em abril de 2018, reuniu avaliações de mais de 2 mil participantes, entre eles especialistas, executivos e consumidores brasileiros. Na primeira etapa do estudo foram coletadas as opiniões de 250 diretores de empresas nacionais com faturamento maior do que 40 milhões em 2017.

Portanto, se deseja reestruturar ou implementar a tendência do Self Booking na sua empresa, leve em consideração os bons fornecedores, com histórico positivo e com propostas que atendam às suas necessidades. Dessa forma, você vai oferecer as condições necessárias para que o trabalho seja executado da melhor forma, consequentemente vai manter o time motivado e, por fim, fechar bons negócios e garantir o crescimento da empresa.

Uma boa forma de iniciar esse trabalho é controlar bem a área financeira. O consumo consciente aliado às estratégias internas colaboram para o crescimento da empresa no mercado de trabalho. Por isso aprenda a economizar em viagens corporativas e faça bons negócios!