Viagens de negócios são fundamentais para empresas que buscam crescer e se destacar no mercado, mas não podem ser realizadas de forma descontrolada. É preciso criar uma estratégia, mensurar o investimento e avaliar os resultados para evitar prejuízos financeiros

Bem, provavelmente você concordou com todas essas afirmativas, mas a grande questão é: você sabe calcular custos de uma viagem corporativa? Se a resposta for não, fique tranquilo. Esse texto reúne informações detalhadas sobre o assunto. Acompanhe.

Por que investir em viagens corporativas?

A tecnologia facilita a comunicação entre pessoas que estão em regiões distantes, seja por telefone ou pela internet, mas existem situações em que o contato humano é imprescindível. No mundo corporativo, por exemplo, algumas demandas são facilmente resolvidas por meio de call e vídeo conferência, no entanto, atividades mais estratégicas, como a captação de novos clientes, o fechamento de acordos estratégicos, bem como a participação em cursos, congressos, feiras e conferências exigem a presença física.

Com a constante necessidade de deslocamentos para esses eventos, surgem as viagens corporativas, em que os funcionários partem para outros destinos e representam formalmente a instituição para a qual trabalham. Dentre os serviços incluídos nesse serviço estão: passagens aéreas, transporte, hospedagem, alimentação e outros gastos. 

Dependendo da demanda e da organização, o trabalho remoto pode elevar bastante as despesas da empresa. Por isso, é preciso criar um planejamento de viagem de negócios, bem como um relatório detalhando o retorno sobre o investimento em viagens para não desequilibrar o setor financeiro da empresa. 

Com esse levantamento, é possível criar uma base para realizar acordos com fornecedores que prestam serviço para o turismo corporativo, como companhias aéreas, hotéis, transfers. A negociação entre essas partes otimiza as viagens tornando-as mais eficientes.

São por esses motivos que as corporações estão priorizando o objetivo da viagem e deixando de vê-la como despesa, e sim como investimento. Afinal de contas, é por meio delas que as estratégias são alinhadas, os laços com clientes, fornecedores e consumidores são estreitados e os negócios fechados.

Tudo isso possibilita melhorias internas e externas, promovendo organização suficiente para gerar maior economia e lucratividade. O grande desafio é: como diminuir os custos sem abrir mão dos benefícios promovidos pelas viagens corporativas? Com controle e mensuração, fatores que estão diretamente ligados ao cálculo dos custos. 

Para isso, a gestão deve seguir uma série de processos, como criar uma política de viagem corporativa e de reembolso, adotar ferramentas de automatização dos processos e até considerar a terceirização de alguns serviços. Portanto, se você busca economizar em viagens corporativas e melhorar o controle das despesas, continue a leitura e aproveite o conteúdo.

Por que calcular os custos da viagem corporativa antes do embarque?

O planejamento da viagem deve estar finalizado com o máximo de antecedência possível para que tudo seja resolvido antes do embarque. Claro que, em algumas situações, as solicitações de viagens podem surgir de última hora, mas esses casos costumam ser exceção — ajustes também podem ser realizados durante a viagem.

Somente com um bom prazo, a equipe responsável pela gestão da viagem terá tempo suficiente para estimar os custos, negociar tarifas mais baratas e programar todas as despesas. 

Como otimizar o planejamento para gerar uma boa economia?

Antes mesmo de fazer os cálculos, é importante conhecer as inovações tecnológicas, praticar o benchmarking e implementar mudanças administrativas para adaptar-se ao cenário das viagens corporativas. Veja algumas recomendações.

Crie uma política de viagens para a empresa

Como se trata de um tema recorrente e muito específico, é fundamental ter um documento que regule a atividade: a política de viagens. Trata-se de uma definição clara sobre os objetivos, regras e práticas a serem seguidas durante a viagem. Essa medida é fundamental para segmentar o orçamento das viagens, evitar desperdícios no ambiente corporativo, delegar funções aos profissionais que participarão da jornada e estabelecer padrões para garantir a ordem.

Para isso, é preciso incluir no arquivo critérios para a contratação de serviços, a política de reembolso, o teto de gastos diários, vouchers disponíveis, questões de segurança e outros itens que sejam de interesse da empresa. É muito importante que cada profissional envolvido tenha clareza sobre o seu papel e as suas responsabilidades nesse processo.

Confira algumas dicas para a criação do documento:

  • converse com os colaboradores que costumam viajar pela empresa;
  • considere a modalidade de viagem bleisure;
  • capacite o seu quadro de funcionários;
  • forme um grupo interno de discussão;
  • crie incentivos para motivar a equipe;
  • pense na cultura da empresa;
  • mantenha a flexibilidade.

Adote uma ferramenta de gestão para automatizar os processos

Atualmente, já existem softwares especializados em gestão de viagens corporativas com atualização em tempo real. Essas plataformas economizam tempo, diminuem as chances de falhas e garantem a economia de pessoal para realizar essa atividade.

A mensuração é outra vantagem, pois o sistema indica quais são os hotéis mais utilizados, as tarifas mais econômicas e até facilita a criação de relatórios. O self booking por exemplo, consiste em apresentar uma ferramenta personalizada onde o viajante pode selecionar todos os serviços que vai usufruir com base no teto de gastos estabelecidos pela empresa.

O que deve ser levado em consideração nesse cálculo?

Agora que você já conhece o contexto, chegou a hora de ter papel, caneta e calculadora na mão para levantar o orçamento. Confira alguns fatores importantes nessa conta.

A real necessidade da viagem

Um dos primeiros campos a serem preenchidos no relatório de viagem é a justificativa. A viagem precisa ter uma motivação clara, baseada em uma estratégia corporativa. Esse é o momento para definir um objetivo e avaliar a necessidade do deslocamento. Essa análise serve para justificar os investimentos empregados e para preparar os profissionais para o trabalho, deixando claro quais são as suas metas.

Orçamento para imprevistos

O planejamento traz muitos benefícios, mas sabemos que nem sempre a viagem sai do jeito esperado, por isso, é importante considerar todas as possibilidades e garantir um fundo para solucioná-las. Voos atrasados, carros com defeito e demais incidentes podem trazer grande dor de cabeça se forem resolvidos no momento que ocorrerem. Portanto, tenha um caixa extra e contrate seguros e acione empresas especializadas para direcionar o colaborador que passar por isso.

Política de reembolso

Muitas despesas podem ser antecipadas, mas outras só são realizadas durante a viagem, como jantares e deslocamentos extras. Quando o destino é internacional, as chances são maiores ainda. Por isso, é válido ter uma cota para esses serviços para ressarcir o colaborador quando necessário. Neste caso, devem-se aplicar as regras estabelecidas na política de viagens, como prazos e relatórios para receber o reembolso.

Itinerário do viajante

Para orçar os gastos básicos, é preciso responder às seguintes perguntas:

  • Onde o colaborador precisa ir?
  • O que ele fará no destino?
  • Como ele vai chegar ao local?
  • É preciso reservar a sala de reuniões?
  • Ele precisa de algum material ou equipamento?

A partir disso, o responsável pelas viagens corporativas da empresa vai definir as reservas básicas da viagem: bilhetes aéreos, hotel, transporte, alimentação e segurança. 

Verifique os horários de check-in e check-out desses serviços para segui-los à risca, evitando taxas extras. Faça uma cotação das principais empresas e escolha aquela que melhor atende às expectativas da empresa. Garanta um seguro viagens para eventuais gastos com despesas extras ou atendimentos médicos no destino.

Planos de empresas especializadas

Em alguns casos, as corporações preferem terceirizar o serviço para que ele se torne mais ágil e efetivo. Devido à experiência de mercado, as empresas especializadas têm maiores chances de negociação e parcerias. Dessa forma, é possível garantir economia com hotéis, companhias aéreas, locadoras de carros, cooperativas de táxi e até restaurantes.

Nesse caso, se surgir algum imprevisto, basta o funcionário acionar a empresa e ela oferecerá todo o suporte necessário, diminuindo incômodos para a corporação e garantindo o uso correto dos recursos. Claro que o serviço tem um custo, mas as vantagens costumam valer o investimento.

Horas extras

É importante ressaltar que as viagens corporativas exigem maior tempo de trabalho, portanto, deve-se incluir o valor das horas extras. A legislação não determina claramente como deve funcionar a jornada de trabalho nessa condição, por isso, na maioria das vezes a melhor opção é um acordo entre a empresa e os colaboradores.

No entanto, para ter uma base, as pernoites e o tempo de deslocamento não entram no cálculo da diária, já as viagens realizadas depois do expediente são pagas com acréscimo de 50%. Nos finais de semanas e feriados, esse acréscimo é de 100%.

Auditoria das despesas

As regras existem para serem cumpridas, portanto, realize o controle dos gastos por meio de uma auditoria. Esse é um recurso fundamental para a política de reembolso. Todos os comprovantes, notas fiscais e vouchers devem ser catalogados e contabilizados após o uso. 

É importante, por exemplo, verificar se o serviço apresentado foi realmente uma despesa da viagem corporativa ou um gasto pessoal do funcionário. E lembre-se de digitalizar e arquivar todos esses itens para consultas futuras.

Plataformas de gestão

Como já foi mencionado, as plataformas de gestão trazem muitos benefícios, mas têm um custo. Os planos podem ser anuais, mensais ou avulsos, mas independentemente disso, os valores devem ser considerados em cada orçamento.

De um lado coloque o orçamento disponível para a viagem e de outro o retorno que ela trará para a empresa. Depois, analise os riscos e possíveis prejuízos e coloque na balança junto ao objetivo da viagem. A partir desse resultado, você terá uma base para montar o orçamento.

Relatórios

Documentar cada viagem ajuda a evitar problemas ou dúvidas financeiras, por isso é recomendado criar e manter relatórios de cada ticket gerado. Inclua no documento todos os gastos e detalhe a logística. A organização é fundamental para mensurar os resultados e alcançar outros objetivos, como melhorar o planejamento das futuras viagens, verificar quais itens não estão alinhados com a sua política, em que área estão os maiores gastos e o que precisa ser melhorado.

Como realizar o pagamento das despesas da viagem de negócios?

Com o orçamento pronto, é hora de definir como será realizado o pagamento das despesas. Confira as opções disponíveis

Cartão de crédito corporativo

O cartão de crédito corporativo funciona como um cartão de crédito comum, a única diferença é a sua finalidade: gastos relacionados ao trabalho. Essa modalidade oferece controle e monitoramento dos custos relacionados a passagens, hospedagens, transportes, alimentação e outras despesas nos locais de deslocamento.

É uma boa ferramenta porque oferece facilidade, organização, segurança e acompanhamento das compras em tempo real, mas precisa obedecer regras para não causar prejuízos. 

Reembolso

Nessa categoria, o colaborador se torna responsável pelas despesas diárias e apresenta um relatório final com o detalhamento dos gastos, juntamente aos comprovantes e notas fiscais. No retorno ao trabalho, após comprovar cada gasto, ele é ressarcido pela empresa.

Ele também é acionado quando o valor das diárias de viagens não é suficiente para custear todas as despesas ou quando surgem imprevistos. Vale frisar que todos os comprovantes devem atender às normas da política de viagens corporativa, tanto para o reembolso quanto para provar o uso do dinheiro das diárias da viagem.

Adiantamento financeiro

O adiantamento é praticamente o oposto do reembolso, todas as despesas são calculadas e pagas com antecedência. Ou seja, o colaborador não precisa preocupar-se com nenhum gasto, exceto os pessoais. Ele é uma boa opção para viagens de última hora ou para ocasiões em que o viajante não tem recursos financeiros suficientes para cobrir as despesas diárias. Também é indicado para viagens internacionais, em que a variação de câmbio é alta e os gastos são mais elevados.

Como você viu, calcular custos de uma viagem corporativa não é algo simples, pois exige atenção e detalhamento de informações, mas é o meio mais eficaz de garantir economia para a empresa e segurança e qualidade para que o profissional possa executar o seu trabalho. A visualização dos dados de forma ampla é positiva tanto para o colaborador quanto para a empresa, motivando o crescimento profissional no mercado.

Gostou do conteúdo? Então, aprenda agora a fazer um relatório de despesas em viagens corporativas.