As viagens de negócios são oportunidades para expandir os horizontes de uma empresa, fazer parcerias, resolver problemas, ou seja, elas são inevitáveis. Contudo, uma preocupação é como manter um orçamento equilibrado durante as viagens. Por isso, é comum que muitos profissionais pesquisem por opções de controle financeiro e encontrem o cartão de crédito corporativo.

O uso deste meio de pagamento cresce consideravelmente, pois ele se tornou uma opção mais segura para os viajantes. Eles não precisam se preocupar em levar dinheiro em espécie e caso ocorra algum problema terão assistência internacional da emissora do cartão.  

O método de pagamento também permite que a empresa possa calcular os gastos com mais objetividade e ainda evita fraudes financeiras durante a viagem. E não para por aqui.

Há ainda outras vantagens que devem ser levadas em consideração por quem está em dúvida se deve ou não aderir a este meio de pagamento. Neste artigo, vamos aprofundar um pouco mais sobre as vantagens, mas antes é interessante entender alguns pontos fundamentais sobre o assunto. Confira!

Afinal, como funciona o cartão de crédito corporativo?

O cartão corporativo funciona exatamente como um cartão emitido para uma pessoa física. Contudo, é emitido para uma pessoa jurídica e pode ter limite de gastos e saques que dependerá do contrato que a empresa assinou com a emissora.

O cartão pode ser usado por uma única pessoa ou por diversos colaboradores. No último caso, cada colaborador recebe o seu cartão para usar com as despesas de trabalho, por exemplo, durante uma viagem. A fatura pode ser única ou individual dependendo do que a empresa estabeleceu no contrato.  

Para exemplificar melhor como funciona o cartão, vamos para um exemplo. João é gerente de marketing de uma empresa, ele viaja constantemente a negócios e a empresa, para obter mais controle e segurança, decidiu oferecer para ele um cartão de crédito com o limite de 10 mil reais mensais e com a condição de que o valor só poderia cobrir gastos das viagens a negócios.   

Sendo assim, João paga todas as despesas, como passagem aérea, alimentação, seguro-viagem, transportes, hotéis, com o cartão. Como a fatura dele é individual, o setor financeiro consegue saber exatamente qual foi o valor, data e tipo de despesa de cada gasto.

A partir dessas informações, os profissionais conseguem verificar se João respeitou a política da empresa, se exagerou nos gastos e ainda pode entender como é possível fazer os colaboradores economizarem.

Quais os benefícios do uso do cartão de crédito corporativo?

Um dos pontos que, de fato, é mais levado em consideração para optar por este meio de pagamento é a segurança. Afinal, atualmente, ninguém quer andar com uma alta quantidade de dinheiro em espécie.

Além disso, o cartão de débito pode não ser a melhor opção em caso de emergência financeira, já que pode ter um limite de recurso. A empresa pode transferir uma quantidade de dinheiro para a conta do funcionário para cobrir a viagem.

Só que caso haja uma emergência, será necessário enviar mais dinheiro. Já com o crédito, o limite está disponível para ser usado nesse caso. 

É preciso destacar que há outras vantagens que também são importantes sobre o uso do cartão corporativo. Por isso, abaixo, listamos cada uma para que você possa entender se realmente vale ou não a pena investir neste meio de pagamento. Confira!

Centralização dos gastos

Imagine que o colaborador viajou. Durante a viagem, ele pagou o hotel com seu dinheiro pessoal, o avião com o dinheiro disponibilizado pela empresa e o transporte com cartão de crédito. Ao voltar de viagem, ele terá que pegar a nota fiscal de cada despesa para solicitar o reembolso.

A empresa terá que conferir cada despesa para verificar se está tudo certo, ou seja, é um trabalho extenso. Já com o cartão corporativo há uma centralização dos gastos em uma única fatura.

Lembrando que existe a opção de ter uma fatura única para cada colaborador e também uma fatura única para todos os cartões, e isso dependerá do que a empresa acordou com a emissora.  Voltando ao ponto central: o cartão possibilita um maior controle para o colaborador que poderá acompanhar seus gastos, por exemplo, no aplicativo do cartão, e também para a empresa, que poderá conferir todas as despesas com mais agilidade e segurança.

Transparência

Infelizmente, a fraude com despesas de viagem é algo que pode acontecer. O colaborador, por exemplo, pode “perder” uma nota fiscal, ele ainda pode fazer compras pessoais em determinados lugares e usar a nota para justificar uma despesa corporativa ou fazer gastos sem necessidade e colocar no relatório do reembolso.

Como evitar que isso aconteça? Bom, o cartão acaba sendo um método interessante para impedir fraude. Isso porque a fatura especifica o valor da despesa, o horário e também o local. Assim, a empresa consegue obter muito mais transparência com os gastos.

Redução dos custos

Com os dados obtidos na fatura, a empresa conseguirá analisar quais são os gastos mais recorrentes dos colaboradores, a partir disso, ela poderá definir onde é possível economizar.

Supondo que o financeiro de uma empresa constatou que os colaboradores estão gastando um valor muito alto com hospedagem. Nesse caso, é possível definir um valor inferior para hotel ou até mesmo especificar fornecedores que atuem com preços econômicos.

Ou seja, os dados obtidos pela fatura serão essenciais para que a empresa consiga ter um controle dos gastos e, ainda, consiga tomar atitudes estratégicas para economizar em viagens corporativas. 

Como obter um bom controle do cartão de crédito corporativo?

Mesmo diante das vantagens, a empresa deverá manter uma postura adequada para conseguir obter um bom controle do cartão. É interessante criar algumas regras, por exemplo:

  • não usar o cartão para pagar despesas pessoais;
  • usar somente para despesas da viagem, como hotel, passagem, transporte, alimentação;
  • definir limite de gastos para cada item da viagem;
  • utilizar o cartão somente em lugares autorizados pela empresa.

Classifique os gastos

Outro método interessante, para que a empresa consiga obter todas as vantagens que o uso do cartão pode oferecer, é classificar as despesas. O profissional responsável pode desenvolver uma planilha para verificar quanto está sendo gastos com passagem aérea, hotel, alimentação, transporte etc. A classificação permitirá entender onde será possível reduzir os gastos.

Além disso, a empresa poderá ainda verificar quais são os fornecedores mais usados pelos colaboradores. Com isso, ele poderá usar a informação para tentar uma parceria com esses eles.

Monitore as despesas

Mesmo que o cartão ofereça mais segurança, a empresa precisará realizar um monitoramento das despesas. É interessante fazer uma análise criteriosa do relatório de despesas de viagem corporativa

Caso o profissional responsável pela tarefa tenha alguma dúvida, ele deve questionar o colaborador. A análise realmente tem que ser criteriosa, pois os gastos em viagens corporativas podem acabar gerando um investimento alto.

Um ponto relevante é que, além da análise dos gastos, a verificação do retorno do investimento na viagem também é algo relevante.  

Quais são as boas práticas para criar uma política de viagem?

A política de viagem permitirá mais transparência e segurança para os colaboradores e para a empresa. O documento será como um guia que definirá o orçamento da viagem, como será realizado o controle das despesas, quais fornecedores devem ser consultados etc. Para desenvolvê-lo, a empresa precisará fazer o que está listado abaixo!

Solicitar uma consultoria profissional

O profissional analisará o histórico da empresa com viagens, o orçamento, o perfil dos colaboradores viajantes etc. A partir disso, ele conseguirá estabelecer quais fornecedores poderão ser utilizados durante a viagem, como agir em caso de emergia, como realizar o reembolso, etc. Tudo isso será fundamental para criar uma política perfeita para a empresa.

Solicitar uma consultoria é o caminho mais simples e que pode gerar um ótimo resultado final, já que o profissional é especializado no assunto.

Entender as demandas da empresa

A política precisa necessariamente compreender a realidade da empresa. É essencial verificar o orçamento disponível para viagens e quais são as principais motivações delas, com isso, será possível definir valores para cada tipo de viagem e listar quais fornecedores poderão ser contratados. Exemplificando: viagens rápidas e com pouca relevância para a estratégia da empresa, não precisarão de um alto investimento.  

Pesquisar sobre leis trabalhistas

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) tem uma legislação específica para reembolsos e pagamento de horas extras. Para evitar processos judiciais trabalhistas, a empresa precisará prestar atenção ao que a lei estabelece para criar uma política adequada. Todas as regras do documento, bem como os pagamentos dos colaboradores, devem, necessariamente, seguir o que está definido na lei.

Um destaque relevante da CLT é que gastos, como transporte aéreo, alimentação, hospedagem, translado e ingressos para entrada em eventos, devem ser reembolsados pela empresa. Os únicos gastos que não são obrigatórios são: presentes e aquisição de produtos/serviços para uso pessoal do trabalhador.

Defina os limites das despesas

Após entender os principais motivos de viagens dentro da empresa, será necessário definir um limite de despesas para cada viagem. Supondo que a viagem será para fechar parceria.

Nesse caso, será necessário enviar um diretor. A empresa, então, poderá investir um pouco mais na viagem visto que ela poderá trazer benefícios futuros. O que queremos dizer é que cada tipo de viagem exigirá um determinado limite de orçamento e que a política deverá abordar cada um.  

Tenha controles automatizados

Atualmente, há muitas ferramentas que permitem um excelente controle de gastos. Há aplicativos de viagens, por exemplo, no qual é possível determinar um orçamento e o colaborador pode inserir cada despesa. Com isso, ele consegue ter um controle maior do orçamento e, ainda, entregar um relatório completo para empresa.

Conscientize a equipe

Após desenvolver a política, será o momento de promover uma comunicação clara e objetiva com a equipe. Os colaboradores precisam entender cada ponto especificado no documento. Também é interessante incentivá-los a atuar com responsabilidade e segurança durante as viagens. Uma reunião para apresentar a política é algo indicado, já que todos poderão tirar suas dúvidas.

Quais são as outras formas de pagamento em viagens corporativas?

O cartão não é o único meio de pagamento utilizado em viagens corporativas. Há outras que também podem ser usadas de forma exclusiva ou em conjunto com o cartão.

Lembrando que a melhor opção, certamente, é aquela que se encaixa melhor na realidade de cada empresa. Sendo assim, conhecer os outros métodos é interessante para quem está desenvolvendo uma política de viagem.  

Pagar o colaborador após o retorno

A opção já foi muito usada, mas caiu em desuso há algum tempo. Pagar o colaborador após o retorno pode ser algo positivo, pois a empresa entregará exatamente o valor gasto, ou seja, não entregará nem dinheiro a mais e nem dinheiro a menos.

Só que essa forma de reembolso acabou sendo deixada de lado, pois a empresa pode colocar o colaborador em uma saia justa. Ele pode, por exemplo, não ter o dinheiro total para realizar a viagem e isso o fará se sentir constrangido.

Entregar o dinheiro antes da viagem

Nesse caso, a empresa define um orçamento e entrega para colaborador antes da viagem. À primeira vista pode parecer interessante. Afinal, não compromete o dinheiro pessoal dos funcionários.

Só que durante uma viagem imprevistos podem acontecer e eles podem precisar de dinheiro extra. Supondo que um colaborador esteja em outro país e precise de mais dinheiro para emergência, certo? Nesse caso, a empresa terá que arcar com as taxas dos saques etc., o que pode aumentar o orçamento da viagem.

Independentemente do método de pagamento, dinheiro ou cartão, é preciso destacar que a empresa deve se preocupar em desenvolver uma política de reembolso com gastos bem definidos.

O documento também deve definir um orçamento, fornecedores, boas práticas para o uso correto do dinheiro da empresa e também deve respeitar as leis trabalhistas.

Todos esses processos e cuidados, com toda certeza, permitirão viagens mais tranquilas, seguras e econômicas para todos. Curtiu saber mais sobre cartão de crédito corporativo? Caso sim, siga nosso Facebook e Twitter para ficar por dentro de outros conteúdos interessantes sobre viagens corporativas.