O tempo que desperdiçamos nunca pode ser recuperado. Saber otimizar tempo é muito importante para desfrutarmos melhor desse recurso tão precioso e, assim, não vivermos com arrependimentos das nossas decisões.

Cada vez que acordamos, temos pela frente um dia cheio de possibilidades e escolhas e, para aproveitá-lo ao máximo, é muito importante ter uma boa gestão do tempo. Cada minuto pode ser utilizado com mais sabedoria para realizarmos mais, tanto profissionalmente quanto pessoalmente.

Neste artigo, vamos sugerir algumas técnicas de administração do tempo e explicar melhor a importância dessa otimização. O objetivo é que, com essas recomendações, seja possível ser mais produtivo no trabalho ao mesmo tempo em que consegue dedicar mais horas para seus objetivos pessoais, o lazer e a família. Boa leitura!

A importância de uma boa gestão do tempo

Quase todo mundo já passou pela frustração de sentir que falta tempo no dia para cuidar de si mesmo e viver a vida. E à medida que ficamos mais velhos, pode acontecer de olharmos com remorsos para o passado, sentindo que poderíamos ter feito muito mais nos anos que já passaram.

Por outro lado, quando realizamos muito e aproveitamos melhor as horas dos nossos dias, a sensação de satisfação é muito maior. Isso não depende da sorte — com uma administração do tempo eficaz, é possível aproveitar melhor cada momento e ser mais eficiente.

Uma boa gestão do tempo é importante para ser mais produtivo e ter resultados melhores no trabalho, mas também é fundamental para separarmos algumas horas do nosso dia para os objetivos pessoais.

Traçando objetivos e planejando o tempo

O primeiro passo para começar a gerenciar o tempo é traçar objetivos. Em um barco que navega sem destino, nunca se rema para o lado certo. Quem não sabe bem o que quer alcançar no longo prazo desperdiça sua vida com trabalhos, atividades e pessoas que não valem a pena.

Esses objetivos podem ser distantes e idealizados, mas é importante também ter um pé no chão e pensar de forma realista. Portanto, se um contador insatisfeito com sua profissão decide que quer se tornar escritor, a mudança de carreira é um objetivo que deve ser levado em conta na sua gestão do tempo.

Mas, além disso, ele precisa pagar sua contas e sobreviver até que consiga resultados expressivos no novo trabalho. Logo, é necessário que ele também considere em seus objetivos a obtenção de renda e que dedique algumas horas do seu dia a isso.

A definição de objetivos não está escrita na pedra. Podemos e, muito provavelmente, vamos mudar de ideia ao longo do caminho. Quando isso acontecer, não enxergue tudo aquilo que passou como desperdício de tempo, mas como aprendizado.

Ao ligar os pontos das conquistas passadas das nossas vidas com as atividades presentes e os objetivos para o futuro, conseguimos render mais.

Voltando ao exemplo do contador frustrado, ele pode, por um instante, acreditar que sua graduação em economia foi um desperdício de tempo. Mas isso só será verdade se ele não souber como aproveitar os conhecimentos adquiridos na faculdade para o seu sonho.

Às vezes, seu primeiro livro pode ser um romance que envolva o universo da contabilidade. Ou, então, essa profissão pode ter sido apenas o que era necessário para que ele tivesse conforto financeiro e estabilidade para tentar uma nova carreira mais ousada.

O caminho para os nossos objetivos nunca é uma linha reta, pois é repleto de muitas curvas e voltas. Para não se perder nesse labirinto, é fundamental  saber como gerenciar o tempo.

Planejando a gestão do tempo

Com base nos objetivos definidos, é hora de começar a se planejar para alcançá-los. Para isso, é fundamental se organizar. A técnica mais básica de administração de tempo envolve a realização de um breve planejamento todos os dias, que pode ser feito ao acordar ou pouco antes de se deitar.

A ideia é simples: anotar em um papel aquilo que você quer alcançar ao longo daquele dia.  Idealmente, serão 3 ou 4 metas que podem ser alcançadas. Não é recomendável listar 5 ou mais delas e nem se restringir a apenas uma.

Essas metas diárias estão relacionadas a um objetivo maior. Então, para quem quer ser escritor, uma meta diária pode envolver estudar literatura por algumas horas ou até mesmo escrever algumas páginas do seu primeiro conto.

Se for preciso realizar outros objetivos além desses sonhos, como ter uma renda estável ou exercitar-se mais, inclua nas metas 8 horas ao trabalho formal e pelo menos 1 hora de musculação na academia.

O importante é que essas metas tenham conexão com os objetivos de longo prazo e sejam etapas para que eles sejam alcançados. Quem pensa em dar a volta ao mundo, por exemplo, sabe que é preciso uma reserva de recursos razoável para chegar lá. Portanto, boa parte do seu dia deve ser dedicada a obter renda para conseguir pagar pela viagem.

A lista de metas precisa ser organizada por ordem de prioridade. As mais importantes ficam na frente e as menos, para o final. Dessa forma, a chance de que um objetivo maior seja esquecido ou negligenciado é menor.

Montando uma agenda diária

A melhor forma de se preparar para executar as metas diárias é com uma agenda diária, com horários bem definidos.

Em uma planilha, planner ou até mesmo um simples pedaço de papel, elabore uma lista com todas as horas do dia. Marque o horário em que costuma ou pretende acordar e outro para dormir. Depois disso, encaixe no restante todas as outras metas pensadas para aquele dia.

Existe uma método para organizar essas tarefas. Em primeiro lugar, é preciso colocar aquelas que terão um horário definido, como uma consulta ao médico, uma aula de artes marciais ou um voo para outra cidade. Essas tarefas imóveis entram antes porque, geralmente, não é possível negociar ou alterar o horário em que elas serão realizadas.

Depois disso, a recomendação é começar a encaixar as tarefas com mais prioridade e urgência na agenda. Se duas tarefas estiverem empatadas nesse quesito, coloque primeiro a maior delas, ou seja, a que exige mais horas do seu dia.

Siga a ordem de prioridade e, se alguma tarefa não couber no planejamento do dia, atrase-a para a data seguinte, preferencialmente com uma prioridade maior.

Com essa agenda, é possível ter um bom mapa do que será o seu dia e otimizar melhor o tempo. Entretanto, é importante ter maturidade para entender que nem sempre o que o destino nos reserva é exatamente aquilo que foi planejado.

Seguindo o planejamento diário

Com o planejamento do dia em mãos, é hora de começar a produzir e pegar as tarefas que estão na lista de acordo com os horários determinados. Uma recomendação simples para isso é usar um relógio de pulso.

Pode parecer uma besteira, mas um relógio de pulso ajuda muito na execução do planejamento diário. De olho nas horas o tempo todo, a chance de cumprimento dos prazos é maior. Além disso, ele é mais eficiente nessa função do que opções como o relógio do celular ou um relógio de parede.

Só que, mesmo com muita disciplina e foco nas tarefas, imprevistos podem alterar o planejamento. Algumas vezes, prioridades pessoais e profissionais surgem de última hora — desde uma picada de abelha que atrasa algum trabalho até oportunidades imperdíveis, como convites para um almoço com um parceiro comercial ou interesse romântico.

Quando confrontado com algum desses riscos, nem sempre temos a escolha de seguir ou não com o planejamento. Alguém que se corta na cozinha precisa ir ao hospital com urgência e, com isso, outras prioridades ficam para trás.

Mas isso não significa que um bom planejamento seja menos importante — pelo contrário! É justamente o acaso que faz com que essa gestão do tempo seja ainda bem mais importante.

Quem está organizado e com as suas tarefas bem planejadas provavelmente terá espaço em sua agenda para atrasar ou adiantar algo de última hora. Já uma pessoa que não otimiza seu tempo e vive de demandas imediatas, sempre apagando incêndios, corre um risco maior de ser surpreendido com mais urgências do que o tempo permite resolver.

Um outro detalhe interessante é a possibilidade de que surjam espaços de tempo vagos ao longo de um dia, que podem então ser aproveitados. A sala de espera de um consultório pode representar o tempo que faltava para ler um livro ou estudar, enquanto o atraso de um voo pode ser a oportunidade ideal para realizar uma ligação ou trabalhar no notebook.

A otimização do tempo no trabalho

Além do planejamento cuidadoso e da gestão do tempo, existem outras técnicas interessantes para otimizar o tempo no trabalho. Com elas, é possível render com mais rapidez e qualidade e, então, aproveitar melhor o dia para alcançar resultados maiores.

Neste tópico, vamos ensinar três métodos que vão ajudar na otimização do tempo no trabalho. Confira!

Meça o tempo de realização de cada tarefa

Uma técnica simples para desenvolver a agilidade no trabalho é a mensuração do tempo investido nas tarefas. A ideia é ligar um cronômetro sempre que for iniciar alguma atividade.

Para funcionar bem, é preciso que o tempo só seja mensurado enquanto o trabalho esteja, de fato, sendo realizado. Portanto, se uma pessoa se levanta da estação de trabalho para ir ao banheiro ou pausa para conversar com os colegas, o cronômetro deve ser parado.

O objetivo da estratégia é entender quanto tempo é gasto com atividades rotineiras e, com isso, se planejar melhor. Se um contador sabe que consome, em média, 3 ou 4 horas averiguando os dados contábeis de cada cliente, ele consegue se planejar melhor para, nos próximos dias, não correr o risco de separar menos tempo que o necessário para a tarefa.

Além disso, a tendência é que, com o tempo, o profissional se torne cada vez mais veloz nas tarefas. Com a mensuração regular, isso poderá ser acompanhado. Dessa maneira, você encontra motivação para continuar tendo esse cuidado e conquistar cada vez mais produtividade.

Realize a técnica do pomodoro

Desenvolvida pelo então estudante Francesco Cirillo, a técnica do pomodoro é um dos métodos mais populares de gerenciamento de tempo e foco. Ela consiste na utilização de blocos de tempo para a execução de tarefas, com o suporte de timers e a prática de pausas curtas.

Na técnica do pomodoro, a pessoa deve, ao iniciar uma tarefa, configurar em um timer um alarme de 25 minutos. Durante esse tempo, o foco na tarefa que está sendo realizada precisa ser total. Ao fim dele, é preciso fazer uma pausa curta, de 3 a 5 minutos de duração. E, após o quarto ciclo de 25 minutos, o intervalo é maior, de 15 a 30 minutos.

A ideia é que, com essa sistematização da execução de uma tarefa, o foco seja bem maior e o tempo seja melhor aproveitado. O autor do método o utilizava para estudar na faculdade e, inicialmente, empregava um timer de cozinha em formato de tomate para mensurar o tempo, de onde veio o nome da técnica — pomodoro é a palavra italiana para tomate!

Equilibre melhor o tempo ao longo do dia

A última técnica para otimizar o tempo é equilibrar melhor as obrigações pessoais com as necessidades e objetivos pessoais. Mais eficaz do que trabalhar muito é trabalhar com inteligência e foco. Para isso, é preciso saber destinar algumas horas do dia para o descanso e a preparação.

O mais importante é dormir melhor. Quem consegue descansar bem durante a noite tem dias mais produtivos pela frente. Ainda que eventualmente possa ser necessário virar uma noite para alcançar um objetivo, isso jamais deve se tornar um hábito.

Da mesma forma, o lazer e as realizações pessoais também são formas de descansar a mente e o corpo, deixando-os preparados para uma rotina regular de esforços. Portanto, quando se planejar, lembre-se de equilibrar bem o tempo de cada dia.

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