Você já deve ter percebido que tratar de negócios por meio de videoconferências tem sido uma realidade cada vez mais comum. Em tempos difíceis, como o que estamos enfrentando com a pandemia do coronavírus, é importante superar os desafios das reuniões digitais e transformá-las em verdadeiras aliadas das empresas.

Boa parte dos problemas costuma envolver incompatibilidades de sistemas e falta de planejamento. Como a tendência é que os encontros online passem a fazer parte de vários processos do mundo corporativo, vale a pena aprender as melhores formas de lidar com possíveis imprevistos.

Se você veio aqui com esse objetivo, saiba que está no lugar certo. Prossiga com a leitura e veja como tirar máximo proveito das ferramentas de trabalho remoto!

Quais são os principais desafios das reuniões digitais?

Juntar vários profissionais em uma sala e controlar suas interações nem sempre é uma tarefa fácil. Imagina, então, quando todos precisam fazer isso a distância, cada um com seu equipamento e espaço físico?

Ainda que não representem uma novidade, as videoconferências podem ter recursos desconhecidos por algumas pessoas. Por depender da tecnologia e suas funcionalidades, também podem apresentar falhas que atrapalham o andamento das atividades.

Veja, a seguir, os principais desafios enfrentados durante esses encontros.

Ruídos de fundo

Um benefício do trabalho remoto está na possibilidade de exercer funções em qualquer ambiente, seja um espaço doméstico, seja um escritório de coworking. O problema é que nem sempre o local escolhido favorece a realização de encontros virtuais.

É impossível ter reuniões eficazes quando alguns participantes permanecem em áreas barulhentas, concorda? Latidos de cães, gritos de crianças, sons de veículos ou de máquinas são bons exemplos de ruídos que atrapalham a conversa em uma videoconferência.

Em alguns casos, até o cenário de fundo não é adequado para encontros que envolvem uso de câmera. Condições de pouca luminosidade ou pessoas transitando atrás do participante prejudicam a visibilidade dos demais, além de tirar a concentração.

Conexão ruim

A internet utilizada por cada membro do grupo nem sempre é a mesma, afinal, cada região é atendida por uma operadora específica. Por conta disso, é comum que, vez ou outra, alguns participantes tenham problemas para acessar a videoconferência.

Tempo ruim, manutenções na rede e até defeitos no roteador resultam em falhas na conexão, impedindo que determinadas pessoas entrem na sala virtual. Esse é um dos desafios mais complicados porque não pode ser controlado ou previsto por ninguém.

Em outras palavras, é preciso contar com a sorte de ter todos os recursos funcionando perfeitamente. Pense, ainda, que é preciso multiplicar essa condição por todos os profissionais que farão parte do encontro online.

Dificuldades na compreensão

Falas simultâneas estão entre as principais causadoras de desentendimentos em videoconferências. Isso ocorre quando não há uma pessoa mediando o processo ou, em alguns casos, quando os participantes têm pouca experiência com essa modalidade de reunião.

Outra condição que interfere na capacidade de compreensão dos diálogos é o atraso na transmissão e na recepção dos recursos de vídeo e áudio. Novamente, tal fator tem relação com o sinal da internet, o que torna a resolução um pouco mais complicada.

Atrasos no acesso

A falta de comprometimento com os horários pode acontecer durante encontros presenciais, com pessoas chegando em momentos distintos ou fazendo intervalos em períodos aleatórios. Logo, é possível que também represente um dos desafios das reuniões digitais.

Nesse caso, o anfitrião da sala virtual começa a perceber atrasos na entrada de alguns participantes. É uma situação que prejudica todo o grupo, que precisa aguardar a chegada dos demais para dar início aos trabalhos. A demora no acesso precisa ser combatida para que a equipe consiga manter a produtividade e finalizar todas as tarefas propostas.

Distrações

Foco e interesse nos colegas de trabalho são características cruciais para o sucesso de qualquer reunião. Acontece que muitos profissionais aproveitam a modalidade remota para mexer no celular, falar com pessoas de fora e conferir e-mails durante o encontro.

Essas condutas nem sempre ficam claras aos demais participantes, mas seus efeitos podem ser percebidos após o término da discussão. Quem se permite distrair ao longo da conversa perde informações importantes e, posteriormente, terá dificuldade para interagir e propor ideias ao grupo.

Como solucionar cada problema?

Ficou claro que os desafios das reuniões digitais são determinados por diversos fatores. Felizmente, existem práticas para eliminar ou amenizar os problemas causados por cada situação. Veja, abaixo, algumas soluções que você pode adotar quando enfrentar os imprevistos mais comuns:

  • ruídos — escolha um local calmo e silencioso para iniciar a chamada. Em uma viagem a trabalho, é importante evitar espaços públicos, áreas frequentadas por muitas pessoas ou regiões próximas do trânsito;
  • cenário inadequado — prepare o ambiente com antecedência, verificando as condições de luz, o posicionamento da câmera, o enquadramento do rosto (deve aparecer por completo) e os acessórios decorativos que ficarão aparentes;
  • conexão ruim — reserve 30 minutos do dia da reunião de negócios para testar a velocidade da internet e o desempenho das ferramentas. Assim, terá tempo suficiente para fazer possíveis reparos ou avisar o grupo sobre um problema;
  • dificuldade de compreensão — respeite o momento de fala de cada pessoa e aguarde a sua vez de expor argumentos ou ideias. Também utilize um bom fone de ouvido para escutar os demais;
  • atrasos — fique a postos nos 10 minutos que antecedem o início da videoconferência. O ideal é estar no local assim que o anfitrião fizer a chamada, com todos os recursos ligados;
  • distrações — silencie o seu celular, feche programas que possam enviar notificações e avise as pessoas à sua volta que estará indisponível durante o encontro.

Perceba que tudo é questão de planejamento, portanto, converse com a equipe de trabalho e recomende que todos sigam as mesmas orientações. Quanto mais pessoas estiverem cumprindo as práticas listadas, mais chances de a videoconferência ser um sucesso.

Agora, ficou fácil encarar os desafios das reuniões digitais e tornar a experiência do trabalho remoto agradável para cada participante. Pode ter certeza de que, com a colaboração de todos, os próximos encontros serão bem mais proveitosos e propícios a gerar resultados.

Dando continuidade ao assunto, que tal conferir algumas regras de etiqueta com 5 formas de se portar em uma reunião de negócios? Aproveite!