Reuniões, prospecção de clientes, apresentações, assinatura de contratos, parcerias, feiras e congressos… A lista de razões que justificam as viagens de negócios é extensa, e todas essas atividades são vitais para a administração e o crescimento de uma empresa.

Os deslocamentos de executivos e representantes são uma demanda de rotina na gestão organizacional. Mas essas viagens tão importantes não são como os passeios de lazer, elas têm muitas particularidades e é preciso tomar determinados cuidados.

Ao longo deste post, vamos apresentar quais são as especificidades de uma viagem corporativa e apresentar um passo a passo detalhado de como se planejar para elas. Também vamos dar sugestões de como evitar que a sua produtividade caia durante esse compromisso fora do escritório.

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1. Especificidades das viagens corporativas

Além da preocupação com os resultados e o custo-benefício das viagens corporativas, o planejamento é um ponto importante que costuma influenciar a eficiência e o alcance dos objetivos.

Essa etapa engloba reservas de passagens e hotéis, organização e ajuste de agenda, arranjos relativos a transporte e alimentação, entre outros. E, muitas vezes, está aí a chave para o sucesso da viagem.

Outra questão essencial é sobre os gastos gerados. A redução de custos, especialmente em tempo de instabilidade econômica, é um fator de sobrevivência no mundo corporativo.

Desse modo, os deslocamentos pagos pelas empresas tendem a ser limitados a casos em que o encontro presencial é imprescindível para a manutenção de um contato próximo dos clientes e o desenvolvimento dos negócios. Ou seja, essas viagens são necessárias quando são capazes de proporcionar um diferencial em relação à concorrência, trazendo novas oportunidades.

Basta imaginar que, hoje em dia, as despesas com viagens corporativas são significativas nos custos globais de boa parte dos empreendimentos de todo o mundo. Esses gastos só perdem para a folha de pagamento e investimentos na área tecnológica.

O grande desafio é alinhar as restrições financeiras e a busca por resultados em uma equação que exige um planejamento cuidadoso e flexível. É preciso tomar medidas capazes de otimizar o gerenciamento das viagens de negócios sem perder os benefícios.

Outro fator importante é a necessidade de manter os profissionais produtivos durante esse período, apesar das limitações de estrutura e de horários. Os deslocamentos, a mudança de rotina e a agitação da agenda podem ser armadilhas, capazes de gerar distrações. Normalmente, esses pontos interferem de maneira significativa no foco e na capacidade do profissional de atender às demandas do dia a dia do empreendimento.

Por essa razão, é essencial que um profissional enviado para uma viagem corporativa seja orientado a dedicar tempo e atenção suficientes para não deixar de lado as tarefas fundamentais. Dessa forma, ele vai conseguir manter a produtividade mesmo fora do ambiente da empresa.

A missão talvez não seja fácil. Além de lidar com o trabalho e a pressão do dia a dia, é essencial encaixar as atribuições diárias em uma agenda muitas vezes apertada. São reuniões que duram mais que o esperado, atrasos, limitações técnicas e imprevistos, como engarrafamentos.

Por isso, a chave é estabelecer prioridades e ter em mente que demandas não esperadas vão surgir a qualquer momento, exigindo planejamento e flexibilidade.

Pode parecer complicado, mas medidas sistematizadas e um gerenciamento eficiente facilitam a programação de viagens corporativas. Isso também vai ajudar a alinhá-las à programação financeira da empresa e às demandas da organização e do cliente.

Conseguir conciliar turismo de negócios e a necessidade de se manter produtivo pode ser uma tarefa desafiadora, mas é administrável. Basta observar alguns passos elementares, que estão listados a seguir!

2. Como se planejar para uma viagem corporativa?

2.1. Dedique tempo a uma pesquisa criteriosa

Avaliar de forma detalhada e crítica o propósito de uma viagem corporativa é o passo inicial para garantir que o roteiro está alinhado ao objetivo da empresa e as demandas específicas exigidas pela agenda.

Trata-se de um ponto essencial para assegurar que metas traçadas serão cumpridas. Por isso, é preciso levar em conta tanto o perfil da empresa quanto as suas estratégias de mercado.

Para facilitar essa etapa, uma estratégia bastante eficiente é elaborar um documento detalhado para determinar e regular a política de viagens corporativas da empresa.

Quando é bem planejado, ele traça as linhas gerais dos objetivos de um deslocamento de negócios, além de definir todas as normas internas. Elas são relativas a autorizações para emissão de passagens, reserva de acomodação, traslados e transportes, aluguel de salas de reunião e outras medidas.

Além da padronização dessas regras, a elaboração de uma política de viagens corporativas tem a vantagem de esclarecer esses regulamentos e disponibilizá-los para todos os colaboradores. Agências especializadas em turismo corporativo costumam prestar consultorias com a finalidade de orientar a elaboração desse documento.

Nos casos de empresas em que as demandas de viagens a negócio são muito rotineiras, é bastante vantajoso contar com a ajuda profissional para consolidar uma política interna voltada a essas situações.

Esse auxílio especializado facilita a implementação das regras, que precisam ser formuladas de acordo com as particularidades organizacionais e o setor de atuação.

Caso o seu empregador disponha de uma política interna voltada para esse assunto, é importante ler esse documento com atenção. É ele que vai ditar as regras, o posicionamento da empresa e determinar alguns comportamentos e cuidados exigidos dos colaboradores que a representam em viagens de negócios.

Após estabelecer os objetivos da viagem, é necessário fazer uma avaliação do deslocamento. É preciso ponderar fatores como o custo-benefício, as peculiaridades do roteiro e as exigências específicas para assegurar o resultado esperado dessa atividade, considerando os objetivos determinados.

Esse momento integra a pesquisa de fornecedores, condições ofertadas e valores. Se for bem executada, essa etapa assegura soluções eficientes, tanto do ponto de vista da empresa quanto dos colaboradores ou executivos representantes.

Embora esse trabalho seja feito por secretárias ou funcionários designados para a tarefa, a contratação de uma agência especializada em viagens corporativas pode ser vantajosa sob vários aspectos.

As consultas de orçamentos feitas por uma agência especializada na área costumam ser mais ágeis, pois elas contam com fornecedores frequentes. Além disso, elas dispõem de margens maiores de negociação de valores e condições com hotéis e companhias aéreas ou de transportes.

2.2. Elabore um planejamento minucioso de todas as etapas

Após a pesquisa preliminar, é hora de detalhar o roteiro, tomando como base as demandas específicas da viagem.

Nessa fase, é importante observar atentamente as condições para restituição de despesas e adiantamento previstas pela empresa. Isso vai evitar os gastos não calculados ou não reembolsáveis e ajudar na organização financeira do viajante.

É preciso prestar atenção a informações essenciais, como a lista de despesas que serão cobertas pela empresa e a necessidade de apresentação de recibos e notas fiscais, necessários para a comprovação e o reembolso da quantia gasta. Também é importante observar os prazos previstos para o requerimento e o ressarcimento dos valores desembolsados pelo colaborador durante viagem.

Um planejamento bem-feito engloba a criação de um cronograma bastante detalhado. Inclua nele os locais e os horários agendados das reuniões, eventos, apresentações, visitas e qualquer outro compromisso.

Essa vai ser a base para a elaboração da rota, compra de bilhetes e escolha da acomodação. Se houver a possibilidade de alterar algum dos compromissos ou datas, isso também deve constar no cronograma. Pequenos ajustes como esses podem fazer uma grande diferença nos valores gastos com hospedagem e passagens.

No planejamento, é necessário considerar questões específicas ou pessoais do viajante: problemas de saúde, restrição alimentar ou limitações de mobilidade. Todos esses tópicos precisam ser listados de maneira detalhada, evitando assim alguns imprevistos.

Lembre-se de avaliar com cuidado o roteiro, observando os horários de pico no trânsito e as distâncias entre o hotel e os locais de evento. Também verifique se há alguma obra que possa atrapalhar o deslocamento e veja se há a necessidade de alguma documentação específica, como em caso de viagens internacionais.

Além de evitar problemas rotineiros, isso vai definir as providências a serem tomadas em caso de emergências ou situações não esperadas: voos cancelados, atrasos ou problemas com a hospedagem, por exemplo.

2.3. Fique atento aos gastos não previstos e à prestação de contas

Essa é uma etapa que exige bastante cuidado. Despesas não incluídas no orçamento são capazes de colocar a perder toda a economia conseguida nos custos operacionais da viagem. É preciso obedecer ao máximo o que foi estabelecido na previsão de gastos.

Já a prestação de contas, além de comprovar os custos e assegurar o reembolso de eventuais valores arcados pelo viajante, vai ajudar a nortear a elaboração de orçamentos futuros, incluindo novas previsões ou excluindo gastos desnecessários. Ela também vai orientar mudanças e adequações na política de deslocamentos corporativos.

Fique atento às informações essenciais: prazo para entrega, detalhamento dos dados exigidos e comprovação das despesas com os respectivos documentos exigidos.

2.4. Faça o detalhamento do roteiro

Avaliar o que deu certo e o que deu errado nas viagens anteriores é a melhor forma de aprimorar um roteiro e deixá-lo alinhado às expectativas do negócio. Analise sua própria experiência e a de outros colaboradores, pedindo opiniões e estudando relatórios e resultados.

Também vale observar o resultado de outras organizações, desde que você tenha em mente o perfil da sua empresa e, principalmente, o retorno esperado por ela. Os relatórios feitos por colegas tendem a ser mais próximos da realidade da sua própria viagem e ter metas semelhantes às que você pretende alcançar.

O detalhamento do roteiro permite otimizar o deslocamento, facilitando a correção de soluções que não tiveram o sucesso esperado ou não entregaram os resultados desejados em situações anteriores.

Outro fator a ser levado em conta é a época do ano. Quando você pretende visitar clientes, fazer apresentações e prospectar negócios, é preciso evitar o período da alta estação, quando boa parte dos executivos e diretores está em férias. Além disso, passagens, hospedagem e serviços costumam ser bem mais caros nessa época.

Também é preciso considerar questões climáticas, em especial nas viagens internacionais. Chuva, excesso de calor e neve geralmente atrapalham o funcionamento de transportes e serviços e influenciam na hospedagem.

2.5. Considere a ocorrência de imprevistos

Roteiros, por mais bem-planejados que sejam, estão sujeitos a alterações por questões externas. Reuniões canceladas de última hora, voos atrasados que afetam a agenda do dia ou temporais que implicam no cancelamento de almoços de negócios são só algumas situações que podem afetar uma viagem corporativa.

Por conta disso, as regras do bilhete aéreo, as condições de cancelamento ou remarcação de voos e as alterações nas datas de hospedagem são muito importantes nesses casos.

À primeira vista, parece desvantajoso pagar caro por uma passagem que permite alterações sem custos extras. Porém, se houver possibilidade de as datas da viagem serem afetadas por alguma mudança de última hora, é melhor pagar um pouco mais por um bilhete que permite flexibilidade sem taxas adicionais.

3. Como manter a produtividade em viagens?

3.1. Defina metas realistas

É preciso pensar nos objetivos da viagem como um ponto essencial e prioritário. Eles podem ser voltados para a participação em encontros e reuniões ou representação da empresa em feiras e congressos. Também há aqueles que buscam novos clientes e mercados ou o fechamento de contratos. Alguns são feitos para realizar uma visita técnica.

Por isso, as demandas da rotina da empresa devem ser delegadas a outros colaboradores na medida do possível, o que vai deixar o representante mais tranquilo e focado para cumprir o seu propósito.

Vale ressaltar que as metas precisam ser estabelecidas de forma racional e com antecedência, obedecendo estritamente o que foi acordado no roteiro planejado. Se você não tiver tempo o suficiente pra cumprir a agenda de forma tranquila, não adianta nada marcar muitas reuniões seguidas, ou confirmar presença em vários eventos no mesmo dia.

O ideal é traçar uma meta geral como objetivo maior da viagem corporativa. Em seguida, ela precisa ser subdividida por dias, com tarefas menores e intuitos claros, permitindo assim a elaboração de uma agenda realista, que possa ser cumprida.

3.2. Estabeleça horários de trabalho

Para quem está acostumado a cumprir expedientes fixos dentro de um escritório, trabalhar remotamente pode ser um desafio e tanto.

Sem a rigidez de um ponto ou do horário de expediente, com o agravante de deslocamentos muito demorados e voos durante a madrugada, é fácil perder a noção das horas que precisam ser dedicadas à empresa.

Nesses casos, é comum que o colaborador trabalhe menos ou mais do que o normal. O ideal é fazer um planejamento individual, a cada dia, de quanto tempo será necessário — e possível — aplicar às tarefas rotineiras.

É preciso considerar os horários de chegada, partida e tempo disponível entre reuniões. Também pense na necessidade de descanso após jornadas longas e trajetos que reduzem os momentos de descanso.

Ter a flexibilidade de trocar algumas horas de sono durante o dia por uma atividade que entra pela noite, por exemplo, é fundamental. Lidar com prazos apertados e imprevistos que atrasam a sua programação são situações que exigem jogo de cintura.

Priorizar o que é importante, mesmo que o assunto deixado em segundo plano vá exigir mais atenção depois, é palavra de ordem.

3.3. Não negligencie o descanso

Ao organizar agenda e horários de trabalho remoto, é comum negligenciar o repouso. Dormir pouco ou enfrentar jornadas muito extensas são situações bastante corriqueiras entre pessoas que se deslocam a trabalho.

Essa prática, além de prejudicial à saúde, compromete o desempenho e afeta a produtividade. Lembre-se: trabalhar muitas horas seguidas não significa ser eficiente.

Nesse ponto, vale uma avaliação honesta: quantas horas de sono são de fato necessárias para estar descansado no dia seguinte? Você é uma pessoa diurna ou costuma render melhor à noite?

Com base nesses parâmetros, que variam muito de pessoa para pessoa, estabeleça a hora de desacelerar, tente manter uma rotina parecida com o seu dia a dia e obedeça os seus limites. Essa é a melhor forma de garantir uma produtividade saudável durante a viagem.

Quando as tarefas exigirem muito tempo de dedicação, vale também lançar mão de ferramentas de produtividade e de gerenciamento de tempo, como a Técnica Pomodoro. Ela consiste em listar as tarefas pendentes, cumpri-las em blocos de 25 minutos (medidos com a ajuda de um cronômetro) e fazer pequenas pausas de 5 minutos entre eles.

Ao fim de quatro ciclos, pode fazer um intervalo maior antes de retomar o trabalho (por volta de 30 minutos).

3.4. Não descuide da alimentação

Durante viagens com horários desregrados e refeições feitas com pressa, é comum não manter uma dieta saudável.

E uma culinária diferente da que estamos acostumado muitas vezes se transforma em tentação para experimentar pratos novos, e acabamos comendo bem mais do que o necessário.

Se não há contraindicações médicas, tente ao menos restringir esses momentos de excesso a apenas uma das refeições do dia, de preferência o almoço, mantendo a disciplina nas outras. Também é essencial preservar os horários das refeições e jamais pular uma delas ou substituí-las por um lanche rápido — provavelmente com muitos carboidratos e muitos nutrientes.

Em casos de alergia ou intolerância a algum alimento, é preciso ter atenção redobrada. Se suspeitar que a comida não é adequada, nem pense duas vezes. Precisar de um hospital em um lugar desconhecido e longe da família é um risco que você não vai querer correr.

3.5. Reserve tempo para o lazer

Embora o trabalho seja o ponto principal de uma viagem de negócios, tirar um tempo para passear, conhecer um museu ou assistir a um espetáculo é um direito seu. Isso vai ajudar a afastar o estresse envolvido nessas situações. É preciso se organizar e aproveitar os momento livres.

Além de uma pausa nas obrigações, essas horas de descontração são ótimas oportunidades para ampliar seu networking e se divertir na companhia de potenciais clientes e investidores. Isso dá a chance de conhecê-los melhor e conversar de uma maneira mais informal.

3.6. Aproveite as facilidades tecnológicas

Ferramentas e aplicativos de gerenciamento de tempo são grandes aliados da produtividade em viagens. Muitas vezes, eles podem ser acessados por um simples toque no celular.

Com a ajuda desses recursos, é possível verificar o andamento de trabalhos em grupo em tempo real, fazer checklists (compartilhadas ou não), acompanhar o mercado financeiro, checar e responder e-mails e manter a comunicação com a sua equipe 24 horas por dia.

Mas, assim como a tecnologia traz facilidades enormes para o dia a dia de quem viaja a negócios, ela também pode virar uma armadilha. Estar conectado em tempo integral é muitas vezes sinônimo de trabalhar sem pausas.

Por isso, é importante aprender a se desconectar e se dedicar ao que exige atenção no momento, seja durante uma reunião ou fechamento de contratos, seja no período de repouso, quando ficar offline é vital.

Planejar e organizar uma viagem corporativa é, na maioria das vezes, uma tarefa desafiadora, que exige cuidados criteriosos e planejamento detalhado. Além de atender às expectativas da empresa, quem se desloca a negócios precisa se organizar para cumprir as tarefas em prazos curtos e com eficiência.

Contar com os imprevistos também é indispensável para um bom planejamento. É preciso agir de forma proativa, a fim de entregar as melhores soluções possíveis.

Paralelamente, executivos e colaboradores que se deslocam para eventos, visitas, busca de clientes ou reuniões precisam dar conta de múltiplas tarefas rotineiras e conciliá-las com uma agenda de compromissos bastante movimentada. Por isso, manter a produtividade e seguir uma rotina semelhante à mantida no escritório é uma necessidade cada vez mais presente em viagens de negócios.

Isso exige tanto habilidade para administrar o tempo da melhor forma possível quanto flexibilidade para atender às demandas sem a estrutura ideal. Assim, é essencial ter uma capacidade de organização e otimização.

Com alguns cuidados, planejar uma viagem corporativa pode ficar fácil. Basta dar a devida atenção às medidas necessárias e manter a organização da rotina. Assim, mesmo longe do escritório, é possível aliar eficiência e produtividade.

Esperamos que este artigo tenha sido útil para ajudar você a planejar sua próxima reunião fora da cidade. Se gostou das sugestões e achou as informações relevantes, compartilhe este post nas suas redes sociais e apresente essas ideias na sua empresa!